Arkivsamordnare med arbetsledningsansvar

Statens Skolinspektion; Stockholms kommun; On-site; SEK 469,000 - 714,000; Full time

Job summary

Statens Skolinspektion söker en arkivsamordnare med arbetsledningsansvar placerad i Stockholm. Du leder och utvecklar arkiv- och registraturverksamheten och fungerar som myndighetens främsta kontaktpunkt inom området.

Du bidrar till rättssäker informationshantering, ansvarar för klassificeringsstruktur och styrande dokument, samt samarbetar nära jurister och it-funktioner i enhet för verksjuridik. Tjänsten är heltid och provanställning kan tillämpas.

Qualifications

• Dokumenthanterings- och arkivfrågor i offentlig verksamhet.
• Kännedom om arkivlagstiftning och offentlighet/sekretess.
• Ledarutveckling och arbetsuppföljning av processer inom området.
• Erfarenhet av att arbeta i tvärfunktionella team och med jurister.

Responsibilities

• Leda och samordna arkiv- och registraturverksamheten.
• Fungerar som myndighetens främsta kontaktpunkt inom området.
• Bidra i verksamhetsplanering och uppföljning av uppdraget.
• Säkerställa klassificeringsstruktur och styrande dokument.

Skills

Arkiv- och registraturkoordination

Ledarskap

Informationshantering

Samarbete och relationsbyggande

Education

Arkivvetenskaplig utbildning (minst 60 hp/40 poäng)

Tools

Digital informationshantering

Elektroniskt bevarande (under införande)

Job description

Arkivsamordnare med arbetsledningsansvar

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 01 nov. (om 16 dagar)

Skolinspektionen arbetar för en skola där alla barn, elever och vuxenstuderande oavsett kön får en god kvalitet i sin utbildning, en likvärdig utbildning och kunskaper i en stimulerande och trygg miljö och där alla barn, elever och vuxenstuderande ska ges möjlighet att utvecklas så långt som möjligt utifrån sina förutsättningar. Vi finns på orterna Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm och Umeå.

Vi söker nu en samordnare med arbetsledningsansvar och ansvar för styrning och utveckling av arkiv- och registraturverksamheten med placering i Stockholm. Arkiv- och registraturfunktionen är placerad på en nybildad enhet för verksjuridik, arkiv och registratur på Rättsavdelningen. På funktionen kommer du att arbeta tillsammans med arkivarier, registratorer, handläggare utlämnanden och jurister.

Vi söker dig som vill leda, samordna och utveckla myndighetens arkiv- och registraturverksamhet. I rollen ansvarar du för att leda och samordna det dagliga arbetet, vara verksamhetens främsta kontaktpunkt inom området samt bidra till en rättssäker, effektiv och verksamhetsnära informationshantering.

Du fördelar och följer upp det löpande arbetet, leder gruppmöten, bidrar i verksamhetsplanering och fungerar som stöd till medarbetare och verksamhet i frågor som rör registrering, ärendehantering, arkiv och informationsredovisning. Du ansvarar även för myndighetens klassificeringsstruktur och styrande dokument inom området samt verkar för en enhetlig och kvalitativ hantering av myndighetens information. En viktig del av uppdraget är att säkerställa att myndighetens allmänna handlingar hanteras korrekt och tillgängliggörs i enlighet med offentlighetsprincipen, varvid handläggare utlämnanden (i mån av tid) finns som ett första juridiskt stöd för samordnaren.

Rollen innebär ett nära samarbete med registratorer, arkivarier, handläggare utlämnanden, jurister, verksamhetsspecialister, it-funktioner och externa aktörer. Du får en central funktion i arbetet med att säkerställa att myndighetens informationshantering möter både verksamhetens behov och de krav som ställs enligt lagstiftningen. Verksamheten står inför förändringar. Ett system för elektroniskt bevarande är under införande och en förvaltning kring detta behöver byggas upp. Dina arbetsuppgifter varierar i takt med att vår verksamhet utvecklas. Du trivs därför med att arbeta med verksamhetsutveckling, bidra till effektiva lösningar samt att växla mellan strategiskt och operativt arbete.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• erfarenhet av att samordna arkiv och registratur
• högskoleutbildning med minst 60hp/40p inom arkivvetenskap
• flerårig och aktuell erfarenhet av arbete med kvalificerade dokumenthanterings- och arkivfrågor i offentlig verksamhet
• väl förtrogen med de lagar och föreskrifter som finns inom området

Meriterande:

• Tidigare chefs- eller ledarerfarenhet
• Kunskap och erfarenhet av verksjuridiska frågor som t. ex. frågor om offentlighet och sekretess
• erfarenhet av utvecklingsarbete inom digital informationshantering, e-arkiv

Personliga egenskaper

I rollen som samordnare för arkiv och registratur behöva du ha en god förmåga till helhetssyn, kunna driva både ditt eget och andras arbete framåt och förmåga att prioritera arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov. Du är flexibel och lösningsorienterad och har lätt för att samarbeta och skapa goda relationer. Du trivs med att arbeta både självständigt och tillsammans med andra.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Om tjänsten

Tjänsten är tillsvidareanställning och omfattningen är heltid. Skolinspektionen tillämpar sex månaders provanställning. Tillträde efter överenskommelse. Skolinspektionen värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Frågor

Om du har frågor om tjänsten är du välkommen att vända dig till tillträdande rättschef/avdelningschef Ulrika Lindén, tel. [phone]. Om du har frågor angående rekryteringsprocessen, är du välkommen att kontakta mailto:[e-mail]. Har du frågor till myndighetens fackliga företrädare är du välkommen att kontakta Caroline Engskär (Saco-S) och Mattias Friström OFR/S. Samtliga nås via växeln 08-586 080 00.

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Stockholm Kommun i Stockholms län

Sista ansökningsdag: 01 nov. (om 16 dagar)