Måltidsservice Varberg söker administrativ assistent

Region Halland; Varbergs kommun; On-site; SEK 357,120 - 513,360; Full time

Job summary

Region Halland söker en administrativ assistent till Måltidsservice Varberg. Du blir en nyckelperson som stödjer chefer och verksamheten med planering, uppföljning och samordning för hög kvalitet och service.

Du hanterar schemaläggning i Tessa, administrerar handlingar, fakturahantering i Agresso och daglig administration tillsammans med kollegor. God svenska och självständighet är avgörande. En serviceinriktad och strukturerad person passar bra här.

Qualifications

• Minst gymnasieutbildning och flera års kvalificerat administrativt arbete.
• Erfarenhet av schemaläggning och bemanningsplanering krävs.
• God systemvana och vana vid flera digitala verktyg.
• Mycket god svenska i tal och skrift; B-körkort krävs.

Responsibilities

• Stödjer chefer, uppföljning och samordning för hög service.
• Hantera scheman och bemanningsplanering utifrån verksamhetens behov.
• Hantering av handlingar, mötesadministration och e‑postfakturor.
• Ekonomiadministration i Agresso samt uppföljning av månadsavslut.
• Kundkontakt kopplad till catering och arbete med arbetsorder.

Skills

Administrativt arbete

Schemaläggning

Bemanningsplanering

Systemvana

Svenska

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Tessa

Agresso

Job description

Måltidsservice Varberg söker administrativ assistent

Vill du ha en nyckelroll där du varje dag bidrar till att skapa struktur, kvalitet och god service i en samhällsviktig verksamhet? Vi söker dig som är en trygg och driven administratör och som trivs i en roll där du får stötta chefer, arbeta nära verksamheten och göra skillnad i vardagen.

Om tjänsten och oss

Som administratör med uppdrag som även chefsstöd inom Måltidsservice Varberg har du en central roll i att stötta chefer och säkerställa en effektiv daglig verksamhet. Du bidrar till struktur, uppföljning och samordning och samarbetar nära både chefer, teamsamordnare, medarbetare och andra funktioner, med målet att leverera hög service till patienter, gäster och samarbetspartners.

Arbetet är varierat och innefattar både administrativt stöd och samordnande uppgifter. Du stöttar chefer i frågor som rör bemanning, planering, uppföljning och daglig drift. En stor del av uppdraget handlar om schemaläggning och bemanning där du stödjer avdelningschef i schemasystemet Tessa och ansvarar för att administrera scheman utifrån verksamhetens behov. Du registrerar resurser, säkerställer en optimerad bemanning, upprättar dagblad kopplade till sjuk- och friskanmälningar samt förbereder scheman inför exempelvis sommarperioder och högtider. Du bidrar även i utveckling av schemaprocesser och resursplanering och arbetar både med kort- och långsiktig bemanningsplanering.

Du har ett brett administrativt ansvar där du hanterar handlingar, funktionsbrevlådor, kataloguppdateringar samt mötesadministration. Du arbetar även med felanmälningar, statistikuppföljning och andra administrativa uppgifter. Rollen omfattar även administration vid introduktion och avslut av anställning, där du säkerställer att exempelvis systemåtkomst, IT, nycklar och behörigheter är i ordning.

Arbetet innefattar ekonomiadministration såsom beställningar, fakturahantering, månadsavslut och leveransgodkännande i Agresso samt uppföljning. Du bidrar också till utveckling av rutiner och arbetssätt. I rollen ingår kundkontakt kopplad till catering, där du hanterar beställningar i Faciliate, kommunicerar med kunder och säkerställer att arbetsorder hanteras korrekt.

Kvalifikationer

Vi söker dig med minst gymnasieutbildning och flera års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Erfarenhet av schemaläggning och bemanningsplanering är ett krav, liksom förmågan att arbeta självständigt även när förutsättningarna förändras.

Du har mycket god systemvana och arbetar obehindrat i flera digitala verktyg, med lätt för att sätta dig in i nya system. Erfarenhet av Tessa, Agresso eller liknande system är meriterande, liksom kunskap om arbetsrätt kopplat till schemaläggning och bemanning. Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift, samt B‑körkort krävs.

Som person arbetar du strukturerat, noggrant och kvalitetsmedvetet med god förmåga att planera, prioritera och hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Arbetssättet präglas av självständighet, ansvarstagande och eget driv. Du har ett serviceinriktat och professionellt bemötande, är tydlig i din kommunikation och trygg i att fatta beslut. Samarbetsförmågan är god, samtidigt som du trivs med att arbeta självständigt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Jämställdhet och lika möjligheter

Strävan efter jämställdhet, mångfald och likvärdiga villkor är en självklar del av Region Hallands värdegrund.