Adjointe/Adjoint administratif de direction

Bank of Canada; California (MO); Hybrid; USD 42,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Régime de retraite déterminé

Avantages sociaux

Horaires flexibles

Modèle hybride

Job summary

Banque du Canada recherche une adjointe/adjoint administratif de direction pour soutenir le personnel du département et assurer des services administratifs complets. Vous gérerez les agendas, préparerez les réunions et contribuerez à la rédaction de documents.

Vous êtes proactif, organisé, et possédez une bonne maîtrise de Microsoft 365 et de MS Teams. Le poste offre un modèle hybride et un équilibre entre vie professionnelle et privée, ainsi que des avantages sociaux.

Qualifications

• Certificat ou diplôme en administration ou équivalent et 2 années d’expérience récente dans un poste de soutien administratif.
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 et des procédures administratives.
• Capacité à prioriser et respecter les échéances.
• Sens de la discrétion et confidentialité.

Responsibilities

• Gérer la boîte de réception et l’agenda des cadres supérieurs.
• Suivre les échéances, planifier les réunions et rédiger les documents d’information.
• Organiser les déplacements et faciliter les remboursements.
• Participer à des projets et proposer des améliorations aux processus.
• Assister lors des réunions via MS Teams et vidéoconférence.
• Rédiger des procédures et assurer l’approvisionnement en papeterie.

Skills

Esprit d'équipe

Organisation

Communication

Initiative

Education

Certificat en administration

Tools

Microsoft 365

MS Teams

Job description

Adjointe/Adjoint administratif de direction

Tenez un rôle central

La Banque du Canada s’est donnée comme vision d’être une banque centrale influente – dynamique, engagée et digne de confiance – mobilisée pour un Canada meilleur. Aucun autre employeur ne vous offrira l’occasion d’œuvrer au cœur même de l’économie canadienne, au sein d’une organisation dont le travail a une incidence considérable sur le bien‑être économique et financier des Canadiens. Vous serez mis au défi, énergisé et motivé à exceller dans notre environnement.

En nous appuyant sur les principes qui nous ont toujours guidés - l'excellence, l'intégrité et le respect - nous nous efforçons d'être tournés vers l'avenir et d'innover, d'accueillir des personnes aux perspectives et aux talents divers, et de gagner la confiance en respectant nos engagements et en expliquant clairement l'intention de nos politiques et de nos actions.

Grâce à notre régime de retraite à prestations déterminées, à nos avantages sociaux et à notre grande souplesse en matière d'équilibre entre la vie professionnelle et vie privée, découvrez pourquoi nous sommes classés chaque année parmi les meilleurs employeurs du Canada : Travailler ici - Banque du Canada

Pour en savoir plus sur les prochaines étapes de notre processus d’embauche veuillez consulter processus de recrutement .

Le saviez-vous?

La Banque lance ce processus de recrutement en vue de constituer un bassin de candidats ayant les compétences appropriées pour pourvoir des postes temporaires ou permanents d’adjointe ou d’adjoint administratif.

Ce que vous ferez

Au sein d’un milieu de travail multidimensionnel, vous offrirez des services administratifs et de soutien complets au personnel du département auquel vous vous joindrez. Vous serez en outre responsable de la prestation d’une vaste gamme de services de soutien à la gestion de bureau et de soutien opérationnel pour le compte du département.

• gérer la boîte de réception et le programme d’activités de cadres supérieurs et établir l’ordre des priorités, planifier et vérifier leur emploi du temps, dresser des ordres du jour, consigner des procès-verbaux et contribuer à la rédaction de documents d’information pour des réunions (y compris l’impression et le regroupement de documents électroniques)
• prêter main-forte aux leaders dont vous relevez en assurant le suivi des échéances, par exemple en ajoutant des rappels à leur agenda ou en réservant une plage horaire dans leur emploi du temps pour leur permettre de mener une tâche à bien, et en faisant le point lors de vos entretiens réguliers avec eux
• organiser les déplacements des responsables et faciliter leurs démarches de demande de remboursement de frais
• participer aux projets et initiatives du département et proposer des améliorations aux processus, tout en tenant à jour les systèmes de classement et de données du département
• offrir du soutien lors des réunions en aidant les participants à utiliser MS Teams et les technologies de vidéoconférence et en commandant des rafraîchissements auprès des traiteurs, de même qu’apporter votre aide aux nouveaux employés lors de leur arrivée au département
• faire des propositions en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité du bureau, notamment en rédigeant des procédures, en reformatant et convertissant des documents, et en assurant l’approvisionnement en articles de papeterie

