Kontorskoordinator/Receptionist till Hellström Advokatbyrå

MultiMind Bemanning AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 201,000 - 268,000; Part time

Job summary

Hellström Advokatbyrå söker en kontorskoordinator/receptionist som blir en viktig del av den dagliga verksamheten. Rollen är ett 6 månaders konsultuppdrag på cirka 75 %, med arbetstider vardagar kl. 9–15. Start så snart som möjligt och möjlighet till förlängning.

Placering är centralt i Stockholm och du arbetar tillsammans med en annan receptionist. Du tar ansvar för posthantering, materialinköp och kontorsunderhåll samt stöd vid event och utbildningar.

Qualifications

• Du tar ansvar och tar egna initiativ när behov uppstår.
• Du är strukturerad, noggrann och har ordning i arbetet.
• Du är flexibel och klarar av förändringar i arbetsbelastning.
• Du behåller lugnet när flera uppgifter ska hanteras samtidigt.
• Du är serviceinriktad och har ett professionellt bemötande.

Responsibilities

• Hämta och hantera posten samt skanna och distribuera den till medarbetare.
• Säkerställa att kontorsmaterial finns på samtliga våningsplan.
• Göra gemensamma ytor välordnade och representativa.
• Kopiera och hantera uppgifter vid behov, samt hantera inköp.
• Assistera med receptions- och konferensuppgifter samt eventförberedelser.

Skills

Ansvarstagande

Strukturerad

Flexibel

Stresstålig

Serviceinriktad

Kommunikativ

Tools

MS Office

Co pilot

Job description

Trivs du i en professionell miljö, är flexibel och tycker om att ta ansvar? Hellström Advokatbyrå söker nu en kontorskoordinator/receptionist som blir en viktig del av den dagliga verksamheten.

Tjänsten är ett 6 månaders konsultuppdrag på cirka 75 %, med arbetstider vardagar kl. 9–15. Start är så snart som möjligt och det finns möjlighet till förlängning.

Hellström Advokatbyrå grundades 1991 och är idag en av Sveriges mest respekterade affärsjuridiska fullservicebyråer. Byrån arbetar nära sina klienter och erbjuder kvalificerad juridisk rådgivning till företag inom flera olika branscher.

Här möts du av en professionell och engagerad organisation där kompetens, samarbete och klientfokus står i centrum. Kontoret är centralt beläget på Kungsgatan i Stockholm och präglas av en modern arbetsmiljö där kvalitet, ansvar och professionalism värdesätts.

Vi söker dig som vill ha en varierad roll där ingen dag behöver vara den andra lik. Som Kontorskoordinator/receptionist blir du en viktig del av kontorets dagliga drift och arbetar tillsammans med en annan receptionist, som har huvudansvar för reception och konferens.

Rollen är bred och passar dig som tycker om att vara behjälplig, skapa ordning och ta tag i det som behöver göras. Du kommer bland annat att:

• Hämta och hantera posten samt skanna och distribuera den till medarbetare.
• Säkerställa att kontorsmaterial och förbrukningsvaror finns på samtliga våningsplan.
• Se till att gemensamma ytor är välordnade, representativa och trivsamma.
• Kontrollera att städ- och förbrukningsmaterial är påfyllt och vid behov komplettera eller beställa.
• Vara behjälplig med receptions- och konferensrelaterade uppgifter.
• Hjälpa till inför och under event, fester och större kundbesök, inklusive inköp.
• Ansvara för löpande beställningar av exempelvis mjölk, mineralvatten och andra varor.
• Hantera kopieringsarbeten vid behov.
• Ha kontakt med leverantörer gällande exempelvis kaffemaskin och kaffeprodukter.
• Vara kontaktperson gentemot leverantör gällande skrivare, support och service.
• Förbereda arbetsplatser inför att nya medarbetare börjar.
• Vara behjälplig med semesterlistor inför sommar, jul och nyår.
• Administrera inbjudningar till interna utbildningar och Teams-utbildningar.

Du får en introduktion och upplärning på plats och har nära samarbete med den huvudansvariga receptionisten.

Vi söker dig som är en person som gärna tar ansvar och som inte väntar på att någon annan ska säga åt dig vad som behöver göras. Du har ett naturligt sinne för ordning och tycker om att bidra till att arbetsplatsen fungerar så bra som möjligt.

Vi tror att du är:

• Ansvarstagande: du ser vad som behöver göras och tar gärna egna initiativ.
• Strukturerad och noggrann: du tycker om ordning och har koll på detaljer.
• Flexibel: du är prestigelös och hjälper gärna till där behovet är som störst.
• Stresstålig: du kan prioritera och behålla lugnet även när flera saker händer samtidigt.
• Serviceinriktad: du tycker om att hjälpa andra och har ett professionellt bemötande.
• Kommunikativ: du uttrycker dig flytande på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Vi söker dig som har god datorvana och känner dig bekväm med MS Office och digitala verktyg, exempelvis Co pilot.

Har du tidigare erfarenhet av reception, administration eller service är det meriterande, men det är inte det viktigaste. Vi lägger stor vikt vid din personlighet, din inställning och din vilja att ta ansvar.