TA Document Controller

Altio; Sweden; Remote; SEK 650,000 - 900,000; Full time

Job summary

Altio söker en erfaren dokumenthanterare inom teknisk sektor som kan säkra korrekt dokumentation inom TA-projekt. Du hanterar och arkiverar arbetsorder, ritningar och procedurer med noggrannhet och följer upp återlämningar.

Du arbetar i EDMS eller projektbaserade system, upprätthåller revisionshistorik och säkerställer att endast senaste godkända versioner används. Svenska kunskaper är meriterande och engelska krävs flytande.

Qualifications

• Engelska flytande krävs.
• Erfarenhet från olje- och gasindustrin eller byggbranschen förväntas.
• Turnaround (TA) erfarenhet är obligatorisk.
• Svenska kunskaper ses som meriterande.

Responsibilities

• Dokumenthantering – ta emot, granska, registrera och distribuera TA-dokument (arbetsorder, ritningar, procedurer, tidsplaner).
• Versions- och revisionskontroll – se till att endast senaste godkända dokument används och behåll revisionshistorik.
• Arbetsorderhantering – följa upp förberedelse, utfärdande och arkivering av arbetsorder.
• Databas- och systemuppdateringar – underhåll EDMS eller projektbaser med korrekt metadata.
• Distribution och kommunikation – distribuera dokument till relevanta intressenter och följa upp bekräftelser.
• Arkivering och avslut – arkivera TA-dokument efter genomförandet och underlätta revisioner.
• Efterlevnad och standarder – följa företagets och myndigheters krav inklusive säkerhets- och kvalitetsdokumentation.
• Rapportering och uppföljning – förbered statusrapporter och stöd revisioner med korrekta register.

Skills

Engelska flytande

Education

Kandidatexamen inom teknik eller närliggande tekniskt område

Job description

• Dokumenthantering – Mottag, granska, registrera och distribuera alla TA-relaterade dokument (arbetsorder, ritningar, procedurer, tidplaner) i enlighet med dokumentkontrollrutiner.
• Versions- och revisionskontroll – Säkerställ att endast senaste godkända dokumentrevisioner är i omlopp och upprätthåll revisionshistorik.
• Arbetsorderhantering – Följ upp förberedelse, utfärdande och återlämning av arbetsorder; säkerställ att avslutade arbetsorder är korrekt godkända och arkiverade.
• Databas- och systemuppdateringar – Underhåll elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) eller projektbaser, säkerställ korrekt metadata och aktuella uppdateringar.
• Distribution och kommunikation – Distribuera kontrollerade dokument till relevanta intressenter (interna team, entreprenörer, leverantörer) och följ upp bekräftelser.
• Arkivering och avslut – Organisera och arkivera alla TA-dokument efter genomförandet för att säkerställa enkel åtkomst vid revisioner och framtida behov.
• Efterlevnad och standarder – Säkerställ att all dokumentation följer företagets och myndigheternas krav, inklusive säkerhets- och kvalitetsdokumentation.
• Rapportering och uppföljning – Förbered rapporter över dokumentstatus, listor över försenade dokument och stöd revisioner eller ledningsgranskningar med korrekta dokumentregister.

• Kandidatexamen inom teknik eller ett närliggande tekniskt område

• 5–10 års erfarenhet från olje- och gasindustrin eller byggbranschen

• Erfarenhet från projektarbete på plats samt turnaround (TA)-erfarenhet är obligatoriskt

• Flytande engelska krävs

• Kunskaper i svenska är meriterande