Assistant Community Manager

Carbon Real Estate Investments; Dallas (TX); On-site; USD 55,000 - 76,000; Full time

Job summary

Carbon Residential busca un/una Assistant Community Manager bilingüe para Villa Siena, Dallas. El rol asegura fluidez en actividades de arrendamiento, administración financiera y relación con residentes, reportando al Gerente de la Propiedad y al Gerente Regional.

Se requiere experiencia en gestión inmobiliaria, alto dominio de Yardi y OneSite, y habilidad para mantener estándares de servicio al cliente y cumplimiento normativo.

Qualifications

• Posee 3–4 años de experiencia en gestión inmobiliaria/arrendamientos.
• Se valorarán certificaciones CAM o NALP.
• Dominio de software de gestión inmobiliaria (Yardi y OneSite) y servicio al cliente.

Responsibilities

• Gestión de tareas administrativas diarias (entrada de datos, archivado, registros y documentos).
• Seguimiento de ocupación, cobro de rentas, morosidad y métricas operativas en Yardi/OneSite.
• Preparar informes para la Gerencia de la Propiedad y la Gerente Regional.
• Mantener expedientes de arrendamientos, registros de residentes y cumplimiento normativo.
• Asistir en move-ins/move-outs y renovaciones, y cierre financiero mensual.

Skills

Bilingual (Spanish/English)

Customer service

Office administration

Education

High school diploma or equivalent

Bachelor's degree preferred in Business/Real Estate

Tools

Yardi

OneSite

Microsoft Office

Job description

Estamos en busca de un/a Assistant Community Manager (ACM) / Agente de Arrendamiento Bilingüe, organizado/a y orientado/a a resultados, para unirse a nuestro equipo en la propiedad Villa Siena. Este rol desempeña un papel clave para garantizar la fluidez en las actividades de arrendamiento, una administración financiera precisa, excelentes relaciones con los residentes y un funcionamiento eficiente de la oficina. El/La candidato/a ideal está comprometido/a a ofrecer una experiencia de vida excepcional a los residentes, manteniendo los estándares de profesionalismo y cumplimiento de Carbon Residential. Se requiere un alto dominio de software de gestión inmobiliaria, particularmente Yardi y OneSite.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

Operaciones Administrativas

• Gestionar las tareas administrativas diarias, incluyendo el ingreso de datos, archivado, mantenimiento de registros y preparación de documentos.
• Utilizar software de gestión inmobiliaria (incluyendo Yardi y OneSite) para dar seguimiento a la ocupación, cobro de rentas, morosidad y otras métricas operativas clave.
• Preparar y enviar informes precisos al/a la Gerente de la Propiedad y al/a la Gerente Regional, destacando el rendimiento del inmueble e identificando áreas de mejora.
• Mantener actualizados los expedientes de contratos de arrendamiento, registros de residentes y documentación de cumplimiento normativo, de acuerdo con los estándares de la empresa.
• Procesar mudanzas de entrada (move-ins), mudanzas de salida (move-outs), renovaciones de contrato y transferencias con precisión y dentro de los plazos requeridos.
• Asistir en los cierres financieros mensuales, contabilización de rentas y conciliación de libros contables.

Arrendamiento y Marketing

• Asistir en las actividades de arrendamiento, incluyendo la realización de recorridos a las propiedades, procesamiento de solicitudes, evaluación de prospectos y preparación de contratos de arrendamiento.
• Apoyar la ejecución de estrategias de marketing inmobiliario para mantener altos niveles de ocupación y minimizar las vacantes.
• Garantizar que toda la documentación de arrendamiento esté completa, sea precisa y cumpla con las leyes de Vivienda Justa (Fair Housing) y las políticas de la empresa.
• Dar seguimiento a los prospectos a través de llamadas, correos electrónicos y visitas presenciales para convertir a los interesados en contratos firmados.
• Monitorear las tendencias del mercado y asistir en la elaboración de estudios de mercado competitivos según se requiera.

Relaciones con los Residentes

• Servir como punto principal de contacto para consultas, inquietudes y solicitudes de los residentes, asegurando una resolución oportuna y profesional.
• Demostrar en todo momento una excelente etiqueta telefónica, comunicación escrita y servicio al cliente presencial.
• Gestionar y desescalar conflictos con los residentes utilizando un buen juicio y técnicas de resolución de conflictos.
• Coordinar las comunicaciones con los residentes, incluyendo avisos, boletines informativos, anuncios de eventos y actualizaciones de la comunidad.
• Apoyar los esfuerzos de retención de residentes mediante campañas de renovación, programas de integración y construcción de relaciones continuas.

Administración Financiera

• Asistir en el cobro de rentas, seguimiento de morosidad y registro de pagos en el software de gestión inmobiliaria.
• Procesar facturas de proveedores y órdenes de compra de acuerdo con los procedimientos de la empresa y los presupuestos aprobados.
• Dar seguimiento e informar sobre saldos pendientes, pagos anticipados y cargos por mudanza de salida.
• Apoyar al/a la Gerente de la Propiedad en el monitoreo del presupuesto y en las tareas de informes financieros.

Cumplimiento Normativo y Reportes

• Garantizar que todas las actividades operativas, administrativas y de arrendamiento cumplan con las leyes aplicables de Vivienda Justa (Fair Housing), las pautas de OSHA y las regulaciones locales.
• Asistir en las inspecciones de la propiedad y documentar los hallazgos de acuerdo con los procedimientos de Carbon Residential.
• Mantener la confidencialidad de toda la información de los residentes, solicitantes y de la empresa en todo momento.
• Preparar y completar la documentación relacionada con el trabajo de manera precisa y dentro de los plazos establecidos.

REQUISITOS

• Título de escuela secundaria o equivalente requerido; se prefiere Licenciatura en Administración de Empresas, Bienes Raíces o un campo relacionado.
• Mínimo de 3 a 4 años de experiencia en gestión inmobiliaria/de propiedades (property management), con enfoque en funciones administrativas y de arrendamiento.
• Dominio comprobado de software de gestión inmobiliaria, incluyendo Yardi y OneSite.
• Sólida experiencia en tareas administrativas, incluyendo ingreso de datos, gestión de documentos y servicio al cliente.
• Familiaridad con contratos de arrendamiento, leyes de Vivienda Justa (Fair Housing) y cumplimiento de los requisitos regulatorios aplicables.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con gran atención al detalle.
• Capacidad demostrada para gestionar conflictos, priorizar múltiples tareas y desenvolverse con éxito en un entorno dinámico y de ritmo rápido.
• Se valorará positivamente contar con certificaciones CAM (Certified Apartment Manager) o NALP (National Apartment Leasing Professional).
• Transporte confiable y disponibilidad para trabajar en modalidad de guardia (on-call) y horarios extendidos, incluyendo fines de semana y días festivos.

REQUISITOS TÉCNICOS

Debe demostrar dominio operativo en Yardi y OneSite, así como en herramientas de oficina estándar, incluyendo la suite Microsoft Office. Se espera familiaridad con portales de arrendamiento en línea, plataformas de comunicación con residentes y paneles de control de reportes. Es esencial la capacidad para generar, interpretar y tomar acciones basadas en reportes financieros y de ocupación.