Samordnare vid Must

Forsvarsmakten; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 520,000; Full time

Job summary

Försvarsmakten i Stockholm söker en samordnare inom Verksamhetsstöd (MIS) som kan säkra ett effektivt arbetsflöde och ge rätt stöd till medarbetarna. Du kommer att samordna och bereda frågor samt följa upp ärenden i organisationen.

Du rapporterar till sektionschef, samlar in data och analyserar resultat för att föreslå förbättringar och driva dem vidare mot beslut och genomförande. Tillsvidareanställning med provanställning finns.

Qualifications

• Eftergymnasial utbildning eller motsvarande erfarenhet.
• Aktuell flerårig erfarenhet som samordnare eller teamledare.
• Vana av arbete i stora service- och stödfunktioner med kundfokus.
• Kunskap om ärendehantering och beredning.
• B-körkort.

Responsibilities

• Samordna arbetsflöden och säkerställa effektivt, kvalitetsbaserat stöd.
• Följa upp ärenden, övervaka deadlines och initiera åtgärder.
• Rapportera status och föreslå förbättringar till sektionschef.
• Arbeta med dataanalys för resursallokering och schemaläggning.

Skills

Relationsskapande

Samarbetsorienterad

Lösningsorienterad

Strukturerad

Education

Eftergymnasial utbildning eller motsvarande erfarenhet

Job description

Vill du ha ett meningsfullt arbete och bidra till ett säkrare Sverige i en osäker värld?Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten (Must) söker nu en samordnare inom verksamhetsstöd. Du har i första hand ansvar för att se till att arbetsflödet på arbetsplatsen är effektivt och kvalitetssäkrat samt att alla medarbetare får rätt stöd för att utföra sina arbetsuppgifter. Du följer upp ärendehantering, bevakar deadlines och initierar åtgärder vid behov. Du är van att analysera arbetsflöden för resursallokering och schemaläggning. Som samordnare agerar du mellanhand mellan medarbetarna och sektionschef där du rapporterar till chef om ärendestatus, identifierade problem och föreslår lösningar. Det är viktigt att kunna samla in data och analysera resultat för att kunna föreslå förbättringar och justeringar av arbetsprocesser. Du skapar en arbetsmiljö som är både produktiv och säker. Det handlar inte bara om att säkerställa att mål och deadlines uppfylls, utan också om att arbeta med att skapa en god arbetskultur. Du behöver således ha en god samarbetsförmåga och kunna kommunicera effektivt på alla nivåer i organisationen. För att ha en förståelse för verksamheten och dess behov ingår det en viss del ärendehantering och beredning på ca 30 % medan du övrig tid arbetar med samordning och arbetsuppgifter beskrivna ovan.

Om enheten

Verksamheten är en central funktion inom organisationen som tillhandahåller administrativt, strategiskt och operativt stöd till Must verksamheter. Syftet med Must Internservice (MIS) administration- och verksamhetsstöd är att skapa goda förutsättningar för den kärnverksamhet som bedrivs. Fokus för sektionen är behovshantering samt att bereda ärenden från ärendehanteringssystemet som inkommer från hela organisationen, om exempelvis fastighetsfrågor, teknik, IT och verksamhetsservice. Arbetet är både administrativt och verksamhetsnära, och beredningen kan ofta ha en aktiv och dialoginriktad karaktär där sektionen inhämtar olika perspektiv för samverkan med relevanta interna och externa parter, för hållbara lösningar som möter både nuvarande och framtida behov. Vi identifierar och analyserar behov, tar fram lösningsförslag och driver dem vidare till beslut och genomförande – alltid med fokus på kvalitet, hållbarhet och användarnytta.

Personliga egenskaper

• Relationsskapande & samarbetsorienterad Du har god förmåga att skapa goda relationer och samverka med olika personer och verksamheter
• Lösningsorienterad Du kan hantera förändringar och hitta praktiska lösningar. Du säkerställer att både dina och medarbetares uppgifter blir utförda
• Strukturerad Du har god förmåga att kunna planera, prioritera och hålla ordning på flera uppgifter. Du har ett strukturerat arbetssätt för att följa upp aktiviteter, deadlines och agera självständigt

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning, alternativt vad arbetsgivaren bedömer som en motsvarande erfarenhet
• Aktuell flerårig erfarenhet som samordnare alternativt liknande roll, exempelvis som teamleader
• Vana av att verka i större verksamheter inom service- och stödfunktion med processer där kunder står i fokus
• Kunskap och erfarenhet av ärendehantering och beredning
• B-körkort

Meriterande

• Erfarenhet av liknande tjänst inom offentlig sektor
• Kunskap och/eller erfarenhet från arbete i olika beredskapsnivåer
• Erfarenhet av schemaläggning

Ovan ställda kvalifikationer ska på begäran kunna verifieras genom intyg, referenser samt arbets- eller urvalstester.

Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

Övrigt

Anställningsform: Tillsvidareanställning som inleds med provanställning om sex månader

Tillträde: Enligt överenskommelse

Arbetsort: Stockholm

Militära underrättelse- och säkerhetstjänsten (Must) är en del av Försvarsmaktens högkvarter i Stockholm. Vi ger regeringen och Försvarsmakten kvalificerade beslutsunderlag om omvärldsutvecklingen och hot mot Sveriges och Försvarsmaktens säkerhet. Vår vision är ”Ett säkrare Sverige i en osäker värld”. Must är en kunskapsorganisation och erbjuder både spännande och för Sverige angelägna arbetsuppgifter. Här arbetar både officerare och civila experter inom olika områden, t ex statsvetenskap, IT, ekonomi, teknik, matematik och HR. En stor del av Must verksamhet omfattas av sekretess och vi ber dig därför att inte berätta att du sökt jobb hos Must för andra personer än dina närmaste. Läs gärna mer om Must och vår verksamhet här Varje dag och varje timme gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv, både i stort och smått, och både på hemmaplan och runt om i världen. Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra. I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv. Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.