Office Administrator & Document Controller

Sener; Lisboa; Presencial; EUR 18 000 - 24 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Engivia, empresa do Grupo Sener, procura um Office Administrator & Document Controller para assegurar o bom funcionamento do escritório de Lisboa e apoiar áreas administrativas como Contabilidade, RH, HSE e Compliance.

O candidato ideal terá formação em Administração, conhecimentos avançados de MS Office, experiência em gestão documental e capacidade de trabalhar em ambiente internacional, dinâmico e cross-funcional.

Qualificações

• Conhecimentos de Microsoft Office e gestão documental.
• Experiência prévia em funções administrativas.
• Valorizada experiência em engenharia/gestão de projetos.
• Conhecimentos de faturação e gestão de fornecedores.
• Capacidade de organizar, planeamento e confidencialidade.

Responsabilidades

• Gestão do escritório: assegurar o funcionamento diário, coordenar serviços administrativos e manter agendas.
• Controlo documental: manter sistemas de gestão, arquivar e rastrear documentos técnicos e contratuais.
• Apoio administrativo e financeiro: apoiar a equipa financeira, processamento de faturas e registos contabilísticos.
• Recursos Humanos: apoiar recrutamento, onboarding e documentação de colaboradores.
• HSE, compliance e governação: apoiar procedimentos de saúde, segurança, ambiente e conformidade.
• Apoiar a Direção: elaboração de apresentações, relatórios e gestão de informações confidenciais.

Conhecimentos

Português fluente

Inglês bom

Formação académica

Formação em Administração, Gestão, Contabilidade, Secretariado, Gestão Documental

Ferramentas

SharePoint

Autodesk Construction Cloud

Aconex

Procore

Descrição da oferta de emprego

Quem somos?

Na Engivia, empresa do Grupo Sener, desenvolvemos soluções de engenharia e consultoria para projetos complexos e multidisciplinares, em Portugal e noutros mercados internacionais. Trabalhamos num ambiente profissional, dinâmico e internacional, colaborando com diferentes empresas, equipas técnicas, clientes e parceiros do Grupo Sener. Neste momento, procuramos reforçar a nossa equipa em Lisboa com uma pessoa organizada, rigorosa e proativa, que assegure a coordenação administrativa do escritório e preste apoio nas áreas de controlo documental, contabilidade, recursos humanos, compliance e gestão interna.

Qual será a sua missão?

Como Office Administrator & Document Controller, será responsável por assegurar o bom funcionamento diário do escritório de Lisboa e apoiar a organização administrativa e documental da empresa. A função combina responsabilidades de gestão de escritório, controlo documental e suporte administrativo às áreas Financeira, Recursos Humanos, HSE, Compliance e Direção.

Quais serão as suas responsabilidades?

Gestão do escritório

• Assegurar o funcionamento diário do escritório e coordenar os serviços administrativos gerais.


• Gerir fornecedores, compras, material de escritório, instalações e serviços contratados.


• Organizar reuniões, visitas, deslocações e outras necessidades logísticas.


• Acompanhar contratos e serviços relacionados com o funcionamento do escritório.


• Atuar como ponto de contacto com consultores externos, fornecedores e parceiros de negócio.

Controlo documental

• Manter sistemas eficazes de controlo documental, arquivo e gestão de registos.


• Receber, registar, classificar, distribuir e arquivar documentação técnica, administrativa e contratual.


• Verificar a nomenclatura, numeração, formato, revisão e estado dos documentos.


• Assegurar a rastreabilidade e a correta organização da documentação.


• Apoiar a gestão de acessos, permissões, altas, baixas e incidências nas plataformas documentais.


• Coordenar entregas documentais através das plataformas internas e das plataformas dos clientes.


• Apoiar a implementação e o acompanhamento dos procedimentos de revisão, aprovação e emissão de documentos.


• Preparar registos, listagens, relatórios de estado e indicadores de controlo documental.


• Prestar apoio e orientação às equipas relativamente aos procedimentos e ferramentas de gestão documental.

