Samordnare MIS

Försvarsmakten; Stockholms kommun; In loco; SEK 420.000 - 540.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Forsvarsmakten söker en samordnare inom verksamhetsstöd till MIS i Stockholm. Du ansvarar för att arbetsflödet är effektivt, medarbetare får rätt stöd och att ärendehantering följs upp samt deadlines bevakas.

Du analyserar arbetsflöden för resursallokering och schemaläggning, agerar mellanhand mellan medarbetare och sektionschef och föreslår förbättringar. Arbetsmiljön ska vara både produktiv och säker.

Competenze

• Erfarenhet som samordnare eller teamledare
• Vana av större verksamheter inom service- och stödfunktion
• Kunskap och erfarenhet av ärendehantering och beredning
• B-körkort

Mansioni

• Säkerställa effektivt arbetsflöde och rätt stöd till medarbetare
• Följa upp ärendehantering, deadlines och åtgärder
• Analys av arbetsflöden för resursallokering och schemaläggning
• Kommunicera mellan medarbetare och sektionschef och föreslå förbättringar
• Skapa en säker och produktiv arbetsmiljö

Descrizione del lavoro

Vill du ha ett meningsfullt arbete och bidra till ett säkrare Sverige i en osäker värld? Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten (Must) söker nu en samordnare inom verksamhetsstöd. Du har i första hand ansvar för att se till att arbetsflödet på arbetsplatsen är effektivt och kvalitetssäkrat samt att alla medarbetare får rätt stöd för att utföra sina arbetsuppgifter. Du följer upp ärendehantering, bevakar deadlines och initierar åtgärder vid behov. Du är van att analysera arbetsflöden för resursallokering och schemaläggning. Som samordnare agerar du mellanhand mellan medarbetarna och sektionschef där du rapporterar till chef om ärendestatus, identifierade problem och föreslår lösningar. Det är viktigt att kunna samla in data och analysera resultat för att kunna föreslå förbättringar och justeringar av arbetsprocesser. Du skapar en arbetsmiljö som är både produktiv och säker. Det handlar inte bara om att säkerställa att mål och deadlines uppfylls, utan också om att arbeta med att skapa en god arbetskultur. Du behöver således ha en god samarbetsförmåga och kunna kommunicera effektivt på alla nivåer i organisationen.

För att ha en förståelse för verksamheten och dess behov ingår det en viss del ärendehantering och beredning på ca 30 % medan du övrig tid arbetar med samordning och arbetsuppgifter beskrivna ovan.

Om enheten

Verksamheten är en central funktion inom organisationen som tillhandahåller administrativt, strategiskt och operativt stöd till Must verksamheter. Syftet med Must Internservice (MIS) administration- och verksamhetsstöd är att skapa goda förutsättningar för den kärnverksamhet som bedrivs. Fokus för sektionen är behovshantering samt att bereda ärenden från ärendehanteringssystemet som inkommer från hela organisationen, om exempelvis fastighetsfrågor, teknik, IT och verksamhetsservice. Arbetet är både administrativt och verksamhetsnära, och beredningen kan ofta ha en aktiv och dialoginriktad karaktär där sektionen inhämtar olika perspektiv för samverkan med relevanta interna och externa parter, för hållbara lösningar som möter både nuvarande och framtida behov. Vi identifierar och analyserar behov, tar fram lösningsförslag och driver dem vidare till beslut och genomförande – alltid med fokus på kvalitet, hållbarhet och användarnytta.

Personliga egenskaper

• Relationsskapande & samarbetsorienterad Du har god förmåga att skapa goda relationer och samverka med olika personer och verksamheter
• Lösningsorienterad Du kan hantera förändringar och hitta praktiska lösningar. Du säkerställer att både dina och medarbetares uppgifter blir utförda
• Strukturerad Du har god förmåga att kunna planera, prioritera och hålla ordning på flera uppgifter. Du har ett strukturerat arbetssätt för att följa upp aktiviteter, deadlines och agera självständigt

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning, alternativt vad arbetsgivaren bedömer som en motsvarande erfarenhet
• Aktuell flerårig erfarenhet som samordnare alternativt liknande roll, exempelvis som teamleader
• Vana av att verka i större verksamheter inom service- och stödfunktion med processer där kunder står i fokus
• Kunskap och erfarenhet av ärendehantering och beredning
• B-körkort

Meriterande

• Erfarenhet av liknande tjänst inom offentlig sektor
• Kunskap och/eller erfarenhet från arbete i olika beredskapsnivåer
• Erfarenhet av schemaläggning

Ovan ställda kvalifikationer ska på begäran kunna verifieras genom intyg, referenser samt arbets- eller urvalstester.

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

Övrigt

Anställningsform: Tillsvidareanställning som inleds med provanställning om sex månader Tillträde: Enligt överenskommelse Arbetsort: Stockholm

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.