Assistant Administratif Opérations Globales F/H

Thyroxine SERB; Singapore; Hybrid; SGD 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

SERB recherche un/une Assistant Administratif Opérations Globales pour soutenir les VP des Opérations Pharmaceutiques Globales. Vous coordonnez les informations, assurez le suivi documentaire, l’organisation des réunions et le support aux projets du département.

Le poste insiste sur la rigueur, l’organisation et la confidentialité, avec une interaction constante entre les équipes internes et les parties prenantes externes, dans un cadre international et exigeant.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SAP et autres applications métiers.
• Anglais courant pour échanges écrits/ oraux et documents.
• Connaissance générale des environnements qualité pharmaceutique: procédures internes, traçabilité et conformité.

Responsibilities

• Définir en lien avec les VPs leur besoin de support administratif.
• Organisation de déplacements et gestion de réunions.
• Support au processus budget, commandes et factures.
• Organisation de réunions des départements et meetings globaux.
• Gestion du calendrier des VP et coordination avec le COO.
• Rédaction, mise en forme et archivage de documents et comptes rendus.
• Gestion des signatures et du suivi documentaire.
• Gestion des notes de frais et onboarding de nouveaux arrivants.

Skills

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Education

Bac à Bac+2/3 en assistanat/administration

Tools

SAP

Veeva

Trackwise

Job description

Assistant Administratif Opérations Globales F/H

Besoins critiques. Action immédiate.

SERB est une entreprise pharmaceutique spécialisée en pleine croissance à l’échelle mondiale, conçue pour répondre à des situations rares et urgentes en fournissant des médicaments vitaux lorsque le temps et la complexité ne laissent aucune place à l’échec.

Nous opérons de bout en bout dans plus de 100 pays, en garantissant que plus de 70 médicaments essentiels pour les maladies rares, les soins d’urgence et les contre-mesures médicales parviennent aux patients et aux professionnels de santé avec rapidité — où et quand ils sont nécessaires.

Façonnée au cours des 25 dernières années par un esprit entrepreneurial et disruptif, SERB combine la focalisation et l’agilité d’une biotech avec l’envergure, la portée et la fiabilité d’un groupe pharmaceutique mondial — toujours guidée par une mission médicale, plutôt que par des conventions corporate.

Nos plus de 600 collaborateurs sont animés par trois valeurs fondamentales :

• Les patients avant tout, toujours
  Les patients ne sont pas un concept — ils sont la raison de nos actions, surtout lorsque chaque instant compte.
• Orientés impact
  Nous sommes agiles, entrepreneurs et rigoureux — nous travaillons efficacement et apprenons en continu pour délivrer des résultats qui comptent, avec la constance, la qualité et la fiabilité qu’exigent les soins critiques.
• La force du collectif
  Nous allons au-delà, ensemble — car notre engagement commun permet d’atteindre des résultats exceptionnels.

Portée par une ambition claire et un engagement constant envers les patients, SERB poursuit son développement à travers des acquisitions sélectives et innovantes, le lancement de nouveaux traitements et l’expansion vers de nouvelles zones géographiques. À chaque étape — de l’intégration à la mise à disposition — nos équipes agissent avec passion, responsabilité et détermination afin de rendre accessibles des médicaments vitaux aux patients qui en ont besoin, partout dans le monde.

Vue d’ensemble

L’Assistant(e) Administrative Opérations Globales apporte un soutien opérationnel et organisationnel aux équipes de management des Opérations Pharmaceutiques Globales (VPs), afin de garantir le bon fonctionnement quotidien des activités administratives du département.

Dans un environnement pharmaceutique exigeant, elle/il contribue dans le cadre des tâches confiées à la coordination des informations, au suivi documentaire, à l’organisation des réunions et à la gestion des processus administratifs.

Elle/il joue un rôle clé de facilitatrice entre les différentes parties prenantes internes et externes, en assurant une communication fluide, fiable et professionnelle. Elle intervient dans la préparation, le classement et le suivi de documents, la gestion d’agendas, l’organisation logistique, le traitement des demandes administratives et le support aux projets du département dans le cadre des tâches qui lui sont confiées.

Le poste requiert une grande rigueur, un bon sens de l’organisation, une capacité à gérer les priorités et une bonne compréhension des enjeux de conformité, de qualité et de confidentialité propres à l’industrie pharmaceutique.

