Executive Assistant – Ledningsstöd & Koordination

Menigo Foodservice AB; Stockholms kommun; Hybrid; SEK 480,000 - 720,000; Full time

Job summary

Menigo Foodservice AB söker en Executive Assistant som trivs i en serviceinriktad roll där du skapar struktur, koordinerar och stödjer ledningen bakom kulisserna. Rollen är bred, med ansvar för administration och support till ledning och organisation.

Du blir en nyckelperson som arbetar nära företagsledningen och stödjer flera direktörer. Vi söker en noggrann, proaktiv och lösningsorienterad teamspelare som är van att arbeta i internationell miljö och hantera parallella uppgifter.

Qualifications

• Några års erfarenhet av en liknande assisterande eller koordinerande roll i en internationell miljö.
• Erfarenhet av att stödja ledning och seniora beslutsfattare.
• Van att hantera komplex kalenderhantering, mötesadministration och reseplanering.

Responsibilities

• Hantera och koordinera komplexa kalendrar och mötesbokningar över flera tidszoner.
• Planera och administrera tjänsteresor, och diverse bokningar kring dessa.
• Stötta och koordinera administrationen kring ledningsgruppsmöten inklusive årsplanering, agenda, mötesunderlag, protokoll och uppföljning av beslut och aktiviteter.
• Planera och samordna större möten, konferenser, workshops och events inkl internt/externt besök och VIP-logistik.
• Ansvara för introduktion och onboarding av nya medarbetare.
• Hantera fakturor, beställningar, inköp och övrig administration.
• Säkerställa administrativ struktur för dokumenthantering och arkivering.
• Driva eller stötta mindre förbättringsinitiativ inom verksamheten.

Skills

Kalenderhantering

Reseplanering

Administrativt stöd

Onboarding

Kommunikation

Tools

Mötesbokning

Job description

Menigo Foodservice AB söker en Executive Assistant som trivs i en serviceinriktad roll där du skapar struktur, koordinerar och stödjer ledningen bakom kulisserna. Rollen är bred, med ansvar för administration och support till ledning och organisation.

Du blir en nyckelperson som arbetar nära företagsledningen och stödjer flera direktörer. Vi söker en noggrann, proaktiv och lösningsorienterad teamspelare som är van att arbeta i internationell miljö och hantera parallella uppgifter.