Receptionist till administrativt uppdrag

Poolia Sverige; Umeå kommun; On-site; SEK 240,000 - 280,000; Full time

Job summary

Poolia Sverige söker en receptionist som blir första kontakt för besökare, klienter och externa parter. Rollen innebär att ta emot samtal och besök, hantera mejl och stötta verksamheten med löpande administrativa uppgifter. Du kommer även att stötta med viss ekonomiadministration, till exempel upprättande av fakturor, samt boka möten och resor.

Vi söker dig som är social, noggrann och serviceinriktad. Tidigare erfarenhet av reception, administration eller kundservice är meriterande; ingen

Qualifications

• Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• Du är van att arbeta administrativt och har lätt för att formulera dig i skrift.
• Erfarenhet av fakturering eller enklare ekonomihantering är meriterande.

Responsibilities

• svara i telefon och ta emot besökare
• hantera gemensam mejlinkorg
• skriva utkast till brev och mejl
• boka möten och resor
• stötta personal med administrativ koordinering
• upprätta fakturor och hantera enklare ekonomiadministration
• bidra till ordning, struktur och god service i det dagliga arbetet

Job description

Om tjänsten

I rollen som receptionist blir du en viktig första kontakt för både besökare, klienter och andra externa parter. Du ansvarar för att ta emot samtal och besök, hantera inkommande mejl och stötta verksamheten med löpande administrativa uppgifter.

Arbetet är varierat och kräver att du kan hålla ordning, prioritera och hantera flera saker samtidigt. Du kommer även att stötta med viss ekonomiadministration, exempelvis upprättande av fakturor.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

I rollen kommer du bland annat att arbeta med att:

• svara i telefon och ta emot besökare


• hantera gemensam mejlinkorg


• skriva utkast till brev och mejl


• boka möten och resor


• stötta personal med administrativ koordinering


• upprätta fakturor och hantera enklare ekonomiadministration


• bidra till ordning, struktur och god service i det dagliga arbetet

Vem är du?

Vi söker dig som är social, noggrann och trygg i kontakten med andra människor. Du har en god känsla för service och trivs i en roll där du får vara behjälplig, hålla ihop information och se till att saker blir gjorda.

Du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, samt grundläggande kunskaper i engelska. Du är van att arbeta administrativt och har lätt för att formulera dig i skrift. Har du erfarenhet av fakturering eller annan enklare ekonomihantering är det meriterande.

Som person är du strukturerad, ansvarstagande och flexibel. Du trivs när det händer mycket och har förmåga att behålla lugnet även när flera saker behöver hanteras samtidigt.

Ingen specifik utbildning krävs för rollen, men tidigare erfarenhet av reception, administration, kundservice eller liknande arbete är mycket relevant.