Ofis Asistanı

Balmy; Tuzla; On-site; TRY 167,000 - 279,000; Full time

Job summary

Balmy ofisinde çalışacak Ofis Asistanı arıyoruz. Görevleriniz, ziyaretçileri karşılamak, telefonlara yanıt vermek ve günlük ofis akışını koordine etmek olacak.

İş yerinde MS Office becerileri güçlü, iletişim ve organizasyon yetenekleriyle ofis süreçlerini destekleyecek deneyimli bir aday arıyoruz. Tuzla Deri Organize Sanayi Bölgesi'nde konumlanan merkez ofisimizde başlayıp, taşınma sonrası yeni lokasyonda çalışacaksınız.

Qualifications

• Üniversitelerin ön lisans veya lisans programlarından mezun.
• Ofis yönetimi veya benzer pozisyonda en az 2 yıl deneyim.
• MS Office programlarını etkin kullanabilme.

Responsibilities

• Gelen ziyaretçileri karşılamak ve ilgili birimlere yönlendirmek.
• Gelen telefonları yanıtlamak ve gerekli bilgilendirmeleri yapmak.
• Toplantı odalarını planlamak ve organizasyonları takip etmek.
• Gelen posta, kargo ve teslimat süreçlerini koordine etmek.
• Ofis içi ikram ve misafir ağırlama organizasyonlarını gerçekleştirmek.
• Ofis ihtiyaçlarının karşılanmasına destek olmak ve satın alma süreçlerini takip etmek.
• Tedarikçi/fatura süreçlerini kontrol etmek ve ilgili birimlere iletmek.
• Şirket araçlarının kullanım formlarını takip etmek.

Skills

İletişim becerileri

Organizasyon becerileri

Koordinasyon

Planlama

Zaman yönetimi

Takım çalışması

Problem çözme

Güler yüzlü

Diksiyon

Education

Üniversite / Yüksekokul mezunu

Tools

MS Office

Job description

Kozmetik sektöründe faaliyet gösteren şirketimizin günlük ofis işleyişinin düzenli ve etkin şekilde yürütülmesine destek olacak, ziyaretçi ve iletişim süreçlerini yönetecek, ofis organizasyonlarının koordinasyonunu sağlayacak Ofis Asistanı arayışımız bulunmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar

• Ofise gelen ziyaretçileri karşılamak ve ilgili birimlere yönlendirmek,
• Gelen telefonları yanıtlamak ve gerekli bilgilendirmeleri yapmak,
• Toplantı odalarının düzenini, randevu ve toplantı organizasyonlarını takip etmek,
• Gelen posta, kargo ve teslimat süreçlerini takip ederek ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak,
• Ofis içi ikram ve misafir ağırlama organizasyonlarını gerçekleştirmek,
• Yeni başlayan çalışanların ofis ihtiyaçlarının karşılanmasına destek olmak,
• Ofis ihtiyaçlarına yönelik satın alma taleplerinin ve masraf formlarının takibini yapmak,
• Tedarikçi, kargo ve diğer hizmet faturalarını kontrol ederek ilgili birimlere iletmek,
• Şirket araçlarının kullanımına ilişkin gerekli formların takibini yapmak,
• Ofis ve ortak kullanım alanlarının genel düzenini kontrol etmek,
• Günlük temizlik ve ofis düzenine ilişkin süreçlerin takibini sağlamak,
• İş yeri hekimi ve diğer hizmet sağlayıcıların ziyaretlerinde gerekli koordinasyonu sağlamak,
• Showroom ve ofis alanlarının düzeninin korunmasına destek olmak,
• Görev alanıyla ilgili diğer operasyonel süreçlere destek vermek,
• Şirket prosedürlerine, iş sağlığı ve güvenliği ile gizlilik kurallarına uygun çalışmak.
• Üniversitelerin ön lisans veya lisans programlarından mezun,
• Ofis asistanlığı, ofis yönetimi veya benzer pozisyonlarda en az 2 yıl deneyimli,
• MS Office programlarını etkin şekilde kullanabilen,
• İletişim, organizasyon ve koordinasyon becerileri güçlü,
• Planlama, iş takibi ve zaman yönetimi konusunda başarılı,
• Düzenli, dikkatli ve detaylara önem veren,
• Problem çözme becerisi gelişmiş ve sonuç odaklı,
• Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve temsil yeteneği güçlü,
• Ekip çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve çözüm odaklı,

Çalışma Lokasyonu ve Başvuru Bilgilendirmesi

Çalışma Lokasyonu:

Tuzla Deri Organize Sanayi Bölgesi

Not:

Şirketimizin taşınma süreci nedeniyle işe başlayacak çalışma arkadaşımız, yaklaşık ilk 1 aylık süre boyunca Maltepe/Cevizli'de bulunan merkez ofisimizde görev yapacak, taşınma sürecinin tamamlanmasının ardından Tuzla Deri Organize Sanayi Bölgesi'ndeki yeni lokasyonumuzda çalışmaya devam edecektir.