Skolforskningsinstitutet söker administratör och registrator

Skolforskningsinst; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Job summary

Skolforskningsinstitutet söker en administratör och registrator till myndighetens kansli. Rollen innebär ett brett arbete med registratur, informationshantering, dataskydd och intern administration i en mindre statlig myndighet.

Du har en central roll i att se till att handlingar hanteras strukturerat och att myndighetens administrativa rutiner fungerar väl. Du samordnar dataskydd och informationssäkerhet samt administrerar behörigheter och IT-relaterade frågor.

Qualifications

• Relevant utbildning inom registratur, arkiv, offentlig förvaltning, administration eller likvärdigt
• Kunskap om reglerna som styr hantering av allmänna handlingar
• Erfarenhet av administrativt arbete och dokumenthantering
• Kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska

Responsibilities

• Registrera och diarieföra allmänna handlingar
• Hantera och fördela inkommande post och e-post
• Ge stöd till medarbetare i frågor om registrering och dokumenthantering
• Medverka i arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar
• Utveckla och dokumentera rutiner för registratur och informationshantering
• Samordna myndighetens löpande arbete med GDPR och dataskydd
• Ge administrativt stöd i Informationssäkerhetsarbetet
• Administrera behörigheter och användarkonton
• Samordna frågor som rör IT, telefoni och digital utrustning
• Ge administrativt stöd till ledning och verksamhet
• Samordna praktiska och administrativa frågor inom myndigheten
• Bidra till utvecklingen av myndighetens administrativa arbetssätt

Skills

Registratur

Dokumenthantering

Skriftlig svenska

Samarbete i team

Education

Relevant utbildning inom registratur/arkiv

Tools

IT-/Systemadministration

Job description

Skolforskningsinstitutet söker administratör och registrator

Skolforskningsinst

Varaktighet:

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 03 nov. (om 18 dagar)

Skolforskningsinstitutet är en statlig myndighet under Utbildningsdepartementet. Vi verkar för lärande, utveckling och förbättrade kunskapsresultat genom att stärka förutsättningarna för att undervisningen kan planeras, genomföras och utvecklas på vetenskaplig grund.

Det gör vi bland annat genom att sammanställa forskningsresultat och fördela forskningsbidrag till praktiknära forskning. Vi är en myndighet under utveckling med ett tydligt sikte att fler i skolväsendet ska nås av och använda sig av våra forskningssammanställningar.

På Västgötagatan 5 på Södermalm i Stockholm erbjuder vi stimulerande arbetsuppgifter, kompetenta kollegor, en kreativ arbetsmiljö i aktivitetsbaserat landskap och möjlighet att förlägga delar av arbetstiden på distans. På institutet är vi i dag 25 medarbetare, varav drygt hälften är disputerade forskare.

Beskrivning

Skolforskningsinstitutet söker en administratör och registrator till myndighetens kansli. Rollen innebär ett brett arbete med registratur, informationshantering, dataskydd, informationssäkerhet och intern administration i en mindre statlig myndighet.

Som administratör och registrator ansvarar du för myndighetens löpande registratur och ger administrativt stöd inom informationshantering och intern service. Du har en central roll i att se till att handlingar hanteras strukturerat och att myndighetens administrativa rutiner fungerar väl.

I uppdraget ingår även att samordna och ge verksamhetsnära stöd inom dataskydd och informationssäkerhet samt att hantera olika interna administrativa frågor. Arbetet sker i nära samarbete med kanslichefen, övriga medarbetare inom kansliet och myndighetens verksamhet.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat att:

• registrera och diarieföra allmänna handlingar
• hantera och fördela inkommande post och e-post
• ge stöd till medarbetare i frågor om registrering och dokumenthantering
• medverka i arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar
• utveckla och dokumentera rutiner för registratur och informationshantering
• samordna myndighetens löpande arbete med GDPR och dataskydd
• ge administrativt stöd i informationssäkerhetsarbetet
• administrera behörigheter och användarkonton
• samordna frågor som rör IT, telefoni och digital utrustning
• ge administrativt stöd till ledning och verksamhet
• samordna praktiska och administrativa frågor inom myndigheten
• bidra till utvecklingen av myndighetens administrativa arbetssätt.

Kvalifikationer

Du ska ha

• relevant eftergymnasial utbildning inom registratur, arkiv, offentlig förvaltning, administration eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• kunskap om de regelverk som styr hantering av allmänna handlingar
• erfarenhet av administrativt arbete och dokumenthantering
• Kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har

• aktuell erfarenhet av arbete med registratur och diarieföring i offentlig verksamhet
• erfarenhet av arkivarbete, gallring och utlämnande av allmänna handlingar
• erfarenhet av att samordna arbete inom GDPR och dataskydd
• erfarenhet av administrativt informationssäkerhetsarbete
• erfarenhet av behörighetsadministration
• erfarenhet av IT-, telefoni- eller systemadministration
• erfarenhet av intern service och administrativ samordning
• erfarenhet av att utveckla och dokumentera administrativa rutiner och processer

Dina personliga egenskaper

Som person är du strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du tar ansvar för ditt arbete, har förmåga att prioritera mellan olika uppgifter och bidrar till ordning och tydlighet. Du samarbetar väl med andra och kan på ett pedagogiskt sätt ge stöd i frågor som rör registratur och informationshantering. Du har gott omdöme, hög integritet och förståelse för de krav som ställs på arbete i en statlig myndighet. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningen är en tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.

Kvalifikationer

Meriterande

• Registrator - 5 års erfarenhet eller mer

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 03 nov. (om 18 dagar)