Senior Document Controller - Try and hire

Techfactory; Stockholms kommun; On-site; SEK 700,000 - 1,000,000; Full time

Job summary

Techfactory söker en erfaren senior dokumentcontroller som stödjer storskaliga, verksamhetskritiska projekt inom datacenter i Norden. Rollen innebär dokumentstyrning, hantering av teknisk dokumentation och samordning mellan projektteam, underentreprenörer och kunder för att säkerställa korrekt och spårbar information genom hela livscykeln.

Du kommer att arbeta nära projektledare och driftsättningsteam och bidra till kvalitetsarbete enligt ISO 19650 samt kunders krav.

Qualifications

• Dokumentstyrning inom stora bygg-/infrastrukturbaserade projekt.
• Stark vana vid hantering av teknisk dokumentation och revisionsstyrning.
• Erfarenhet av samordning mellan flera intressenter och entreprenörer.

Responsibilities

• Leda allt dokumentstyrningsarbete i ett eller flera datacenterprojekt.
• Förvalta rutiner, arbetsflöden och styrningsstandarder för dokumenthantering.
• Säkerställa full kontroll över projektdokumentationen under projektering, byggnation, driftsättning och överlämning.
• Hantera dokumentnumrering, metadata, revisionsstyrning, statuskoder och namngivningskonventioner.
• Underhålla projektets dokumentregister och säkerställa att informationen är korrekt och spårbar.

Skills

Organisering

Detallorienterad

Självständig

Kommunikation

Projektledning

Samarbete över funktioner

Tools

Autodesk Construction Cloud

BIM 360

ProjectWise

Aconex

SharePoint

MS Office

Job description

Vi söker en ny kollega som vill vara del av vårt dynamiska team och bidra till vår framgångsrika verksamhet. Vi värdesätter egenskaper som Ansvarsfull, Självständig och Driven, och vi tror att du är en person som passar in i denna profil.

Om Techfactory

Vi är ett konsultbolag som sätter ett stort värde på våra medarbetare och vår kultur. Vi strävar efter att vara en arbetsplats där varje individ känner sig stöttad och har möjlighet att utvecklas.

Som konsult på Techfactory kommer du att få jobba med utvecklande och innovativa uppdrag och hos oss är vårt mål att du ska känna att du gör skillnad och utvecklas. Annars har vi misslyckats. Känner du igen dig i något av det du läst ovan, då kanske du passar in alldeles perfekt hos oss.

Om tjänsten

Kunden expanderar sin datacenterverksamhet i Norden och söker en erfaren senior dokumentcontroller som kan stödja genomförandet av storskaliga, verksamhetskritiska projekt. Du kommer bli anställd av oss på Techfactory för att sedan bli anställd av Kunden efter 6 månader om allt går enligt plan.

Som senior dokumentcontroller har du en nyckelroll i att säkerställa att projektinformation, teknisk dokumentation, handlingar för granskning och godkännande, RFI:er samt överlämningspaket hanteras effektivt, korrekt och i enlighet med kund- och projektkrav. Du arbetar nära projektledare, projekteringsledare, produktionschefer, driftsättningsteam, underentreprenörer och kunder under hela projektets livscykel.

Det här är en utmärkt möjlighet att bli en del av en av Nordens ledande leverantörer av tekniska tjänster och samtidigt bidra till några av Europas mest komplexa och uppmärksammade datacenterprojekt.

Huvudsakliga ansvarsområden

Dokumentstyrning och informationshantering

• Leda allt dokumentstyrningsarbete i ett eller flera datacenterprojekt.
• Förvalta rutiner, arbetsflöden och styrningsstandarder för dokumenthantering.
• Säkerställa full kontroll över projektdokumentationen under projektering, byggnation, driftsättning och överlämning.
• Hantera dokumentnumrering, metadata, revisionsstyrning, statuskoder och namngivningskonventioner.
• Underhålla projektets dokumentregister och säkerställa att informationen är korrekt och spårbar.

Handlingar för granskning, RFI:er och teknisk dokumentation

• Administrera och följa upp handlingar för granskning och godkännande, dokumentöverföringar, RFI:er, arbetsberedningar, tekniska underlag, ritningar och driftsättningsdokumentation.
• Övervaka godkännandeflöden och säkerställa svar i rätt tid från interna och externa intressenter.
• Samordna dokumentgranskningar mellan konsulter, underentreprenörer, leverantörer, kunder och Kundens projektteam.
• Stödja projektgenomförandet genom att säkerställa att kritisk information finns tillgänglig när den behövs.

Administration av gemensam datamiljö (CDE)

• Hantera och underhålla projektens gemensamma datamiljöer (CDE), exempelvis:
  • Autodesk Construction Cloud (ACC)
  • BIM 360
  • ProjectWise
  • SharePoint
  • Aconex (där det är tillämpligt)
• Konfigurera användaråtkomst, behörigheter, arbetsflöden, mappstrukturer och rapporteringspaneler.
• Utbilda och ge stöd till projektets användare.

Kvalitet, regelefterlevnad och revisioner

• Säkerställa efterlevnad av kundkrav, projektrutiner, och branschstandarder.
• Stödja informationshanteringsprocesser enligt ISO 19650.
• Genomföra revisioner och kvalitetskontroller inom dokumentstyrning.
• Förbereda projekt inför kundrevisioner, inspektioner och slutlig granskning av överlämningen.
• Bistå med överlämningsdokumentation och sammanställning av drift- och underhållshandlingar.

Rapportering och ständiga förbättringar

• Ta fram vecko- och månadsrapporter om dokumentstatus, försenade åtgärder, handlingar för granskning och projektets nyckeltal.
• Identifiera flaskhalsar och genomföra processförbättringar.
• Bidra till utvecklingen av Kundens standarder för dokumentstyrning och informationshantering i olika projekt.

Kvalifikationer

Nödvändig erfarenhet

• Minst 7–10 års erfarenhet av dokumentstyrning inom:
  • Datacenter
  • Bygg och anläggning
  • Infrastruktur
  • Industrianläggningar
  • Energi eller verksamhetskritiska miljöer
• Dokumenterad erfarenhet av att hantera stora volymer teknisk dokumentation.
• Erfarenhet av att stödja tvärdisciplinära projektteam.
• God förståelse för hantering av dokumentens livscykel och styrda arbetsflöden.

Teknisk kompetens

Erfarenhet av ett eller flera av följande system:

• Autodesk Construction Cloud (ACC)
• BIM 360
• ProjectWise
• Aconex
• SharePoint
• Microsoft Office-paketet

Kunskap om:

• ISO 19650
• God praxis inom informationshantering
• Kvalitetsledningssystem
• Dokumentflöden inom bygg och projektering
• Dokumentationsprocesser för driftsättning och överlämning

Språkkunskaper:

• Engelska på professionell nivå.
• Goda kunskaper i svenska är mycket meriterande.
• Ytterligare nordiska språk är meriterande.

Vem du är:

Du är en strukturerad och detaljorienterad yrkesperson som trivs i en snabbrörlig projektmiljö. Du uppskattar att samordna flera discipliner och är stolt över att skapa ordning, transparens och regelefterlevnad i komplexa projekt.

Du är:

• Organiserad och proaktiv
• Lösningsorienterad
• Bekväm med att samverka med beslutsfattare och kunder på senior nivå
• Kommunikativ och samarbetsinriktad
• Kapabel att hantera motstridiga prioriteringar under snäva tidsramar