Projektadministratör till Diversity Charter Sweden

Hammer & Hanborg Sverige; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 312,000 - 402,000; Full time

Job summary

Diversity Charter Sweden söker en projektadministratör som kombinerar struktur och service med ett starkt engagemang för inkluderande arbetsliv.

Du arbetar nära styrelse, generalsekreterare och kommunikationsansvarig, ansvarar för medlemsadministration, CRM och att koordinera nätverksträffar och möten samt stödja kansliet i löpande uppgifter.

Qualifications

• Administrativt arbete med noggrannhet och serviceförmåga.
• Dokumenthantering och digitala system.
• CRM-system eller snabb inlärning av nya verktyg.
• Samordna flera parallella uppgifter och följa upp deadlines.
• Professionellt och kommunikativt arbetssätt med olika intressenter.
• Förmåga att prioritera när förutsättningar förändras.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt engelska.
• Genuint intresse för mångfalds- och inkluderingsfrågor.

Responsibilities

• Hålla medlemsverksamheten samman och uppdatera information i CRM.
• Administrera utskick, inbjudningar och påminnelser inför nätverksträffar och möten.
• Samordna praktiska kontakter med värdar, talare och leverantörer.
• Bidra till professionell genomförande av event och möten samt stödja styrelse och kansli.

Skills

Administrativt arbete

Dokumenthantering

CRM-kunskaper

Projektkoordination

Professionell kommunikation

Prioritering

Svenska och engelska

Mångfaldsintresse

Tools

Upsales

Job description

Vill du kombinera struktur och administration med ett arbete som bidrar till ett mer inkluderande arbetsliv? Hos Diversity Charter Sweden blir du en viktig del av en liten organisation med ett stort uppdrag.

På uppdrag av Diversity Charter Sweden rekryterar Hammer & Hanborg en projektadministratör. Det här är rollen för dig som tycker om att skapa struktur, få saker att hända och ge riktigt bra stöd till människor omkring dig och som samtidigt har ett genuint intresse för frågor som rör mångfald och inkludering. Du får arbeta nära generalsekreterare, kommunikationsansvarig och styrelse och blir en viktig kontakt för organisationens medlemmar och samarbetspartners.

Om Diversity Charter Sweden

Diversity Charter Sweden är en medlemsorganisation, för näringsliv och organisationer, och en del av EU-kommissionens nätverk för Diversity Charters. Tillsammans med sina medlemmar runt om i Sverige verkar Diversity Charter för ett arbetsliv där mångfald, inkludering och lika möjligheter är en självklar del av hur organisationer utvecklas och skapar hållbara arbetsplatser.

Genom nätverk, kunskapsutbyte och aktiviteter samlar Diversity Charter organisationer som vill utveckla sitt arbete inom mångfald och inkludering. Som projektadministratör är du med och skapar förutsättningarna för att det arbetet ska fungera i praktiken.

Rollen som Projektadministratör

I en liten organisation blir administrationen en viktig del av helheten. Som projektadministratör hjälper du till att hålla ihop medlemsverksamheten, skapa struktur och se till att aktiviteter, möten och löpande processer fungerar smidigt.

Du har många kontaktytor och blir ett nav i det dagliga arbetet. Ena stunden hjälper du en medlem med en praktisk fråga, nästa förbereder du material inför ett styrelsemöte eller ser till att deltagarlistor och kontakter är på plats inför en nätverksträff.

Rollen passar dig som uppskattar variation, tycker om att ligga steget före och trivs i ett sammanhang där prioriteringar ibland kan förändras snabbt. För att trivas i sammanhanget tror vi också att du är nyfiken på frågor som rör mångfald och inkludering och vill vara med och bidra till Diversity Charters arbete.

Det här kommer du bland annat att arbeta med:

Medlemsadministration och CRM

Du är en viktig kontakt för Diversity Charters medlemmar i praktiska frågor och ser till att information och material är aktuellt och lättillgängligt. Du:

• administrerar medlemsavtal och signeringsprocesser.
• samlar in och strukturerar bilder, logotyper, kontaktuppgifter och presentationer.
• håller CRM-systemet Upsales uppdaterat med medlemsinformation, aktiviteter och uppföljningar.
• följer upp att efterfrågad information och dokumentation kommer in.

