Administrative Assistant

شركة الليف العالمية للخدمات البيئية; Riyadh; On-site; SAR 120,000 - 150,000; Full time

Job summary

تبحث شركة الخدمات البيئية عن شخص موهوب للانضمام إلى فريقها في الرياض كمنسق إداري. ستكون مسؤوليته الرئيسية هي إدارة التواصل مع الجهات الحكومية وضمان الامتثال للتنظيمات المطلوبة. كما سيعمل على تنظيم العقود والتنسيق مع العملاء وضمان سير الخدمات بسلاسة. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 إلى 4 سنوات في مجال إداري أو تنسيق العملاء، مع مهارات قوية في التنظيم والتواصل باللغتين العربية والإنجليزية.

Qualifications

• خبرة من 2 إلى 4 سنوات في إدارة، الالتزام، أو تنسيق العملاء.

Responsibilities

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية مع السلطات والهيئات الحكومية.
• جمع وتنظيم وصيانة جميع عقود العملاء.
• دعم التخطيط اللوجستي لتوفير خدمات فعالة.
• المساعدة في إعداد وتقديم العطاءات.
• إعداد الشهادات الشهرية لتأكيد الامتثال.

Skills

المهارات التنظيمية والتعدد المهام

إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك)

مهارات التواصل الكتابي والشفهي الممتازة (بالإنجليزية والعربية)

الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من الدقة

القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر

Education

درجة في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Key Responsibilities

• Regulatory Liaison:
  Serves as the primary point of contact with relevant authorities and government agencies.
  Assists with applications and renewals for business permits and licenses, ensuring ongoing compliance.
  Monitors regulatory updates and communicates required changes to management.
• Contract Management:
  Collects, organizes, and maintains all client and third-party service contracts in a central system.
  Tracks contract timelines and manages renewal schedules.
  Ensures all contractual documentation is current and accessible.
• Logistics & Client Coordination:
  Assists in planning logistics to support efficient routing for collections and deliveries.
  Coordinates with clients, including hospitals and specialized facilities, to align services with their needs.
  Schedules pickups and services based on volume and compliance requirements.
• Tender & Procurement Management:
  Supports the preparation and submission of tenders, ensuring accuracy and timely delivery.
  Maintains detailed records of tender documentation, submissions, and outcomes.
• Reporting & Invoicing:
  Prepares monthly treatment certifications for clients to confirm compliance.
  Manages invoicing for specialized services, such as liquid waste and filter disposal.

Qualifications

• Education: Degree in Business Administration, Office Management, or a related field.
• Experience: 2–4 years in an administrative, compliance, or client coordination.
• Skills:
  • Strong organizational and multitasking abilities
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook)
  • Excellent written and verbal communication skills (English & Arabic)
  • Attention to detail and a high level of accuracy
  • Ability to handle confidential information with discretion