Ce qu’il vous faut pour réussir

Vous êtes un joueur d’équipe proactif et collaboratif qui établit de solides relations et contribue à l’atteinte d’objectifs communs. Vous savez gérer plusieurs priorités concurrentes dans un environnement dynamique en anticipant les impacts, en identifiant les risques et en planifiant à l’avance afin de respecter les échéances. Vous possédez de solides compétences organisationnelles, vous vous adaptez efficacement aux priorités changeantes et vous assurez la progression constante du travail. Vous faites preuve d’initiative en anticipant les besoins, en résolvant les problèmes et en livrant des résultats de grande qualité dans les délais. Vous avez un niveau intermédiaire de maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint), une bonne compréhension des procédures et politiques administratives, et vous traitez toujours les informations confidentielles avec discrétion.

De plus, vous possédez d’excellentes compétences en communication écrite et orale. Vous êtes capable de rédiger des documents courts, clairs et grammaticalement justes, et de transmettre des messages simples avec tact. Vous faites preuve d’ouverture d’esprit, d’adaptabilité et d’initiative pour surmonter de façon proactive les obstacles professionnels, notamment en priorisant les demandes concurrentes et en renégociant les délais au besoin, tout en maintenant un haut niveau de qualité.

Vos études et votre expérience

Le poste exige un certificat ou autre diplôme en administration ou un diplôme d’études secondaires et au moins deux années complètes d’expérience récente dans un poste de soutien administratif. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être prise en compte

Esprit innovant

Nous accordons une grande importance aux candidats qui font preuve d’adaptabilité, de curiosité et d’une volonté d’apprendre de nouvelles technologies, y compris l’intelligence artificielle et les outils numériques. Nous recherchons des personnes capables d’analyser des données de manière critique, de remettre en question les processus existants et de trouver des moyens de simplifier notre travail tout en adoptant le changement et de nouvelles façons de faire.

Exigence linguistique

À la Banque, le milieu de travail est propice à l’utilisation des deux langues officielles du Canada, à savoir l’anglais et le français. Ce poste exige la compétence linguistique de niveau 5 (connaissance pleinement fonctionnelle). À défaut de personnes qualifiées répondant aux exigences linguistiques du poste, celles qui n’y répondent pas pourraient être prises en considération. La personne retenue pourrait recevoir de la formation pour atteindre le niveau exigé. Les personnes bilingues et unilingues sont encouragées à postuler.

Ce que vous devez savoir

• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis: Être éligible à l'obtention du niveau secret
• Une aide à la réinstallation pourrait être offerte au besoin.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.

Modèle de travail hybride

La Banque propose des modalités de travail qui offrent une certaine souplesse aux employés, permettent la formation d'équipes performantes et favorisent une excellente culture de travail. Dans le cadre du modèle de travail hybride de la Banque, la plupart des employés peuvent faire du télétravail à domicile une partie du mois, et doivent travailler en présentiel au bureau de la Banque où ils sont affectés au moins 12 jours par mois pour aider à créer des liens entre collègues. Vous devrez vivre à une distance raisonnable du bureau.

Ce que vous pouvez attendre de la Banque

Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière. Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous .

• Le salaire se situe généralement entre 58 439$ et 68 752$, (niveau de poste 12) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de 3 à 5% du salaire de base individuel. La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (2%) aux employés qui dépassent les attentes. Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes pourraient être admissibles à une rémunération au rendement plus élevée.
• Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé, de soins dentaires, d’assurance invalidité, d’assurance vie et d’assurance accident.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous bénéficiez d’un régime de retraite à prestations déterminées indexées.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.