Projektadministratör

Diversity Charter Sweden; Stockholms kommun; Presencial; SEK 320.000 - 420.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Diversity Charter Sweden söker en projektadministratör som blickar förbi det vardagliga arbetet och skapar struktur, ordning och service för medlemsverksamheten. Du kommer att stödja styrelse och kansli samt samordna nätverksträffar och kommunikation med medlemmar och leverantörer.

Du är van vid dokumenthantering, CRM och att hålla flera bollar i luften samtidigt. Svenska och engelska behärskar du väl i tal och skrift och du delar organisationens engagemang för mångfald och inkludering.

Formación

• Erfarenhet av administrativt arbete med höga krav på noggrannhet och service.
• Goda dokumenthanteringsrutiner och digitala system.
• Erfarenhet av CRM-system, eller mycket god förmåga att snabbt sätta dig in i nya verktyg.
• Förmåga att samordna flera parallella uppgifter och följa upp deadlines.
• Ett professionellt och kommunikativt arbetssätt i kontakt med olika intressenter.
• Förmåga att prioritera om när förutsättningarna förändras.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska.
• Ett genuint intresse för mångfalds- och inkluderingsfrågor.

Responsabilidades

• Hålla ihop medlemsverksamheten och se till att löpande processer fungerar smidigt.
• Administrera medlemsavtal och signeringsprocesser.
• Administrera utskick, inbjudningar och påminnelser.
• Samordna praktiska kontakter med värdar, talare och leverantörer.
• Bidra till att möten och nätverk arrangeras professionellt och välorganiserat.
• Stötta styrelse och kansli.
• Samla och distribuera mötesunderlag samt följa upp beslut.

Conocimientos

Administrativt arbete

Dokumenthantering

Upsales CRM

Koordinering

Kommunikativt arbetssätt

Följa deadlines

Prioritering

Svenska (tal/vid skrift)

Engelska

Herramientas

Upsales

Descripción del empleo

Vill du kombinera struktur och administration med ett arbete som bidrar till ett mer inkluderande arbetsliv? Hos Diversity Charter Sweden blir du en viktig del av en liten organisation med ett stort uppdrag.

På uppdrag av Diversity Charter Sweden rekryterar Hammer & Hanborg en projektadministratör. Det här är rollen för dig som tycker om att skapa struktur, få saker att hända och ge riktigt bra stöd till människor omkring dig och som samtidigt har ett genuint intresse för frågor som rör mångfald och inkludering. Du får arbeta nära generalsekreterare, kommunikationsansvarig och styrelse och blir en viktig kontakt för organisationens medlemmar och samarbetspartners.

Diversity Charter Sweden är en medlemsorganisation, för näringsliv och organisationer, och en del av EU-kommissionens nätverk för Diversity Charters. Tillsammans med sina medlemmar runt om i Sverige verkar Diversity Charter för ett arbetsliv där mångfald, inkludering och lika möjligheter är en självklar del av hur organisationer utvecklas och skapar hållbara arbetsplatser.

Genom nätverk, kunskapsutbyte och aktiviteter samlar Diversity Charter organisationer som vill utveckla sitt arbete inom mångfald och inkludering. Som projektadministratör är du med och skapar förutsättningarna för att det arbetet ska fungera i praktiken.

Rollen som Projektadministratör

I en liten organisation blir administrationen en viktig del av helheten. Som projektadministratör hjälper du till att hålla ihop medlemsverksamheten, skapa struktur och se till att aktiviteter, möten och löpande processer fungerar smidigt.

Du har många kontaktytor och blir ett nav i det dagliga arbetet. Ena stunden hjälper du en medlem med en praktisk fråga, nästa förbereder du material inför ett styrelsemöte eller ser till att deltagarlistor och kontakter är på plats inför en nätverksträff.

Rollen passar dig som uppskattar variation, tycker om att ligga steget före och trivs i ett sammanhang där prioriteringar ibland kan förändras snabbt. För att trivas i sammanhanget tror vi också att du är nyfiken på frågor som rör mångfald och inkludering och vill vara med och bidra till Diversity Charters arbete.

Det här kommer du bland annat att arbeta med:

Medlemsadministration och CRM

Du är en viktig kontakt för Diversity Charters medlemmar i praktiska frågor och ser till att information och material är aktuellt och lättillgängligt. Du:

• administrerar medlemsavtal och signeringsprocesser.
• samlar in och strukturerar bilder, logotyper, kontaktuppgifter och presentationer.
• håller CRM-systemet Upsales uppdaterat med medlemsinformation, aktiviteter och uppföljningar.
• följer upp att efterfrågad information och dokumentation kommer in.

Nätverksträffar, möten och aktiviteter.

Diversity Charters möten och aktiviteter är en viktig del av medlemsverksamheten. Du bidrar genom att:

• administrera utskick, inbjudningar och påminnelser.
• hantera anmälningar och deltagarlistor.
• samordna praktiska kontakter med värdar, talare och leverantörer.
• bidra till att event och möten genomförs professionellt och välorganiserat.
• ge stöd till styrelse och kansli.

Du stöttar även organisationens styrelse och det löpande arbetet på kansliet genom att:

• samla och distribuera mötesunderlag.
• hantera kallelser och bokningar.
• följa upp beslut och aktiviteter.
• bidra med löpande administrativt stöd där det behövs.

Vem söker vi?

Vi tror att du är en person som gillar att få saker att fungera. Du tycker om ordning och struktur och har samtidigt förmågan att ställa om när dagen inte riktigt blir som planerat.

Du tar ansvar för dina uppgifter, följer upp det som behöver bli gjort och har ett naturligt serviceperspektiv i kontakten med andra. Eftersom organisationen är liten är det också viktigt att du är prestigelös och trivs med att hjälpa till där behovet finns.

Vi tror också att du kommer att uppskatta rollen extra mycket om du motiveras av Diversity Charters arbete och vill bidra till ett mer inkluderande arbetsliv.

Vi söker dig som har:

• erfarenhet av administrativt arbete med höga krav på noggrannhet och service.
• god vana av dokumenthantering och digitala system.
• erfarenhet av CRM-system, eller mycket god förmåga att snabbt sätta dig in i nya verktyg.
• förmåga att samordna flera parallella uppgifter och följa upp deadlines.
• ett professionellt och kommunikativt arbetssätt i kontakt med olika intressenter.
• förmåga att prioritera om när förutsättningarna förändras.
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt goda kunskaper i engelska.
• ett genuint intresse för mångfalds- och inkluderingsfrågor.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av Upsales eller andra CRM-verktyg.
• erfarenhet av medlemsadministration.
• erfarenhet av mötes-, event- eller konferensadministration.
• erfarenhet av administrativt stöd till ledning eller styrelse.

Därför Diversity Charter Sweden

Här får du kombinera det du är bra på, struktur, koordinering och service, med ett sammanhang som har ett tydligt syfte.

Du kommer nära verksamheten och människorna i den och får en roll där ditt arbete märks i vardagen. Samtidigt blir du en del av Diversity Charters arbete för att fler organisationer ska utveckla sitt arbete med mångfald, inkludering och lika möjligheter.

Du blir en del av ett engagerat team där samarbete, utveckling och inkludering står i centrum.