En tantqu’Assistant(e) Opérations Globalesvos responsabilités incluront :

Votre rôle est d’apporter un soutien opérationnel et organisationnel aux équipes de management des Opérations Pharmaceutiques Globales (VPs). Vos tâches en support de l’équipe de VPs (6 personnes), et du COO (en lien avec l’assistante des membres de l’Exco) seront entre autres:

• Définir en lien avec les VPs leur besoin de support administratif
• Organisation de déplacement
• Support au process de budget, commandes, factures
• Organisation de réunion des départements à la demande des VPs
• Organisation de meetings globaux
• Organisation de réunion des VPs avec leurs équipes et ou avec le COO (1:1, de département, entretien annuel, etc…)
• Gestion du calendrier en fonction du besoin de chaque VP
• Prise en charge des charges administratives des VPs vis-à-vis de leurs équipes (incluant, mais non limitées à):
• collecte des feuilles de temps,
• assurer le suivi des reportings,
• envoie de documents,
• process de signature de documents électroniques et papier
• prise en charge des notes de frais
• création de fournisseurs dans SAP
• Validation de devis et process de revue de contrat
• Inscription au formation, congrès, séminaires
• Organiser le process d’accueil de nouveaux arrivant en lien avec les VPs et le département RH
• Proposer des améliorations d’organisation pour faciliter et optimiser le travail administratif (automatisation, AI)
• En fonction de la charge, support à certaines tâches administratives des départements (à évaluer en fonction du besoin)

Pour réussir dans ce rôle, vous devez démontrer :

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SAP, et autres applications métiers selon les besoins (Veeva, Trackwise, etc…).
• Gestion d’agendas complexes, organisation de réunions, coordination logistique et suivi des invitations.
• Capacité à organiser les déplacements professionnels, événements internes, réunions d’équipe et visites externes. Et à prendre en charge les notes de frais selon les process en place.
• Compétences en suivi budgétaire administratif : bons de commande, factures, notes de frais, fournisseurs, contrats simples.
• Suivi de tableaux de bord simples, listes d’actions, plannings et échéances.
• Préparation, mise en forme, classement et archivage de documents administratifs et opérationnels.
• Capacité à rédiger, relire et mettre en forme des comptes rendus, présentations, courriers et supports de réunion.
• Capacité à gérer les circuits de validation, signatures, approbations et suivi documentaire.
• Utilisation d’outils collaboratifs et de plateformes internes de gestion documentaire ou de workflow.
• Connaissance générale des environnements qualité pharmaceutique : procédures internes, documentation contrôlée, bonnes pratiques documentaires.
• Respect des procédures internes, des politiques d’entreprise et des règles de compliance applicables.
• Niveau d’anglais courant permettant de gérer des échanges écrits, réunions, documents et communications en anglais.

Compétences personnelles

• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle.
• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées, tout en sachant solliciter les bons interlocuteurs si nécessaire.
• Capacité à anticiper les besoins, identifier les urgences et proposer des solutions pratiques.
• Réactivité et capacité d’adaptation dans un environnement exigeant et évolutif.
• Proactivité, sens de l’initiative et volonté d’améliorer les modes de fonctionnement.
• Sens du service et posture professionnelle auprès des équipes internes et des interlocuteurs externes.
• Bonnes qualités relationnelles et capacité à créer une relation de confiance avec différents niveaux d’interlocuteurs.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer dans un environnement transversal et international.
• Communication claire, concise et professionnelle, à l’écrit comme à l’oral.
• Bonne compréhension des exigences de confidentialité, de conformité et de traçabilité propres à l’industrie pharmaceutique.
• Aisance dans la coordination avec des interlocuteurs internes et externes, y compris dans un environnement international.

Formation et expérience

• Formation de niveau Bac à Bac+2/3 en assistanat de direction, administration, gestion, secrétariat, ou équivalent.
• Une expérience significative 7 à 10 ans dans une fonction d’assistanat administratif, d’assistanat de direction ou de support opérationnel est souhaitée.
• Une expérience dans l’industrie pharmaceutique, biotech, dispositifs médicaux, santé ou dans un environnement fortement réglementé constitue un atout important.
• Une expérience dans le support à des équipes de management ou à plusieurs interlocuteurs seniors est un plus.