Arkivarie till Mälardalens universitet

Mälardalen University; Västerås kommun; On-site; SEK 420,000 - 620,000; Full time

Job summary

Mälardalens universitet söker en arkivarie som ansvarar för rättssäker och effektiv hantering av universitetets information i enlighet med lagstiftning och interna styrdokument. Rollen omfattar operativt och utvecklingsinriktat arbete inom informations- och arkivhantering.

Du utbildar och vägleder medarbetare i arkiv- och informationshantering samt är systemförvaltare för diarieföringssystemet och arbetar med utveckling av rutiner och bevarande-/gallringsplaner.

Qualifications

• Minst 60 hp inom arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande.
• 2 års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat arkivarbete inom offentlig verksamhet, statlig myndighet, universitet eller högskola.
• God kunskap om verksamhetsbaserad arkivredovisning och regelverk.
• Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering i digitala stöd.
• God förmåga att omvandla regelverk till praktiska rutiner och god kommunikation i svenska.

Responsibilities

• Säkerställa rättssäker och effektiv hantering av universitetets information enligt gällande lagstiftning och styrdokument.
• Stödja diarieföring och arkivering samt registratorer vid behov.
• Utveckla och förvalta klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner.
• Bidra till bevarande- och gallringsplaner och digital informationsförvaltning.
• Utbilda och vägleda medarbetare och chefer i arkiv- och informationshantering.

Skills

Dokumenthantering

Diarieföring

Informationshantering

Pedagogisk kommunikation

Svenska

Education

Högskoleutbildning i arkiv-/informationsvetenskap

Tools

Public 360

W3D3

XML-scheman

Job description

Mälardalens universitet (MDU) är Sveriges nyaste universitet. Med vår vision, att vara ett progressivt och samverkande universitet där vi tillsammans formar en hållbar framtid, vill vi göra verklig skillnad.

Vill du vara med och bidra till vår utveckling?

Tillsammans bidrar vi till en mer hållbar framtid genom kunskap och innovation. Vi anser att ny kunskap och nya perspektiv bäst skapas och uppnås i samverkan med andra - kollegor, studenter, näringsliv och offentlig sektor såväl nationellt som internationellt.

Avdelningen för Infrastruktur och säkerhet ska verka för och tillhandahålla en öppen, säker och hållbar fysisk och digital utbildnings- och forskningsmiljö för universitetets studenter, anställda och samverkanspartners.

Anställningsinformation

Anställningsform: Tillsvidareanställning som inleds med eventuell provanställning

Tillträde: omgående eller enligt överenskommelse

Omfattning: Heltid

Antal anställningar: 1

Sista ansökningsdag: 2026-10-19

Stationeringsort: Västerås

Institution/enhet/avdelning: Infrastruktur och säkerhet

Arbetsuppgifter

I rollen som arkivarie ansvarar du för att säkerställa en rättssäker och effektiv hantering av universitetets information i enlighet med gällande lagstiftning och interna styrdokument. Arbetet omfattar både operativa och utvecklingsinriktade uppgifter inom informations- och arkivhantering. Du ger stöd till verksamheten i diarieföring och arkivering samt stöttar vid behov registratorer i det operativa registreringsarbetet, exempelvis vid frånvaro eller hög arbetsbelastning. Vidare arbetar du med att utveckla och förvalta klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner samt deltar i processbaserad informationskartläggning i samverkan med verksamheten. Du ansvarar också för att ta fram och revidera bevarande- och gallringsplaner.

Rollen innefattar även hantering av arkivbestånd, genomförande av gallring samt leveranser till e-arkiv. Du bidrar till att utveckla och förbättra rutiner och arbetssätt för informationshantering samt deltar i arbetet med digital informationsförvaltning. En viktig del av uppdraget är att utbilda och vägleda medarbetare och chefer i frågor som rör arkiv- och informationshantering. I rollen ingår även att vara systemförvaltare för myndighetens diarieföringssystem, vilket innebär ansvar för förvaltning, utveckling och kvalitetssäkring av systemets funktionalitet och användning i verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap (minst 60 hp) eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Som sökande ska du ha

• Minst två (2) års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat arkivarbete inom offentlig verksamhet, statlig myndighet, universitet eller högskola.
• God kunskap om verksamhetsbaserad arkivredovisning.
• God erfarenhet av att arbeta med klassificeringsstrukturer.
• Erfarenhet av att upprätta, förvalta och utveckla dokumenthanteringsplaner och/eller informationshanteringsplaner.
• God kunskap om gällande lagstiftning inom området, såsom arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen (OSL), tryckfrihetsförordningen (TF) och dataskyddsförordningen (GDPR).
• Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering i digitala verksamhetsstöd.
• Erfarenhet av arbete med bevarande- och gallringsfrågor.
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska.

Vi ser även att du har god förmåga att omsätta regelverk till praktiska och verksamhetsnära rutiner samt att stötta både verksamhet och chefer i det dagliga arbetet. Du arbetar såväl operativt som utvecklingsinriktat och kan växla mellan dessa perspektiv. Vidare har du en god förmåga att kommunicera på ett pedagogiskt och tydligt sätt samt att anpassa ditt budskap efter olika målgrupper.

Meriterande

Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete med e-arkiv, processbaserad informationskartläggning, informationsvärdering samt framtagande av bevarande- och gallringsplaner. Vi ser även positivt på erfarenhet från statlig myndighet eller universitet, arbete i Public 360, W3D3 eller liknande system, systemförvaltning och kravställning samt kunskap om XML-scheman och metadata för digital arkivering.

Personliga förmågor

Vid en samlad bedömning av lämplighet läggs även vikt vid personliga förmågor. Alla anställda vid MDU förväntas samarbeta och bemöta kollegor och studenter med respekt, ta ansvar för verksamheten och de egna arbetsuppgifterna samt bidra till en god arbetsmiljö.

I rollen som arkivarie är du strukturerad och noggrann, med ett arbetssätt som säkerställer kvalitet och rättssäkerhet i informationshanteringen. Du har en god pedagogisk och kommunikativ förmåga och kan förklara regelverk och arbetssätt på ett tydligt och målgruppsanpassat sätt. Du trivs i samverkan med andra och arbetar serviceinriktat genom att stötta verksamhet och chefer i deras dagliga arbete. Samtidigt är du självständig och ansvarstagande, med förmåga att driva arbetet framåt och ta initiativ till förbättringar. Du har ett lösningsorienterat och pragmatiskt förhållningssätt där du kan omsätta regelverk till praktiska och verksamhetsnära rutiner. Rollen kräver även ett utvecklingsinriktat perspektiv, där du bidrar till att förbättra arbetssätt och stärka organisationens informationsförvaltning. Vidare präglas ditt arbete av integritet och professionalitet i hanteringen av information.

Vi värdesätter de kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför.

Fackliga representanter

Saco-S [e-mail]

Susanne Meijer ST-OFR/S, tel: [phone]

Vi undanber oss all kontakt med försäljare av annonser. Vi har gjort våra strategiska val för denna rekrytering.