Assistant Administratif F/H

Qualisocial; Paris (TX); On-site; USD 36,000 - 58,000; Full time

Job summary

Qualisocial recherche un(e) assistant(e) ROP chargé(e) d'assurer l'exécution opérationnelle du marché AFPA et d'autres dispositifs d'accompagnement de bénéficiaires, sous la responsabilité de la ROP référente. Vous organisez le calendrier des interventions, gérez la logistique et les documents de lancement, planifiez les interventions et prenez en charge les remplacements et annulations.

Vous serez le point de contact quotidien des intervenants, préparerez l'intégration des nouveaux intervenants

Qualifications

• Expérience en coordination de dispositifs d'accompagnement et d'interventions.
• Capacités de planification et de suivi des plannings.
• Aptitude à produire des reportings et à suivre les indicateurs.
• Bon relationnel et communication avec les parties prenantes.

Responsibilities

• Organiser le déploiement du dispositif: calendrier des interventions par site, logistique et documents de lancement.
• Planifier et mettre à jour les interventions, gérer les remplacements et les annulations.
• Être le point de contact quotidien des intervenants et préparer l'intégration des nouveaux intervenants: contrats, accès aux outils, informations de mission.
• Produire les reportings d'activité et préparer les éléments de facturation dans les outils internes (Qualicare, suivi).
• Contribuer au reporting et au suivi des dispositifs d'accompagnement des bénéficiaires et préparer les comptes rendus et relances après les réunions client.

Skills

Planification et coordination

Reporting

Gestion de projets

Communication efficace

Gestion des intervenants

Tools

Qualicare

Job description

L'assistant(e) ROP assure l'exécution opérationnelle du marché AFPA en priorité, puis d'un portefeuille d'autres dispositifs d'accompagnement de bénéficiaires, sous la responsabilité de la ROP référente.

Déploiement et suivi du marché AFPA

• Organiser la mise en place du dispositif : calendrier des interventions par site, logistique, documents de lancement.
• Planifier et mettre à jour les interventions, gérer les remplacements et les annulations.
• Suivre l'activité réalisée et alerter la ROP en cas d'écart avec le contrat.

Coordination des intervenants

• Être le point de contact quotidien des intervenants : plannings, documents, questions pratiques.
• Préparer l'intégration des nouveaux intervenants : contrats, accès aux outils, informations de mission.
• Collecter les relevés d'activité et les justificatifs.

Reporting et facturation

• Produire les reportings d'activité attendus par les clients, dans les délais contractuels.
• Préparer les éléments de facturation et suivre leur envoi.
• Tenir à jour les données des dispositifs dans les outils internes (Qualicare, fichiers de suivi).

Appui aux autres dispositifs d'accompagnement de bénéficiaires

• Prendre en charge plannings, logistique et reporting sur des dispositifs auprès des étudiants et d'autres publics : permanences, accompagnements psychologiques, ateliers collectifs.
• Préparer les comptes rendus et les relances après les réunions client.