Nätverksträffar, möten och aktiviteter

Diversity Charters möten och aktiviteter är en viktig del av medlemsverksamheten. Du bidrar genom att:

• administrera utskick, inbjudningar och påminnelser.
• hantera anmälningar och deltagarlistor.
• samordna praktiska kontakter med värdar, talare och leverantörer.
• bidra till att event och möten genomförs professionellt och välorganiserat.
• ge stöd till styrelse och kansli.

Du stöttar även organisationens styrelse och det löpande arbetet på kansliet genom att:

• samla och distribuera mötesunderlag.
• hantera kallelser och bokningar.
• följa upp beslut och aktiviteter.
• bidra med löpande administrativt stöd där det behövs.

Vem söker vi?

Vi tror att du är en person som gillar att få saker att fungera. Du tycker om ordning och struktur och har samtidigt förmågan att ställa om när dagen inte riktigt blir som planerat.

Du tar ansvar för dina uppgifter, följer upp det som behöver bli gjort och har ett naturligt serviceperspektiv i kontakten med andra. Eftersom organisationen är liten är det också viktigt att du är prestigelös och trivs med att hjälpa till där behovet finns.

Vi tror också att du kommer att uppskatta rollen extra mycket om du motiveras av Diversity Charters arbete och vill bidra till ett mer inkluderande arbetsliv.

• erfarenhet av administrativt arbete med höga krav på noggrannhet och service.
• god vana av dokumenthantering och digitala system.
• erfarenhet av CRM-system, eller mycket god förmåga att snabbt sätta dig in i nya verktyg.
• förmåga att samordna flera parallella uppgifter och följa upp deadlines.
• ett professionellt och kommunikativt arbetssätt i kontakt med olika intressenter.
• förmåga att prioritera om när förutsättningarna förändras.
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska.
• ett genuint intresse för mångfalds- och inkluderingsfrågor.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av Upsales eller andra CRM-verktyg.
• erfarenhet av medlemsadministration.
• erfarenhet av mötes-, event- eller konferensadministration.
• erfarenhet av administrativt stöd till ledning eller styrelse.

Därför Diversity Charter Sweden

Här får du kombinera det du är bra på, struktur, koordinering och service, med ett sammanhang som har ett tydligt syfte.

Du kommer nära verksamheten och människorna i den och får en roll där ditt arbete märks i vardagen. Samtidigt blir du en del av Diversity Charters arbete för att fler organisationer ska utveckla sitt arbete med mångfald, inkludering och lika möjligheter.

Du blir en del av ett engagerat team där samarbete, utveckling och inkludering står i centrum.

Praktisk information

• Omfattning: Vi är öppna för både heltid och deltid (70-100%), beroende på kandidatens profil och önskemål.
• Tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
• Tillträde: januari 2027.
• Arbetsplats: United Spaces Waterfront Building, Stockholm.
• Hybridarbete med möjlighet att arbeta hemifrån delar av veckan, cirka 2–3 dagar på kontoret.

Ansökan

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Emeli Haage, rekryteringskonsult på Hammer & Hanborg, på [e-mail].

Vi arbetar med löpande urval och intervjuer, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

För oss är det skillnad på att bara vara bra och att vara rätt. Kompetens är mycket mer än CV och vi matchar alltid utifrån potential, värderingar och motivation. Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför alla sökande. Vi tycker det ska vara kul att jobba och tror på samarbeten som bygger på förtroende och schyst agerande. Vi uppmuntrar och utmanar varandra och våra kunder att vilja och våga utvecklas. Tillsammans skapar vi framtidens professionella liv. Välkommen med! Läs mer på hammerhanborg.se.

Hammer & Hanborg by Jurek är medlemmar i Diversity Charter Sweden som verkar för en värld där olika idéer, kunskaper, erfarenheter och kompetenser räknas, där olikhet är en resurs