Executive Assistant - Visstid

Menigo; Stockholms kommun; On-site; SEK 469,000 - 670,000; Full time

Job summary

Menigo söker en Executive Assistant som stödjer företagsledningen och ledningsgrupper. Rollen innebär bred administration, koordinering av kalender, resor och möten samt onboarding av nya medarbetare.

Du blir en nyckelperson med fokus på struktur, service och hög kvalitet, och arbetar nära cheferna i en internationell kontext där proaktivitet och noggrannhet uppskattas.

Qualifications

• Flera års erfarenhet av en liknande assistent-/koordinerande roll i internationell miljö.
• Stöd till chef/ledningsgrupper eller seniora beslutsfattare.
• Erfarenhet av komplex kalenderhantering och reseplanering.
• Självständig arbetsförmåga och förmåga att prioritera parallella uppgifter.
• Vana att kommunicera både på svenska och engelska, i tal och skrift.

Responsibilities

• Hantera och koordinera komplexa kalendrar och mötesbokningar över flera tidszoner.
• Planera och administrera tjänsteresor samt resedokumentation.
• Stödja och koordinera administrationen kring ledningsgruppsmöten inklusive årsplanering och protokoll.
• Planera och samordna större möten, konferenser och events inklusive VIP-besök och logistik.
• Introduktion och onboarding av nya medarbetare.
• Hantera fakturor, inköp och övrig administration.
• Säkerställa arkivering och dokumenthanteringsstruktur.
• Driva eller stötta förbättringsinitiativ i verksamheten.

Skills

Kalenderhantering

Reseplanering

Onboarding

Fakturahantering

Dokumenthantering

Samarbete och koordinering

Job description

Vi söker en Executive Assistant som trivs i en serviceinriktad roll där du får skapa struktur, koordinera och skapa förutsättningar för att allt fungerar smidigt bakom kulisserna. Du blir en nyckelperson med ett brett ansvar kring administration och support till ledning och organisation. Rollen passar dig som tycker om att ligga steget före, har en hög känsla för service och kvalitet samt motiveras av att få andra att lyckas i sitt arbete.

Om rollen

Som Executive Assistant har du en central roll med stort eget ansvar, där du arbetar nära vår företagsledning och stödjer flera direktörer i deras dagliga arbete. Rollen är bred, varierad och innehåller många kontaktytor, både nationellt och internationellt. Genom proaktivitet, struktur och hög servicenivå blir du en naturlig samordningspunkt och operativ partner för att ledningen ska kunna fokusera på verksamhetens prioriteringar

Dina huvudsakliga ansvarsområden

• Hantera och koordinera komplexa kalendrar och mötesbokningar över flera tidszoner
• Planera och administrera tjänsteresor, och diverse bokningar kring dessa
• Stötta och koordinera administrationen kring ledningsgruppsmöten inklusive årsplanering, agenda, mötesunderlag, protokoll och uppföljning av beslut och aktiviteter.
• Planera och samordna större möten, konferenser, workshops och events. Detta innefattar även interna, externa besök, VIP-besök inkl logistik kring dessa.
• Ansvara för introduktion och onboarding av nya medarbetare
• Hantera fakturor, beställningar, inköp och övrig administration
• Säkerställa administrativ struktur för dokumenthantering och arkivering
• Driva eller stötta mindre förbättringsinitiativ inom verksamheten

Vi söker dig som

• Har några års erfarenhet av en liknande assisterande eller koordinerande roll i en internationell miljö.
• Är van att ge stöd till chef, ledningsgrupper eller seniora beslutsfattare
• Har erfarenhet av komplex kalenderhantering, mötesadministration och reseplanering
• Har vana av koordinering av olika aktiviteter i en föränderlig miljö och ser otydligare situationer som ett tillfälle att göra nya erfarenheter
• Är van att arbeta självständigt och prioritera bland många parallella arbetsuppgifter med kort deadline
• Kommunicerar obehindrat på svenska och har mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift

För att lyckas i rollen tror vi att du är:

• Strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten och tycker om detaljer och att följa processer/policys
• Proaktiv och självgående med god prioriteringsförmåga kring snabba beslut - utan att invänta instruktioner.
• Serviceminded, prestigelös och lösningsorienterad
• Kommunikativ, relationsskapande och skicklig på att samarbeta med människor på alla nivåer i organisationen
• Flexibel, anpassningsbar och trivs i en miljö där tempot varierar och förutsättningarna snabbt kan ändras.
• Professionell och trygg i dig själv med hög personlig mognad och integritet
• Empatisk, inlyssnande och är bra på att både ge och ta råd

Tjänsten är en visstidsanställning om 1 år

Vid frågor hör gäran av dig till rekryteriande chef Anna-Lena Blomdhal ([e-mail])

Hos oss bli du en del av ett engagerat assistentteam som stöttar varandra och som kontinuerligt arbetar med utveckling av våra arbetssätt genom kunskapsutbyte. Din personlighet, motivation och vilja att ständigt förbättra värderar vi högt. Du får en varierad vardag med stort eget ansvar och möjlighet att bidra till effektivitet, hög service och en professionell upplevelse.