Apoio administrativo e financeiro

• Prestar apoio administrativo à equipa Financeira.


• Apoiar o processamento e acompanhamento de faturas de clientes e fornecedores.


• Recolher, verificar e organizar documentação contabilística.


• Apoiar o controlo de despesas, notas de gastos, ordens de compra e pagamentos.


• Manter atualizados os registos administrativos e financeiros.


• Coordenar a troca de informação com contabilistas, consultores fiscais, bancos e outros prestadores externos.


• Apoiar os processos de fecho mensal e a preparação da documentação solicitada pela equipa Financeira.

Recursos Humanos

• Prestar apoio administrativo aos processos de recrutamento, contratação, integração e saída de colaboradores.


• Preparar e organizar a documentação necessária para novas admissões.


• Coordenar atividades de onboarding, incluindo equipamentos, acessos, formação inicial e integração no escritório.


• Manter atualizados os registos e documentos administrativos dos colaboradores.


• Apoiar a gestão de férias, ausências, formação e medicina do trabalho, em coordenação com as equipas responsáveis.


• Manter a confidencialidade da informação pessoal e laboral.

HSE, compliance e governação

• Coordenar atividades administrativas relacionadas com Saúde, Segurança e Ambiente.


• Apoiar a organização de documentação de medicina do trabalho, prevenção, seguros e formação obrigatória.


• Apoiar atividades de compliance, governação societária e controlo interno.


• Acompanhar prazos, certificados, seguros, procurações, contratos e documentação corporativa.


• Colaborar na preparação de auditorias, inspeções e pedidos de informação.


• Assegurar o arquivo adequado das principais evidências administrativas e de conformidade.

Apoio à Direção

• Prestar apoio executivo e administrativo à equipa de gestão.


• Preparar apresentações, relatórios, atas, correspondência e documentação de suporte.


• Coordenar reuniões e acompanhar os respetivos assuntos pendentes.


• Tratar informação sensível e confidencial com rigor e discrição.

O que procuramos?

• Formação em Administração, Gestão, Contabilidade, Secretariado, Gestão Documental ou área semelhante.


• Experiência prévia em funções administrativas, gestão de escritório, contabilidade administrativa ou controlo documental.


• Será valorizada experiência em empresas de engenharia, construção, consultoria ou gestão de projetos.


• Bons conhecimentos de Microsoft Office, especialmente Excel, Word, PowerPoint, Outlook e Teams.


• Experiência com SharePoint e plataformas de gestão documental.


• Será valorizado o conhecimento de plataformas como Autodesk Construction Cloud, Aconex, Procore ou equivalentes.


• Conhecimentos básicos de faturação, contabilidade e gestão de fornecedores.


• Português fluente e bom nível de inglês, escrito e falado.


• Será valorizado o conhecimento de espanhol.


• Capacidade para lidar com informação confidencial.

Competências pessoais

• Forte capacidade de organização, planeamento e definição de prioridades.


• Rigor, atenção ao detalhe e orientação para a qualidade.


• Autonomia, iniciativa e sentido de responsabilidade.


• Capacidade para gerir diferentes atividades e interlocutores.


• Boa comunicação e facilidade de relacionamento.


• Orientação para a resolução de problemas.


• Flexibilidade e capacidade de adaptação a um ambiente internacional e em crescimento.


• Espírito de equipa e vocação de serviço interno.

O que oferecemos?

• Integração numa empresa de engenharia pertencente a um grupo internacional.


• Participação num projeto empresarial em crescimento em Portugal.


• Ambiente de trabalho colaborativo, multidisciplinar e internacional.


• Estabilidade profissional e possibilidade de desenvolvimento dentro do Grupo Sener.


• Formação contínua e aprendizagem em diferentes áreas da gestão empresarial.


• Condições salariais e benefícios competitivos, de acordo com a experiência da pessoa selecionada.

Na Engivia, valorizamos a diversidade e promovemos um ambiente de trabalho inclusivo, baseado no respeito, na igualdade de oportunidades e no desenvolvimento profissional.