Administratör till Olympiaskolan i Kävlinge kommun

Kävlinge kommun; Kävlinge kommun; On-site; SEK 300,000 - 400,000; Part time

Job summary

Kävlinge kommun söker en skoladministratör som fungerar som ansiktet utåt för elever, vårdnadshavare och personal. Du rekryterar vikarier vid behov, hanterar administrativa uppgifter och säkerställer att skolans rutiner följs, inklusive fakturahantering och arkivering.

Din roll inkluderar självservice, inköp och hantering av digitala verktyg. Förutom kontakter internt är du stödjande och flexibel i ett föränderligt skolmiljö.

Qualifications

• Minst gymnasieutbildning eller motsvarande krävs.
• Utbildning inom ekonomi, service, IT eller pedagogik ses som meriterande.
• Högre utbildning ger extra vikt vid urvalet.

Responsibilities

• Tillsätta vikarier vid korttidsfrånvaro och säkerställa bemanning innan skoldagen börjar.
• Administrera elev-, personal-, ekonomi-, informations- och myndighetsuppgifter.
• Sköta fakturering, kontering, arkivering och beställningar enligt skolans rutiner.
• Genomföra skadeanmälningar och hantera återlämning av digitala verktyg.
• Bidra till arbetsmiljö genom att bidra till fikapaus och trivsel i personalrummet.

Skills

IT-vana

Kommunikation

Stresstolerans

Education

Gymnasieutbildning eller motsvarande

Högre utbildning meriterande

Tools

InfoMentor

IST Administration

Visma

Raindance

Skola 24

Job description

Om tjänsten

Som skoladministratör hos oss har du en central och viktig roll där du fungerar som vårt ansikte utåt och dagligen kommer att få ta emot besök, hjälpa och vägleda elever, pedagoger, vårdnadshavare, myndighetspersoner och andra.

En av dina viktigaste uppgifter är att tillsätta vikarier vid pedagogisk personals eventuella korttidsfrånvaro. Då vikarierna behöver vara plats innan skoldagens början inleds dina arbetsdagar kl 07.00 för att säkerställa en god och genomtänkt bemanning utifrån dagens förutsättningar. Du ansvarar också för att, vid behov, rekrytera nya timvikarier och att introducera dem i skolans rutiner.

Olika typer av elev-, personal-, ekonomi-, informations- och myndighetsadministration såsom kontroller inför lönehantering, kontering av fakturor, arkivering och vissa typer av beställningar ingår i uppdraget. Du ansvarar också för skadeanmälningar och returnering av digitala verktyg.

Du är också viktig för att skapa trivsel på arbetsplatsen genom att exempelvis ta fram fika i personalrummet, brygga kaffe och se till att personalrummet hålls trevligt.

I tjänsten ingår 20% tjänstgöring på Arvidsborg och Dösjebro förskola, med placering på Arvidsborgs förskola. Uppdraget innebär administration i Självservice, olika typer av beställningar, fakturahantering samt administration kopplat till kvällsomsorg.

Är du den vi söker?

Du som söker har minst gymnasieutbildning eller motsvarande. Vi ser gärna att du har utbildning inom det administrativa området, gärna kopplat till ekonomi, service, IT eller pedagogik. Högskoleutbildning är meriterande.

Du har god IT-vana och har lätt för att tillägna dig olika system. Vi ser gärna att du har vana av att arbeta i InfoMentor, IST Administration, Visma, Raindance och Skola 24. Vidare har du god svenska i både tal och skrift.

Skolan och förskolan är föränderliga verksamheter där den ena dagen inte är den andra lik, och du behöver därför vara driven, flexibel och kunna anpassa dig utifrån situation samt strukturera och prioritera bland dina arbetsuppgifter.

Som person är du handlingskraftig, ser till att få saker gjort och lämnar inte något åt slumpen, samt uppskattar ett högt arbetstempo med många bollar i luften. Du är stödjande och uppmuntrande gentemot såväl kollegor och ledning som elever och vårdnadshavare, följer de regler och riktlinjer som finns och trivs med att vara skolans ansikte utåt.

Om anställningen

Anställningen är en särskild visstidsanställning till 2027-06-30 med eventuell möjlighet till förlängning (60% skola, 20% förskola).

Tillträde 2027-01-07 eller enligt överenskommelse.

Innan anställning hos oss kommer vi be dig att visa upp ett utdrag ur Polisens Belastningsregister. Utdraget vi efterfrågar är "Arbete inom skolväsendet" och du behöver själv begära ut utdraget som du hittar på polisens hemsida: Arbete inom skolväsendet | Polismyndigheten

När du fått ditt utdrag uppvisar du sedan det för rekryterande chef. Det snabbaste sättet för att få sitt utdrag är att använda e-tjänsten och beställa det online med BankId.

Du behöver även visa upp pass eller nationellt ID-kort utfärdat av polis på intervjun.