Executive Assistant - French (M/W/D)

Randstad Portugal; Setúbal; Híbrido; EUR 30 000 - 42 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Hybrid work model

40 hours per week

Inclusive culture

Resumo da oferta

Randstad Portugal cherche un Executive Assistant à Lisbonne, rattaché directement au UK Manager, pour agir comme partenaire d’affaires et gérer des agendas complexes à travers différents fuseaux horaires.

Le candidat idéal maîtrise l’anglais, possède une expérience administrative et des compétences avancées dans Microsoft Office et CRM. Le poste offre un cadre hybride avec une culture inclusive et des perspectives de carrière internationales.

Qualificações

• Anglais courant est obligatoire.
• Formation supérieure ou bac+2+/3 souhaité pour le rôle administratif.
• Expérience dans le service client haut de gamme est un plus.

Responsabilidades

• Gestion proactive des agendas avec fuseaux horaires variés (Teams/Zoom).
• Gestion de la boîte de réception et priorisation des mails avec outils modernes.
• Organisation des déplacements nationaux et internationaux (vols, hôtels, visas).
• Interface avec les départements RH, Finance, IT et Juridique et tenue à jour CRM et pipelines de ventes.
• Support aux projets: notes de frais, timesheets et conformité.

Conhecimentos

Organisation

Multitâche

Analytique

Discrétion

Hands-on

Anglais courant

Microsoft Office

CRM

Formação académica

Baccalauréat

Ferramentas

Microsoft Office

CRM systems

Descrição da oferta de emprego

Vous êtes un as de l'organisation, vous avez toujours trois coups d'avance et vous souhaitez accompagner les associés d'un leader mondial du courtage d'assurances et de la gestion des risques ? Alors, c'est votre chance !

Pour notre client, un leader mondial du conseil en assurances, en gestion des risques et en santé, nous recherchons un Executive Assistant (h/f/d) basé à Lisbonne.

Dans ce rôle, vous serez directement rattaché(e) au UK Manager et agirez en tant que Business Partner de confiance pour les associés de l'entreprise. Vous jonglerez avec des agendas complexes sur différents fuseaux horaires et veillerez au bon déroulement des opérations au plus haut niveau.

Responsabilités :

• Gestion proactive des agendas : Planification stratégique des réunions internes/externes et gestion des fuseaux horaires (Teams, Zoom).
• Optimisation des flux de travail : Gestion efficace de la boîte de réception, priorisation des e-mails et utilisation d'outils modernes (y compris l'IA) pour l'optimisation des processus.
• Organisation des déplacements : Planification et réservation de voyages d'affaires complexes, nationaux et internationaux (vols, hôtels, visas, logistique).
• Rôle d'interface : Étroite collaboration avec les départements RH, Finance, IT et Juridique, ainsi que la tenue à jour des bases de données CRM et des pipelines de ventes.
• Support aux projets : Préparation des notes de frais, suivi du temps de travail (timesheets) et soutien aux processus contractuels et de conformité (compliance).

Votre profil :

• Formation : Baccalauréat (12o ano) ou diplôme d'études supérieures.
• Expérience : Expérience professionnelle solide dans le domaine administratif ou le service client haut de gamme.
• Langues : Anglais courant (obligatoire) ; la maîtrise d'autres langues (comme l'allemand) est un grand plus.
• Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office et idéalement une première expérience avec les systèmes CRM.
• Soft Skills : Excellentes capacités d'organisation et de multitasking, esprit d'analyse, discrétion absolue et un état d'esprit proactif et terrain (hands-on).

Ce qui vous est offert :

• Évolution : De passionnantes opportunités de carrière au sein d'un projet international solide et pérenne.
• Flexibilité : Un modèle de travail hybride attractif (Télétravail & Bureau à Lisbonne).
• Équilibre vie pro/vie perso : Semaine de travail régulière de 40 heures.
• Culture d'entreprise : Un environnement de travail inclusif, diversifié et axé sur l'égalité des chances, qui valorise les talents indépendamment de leur origine, genre ou parcours.

Prêt(e) à franchir la prochaine étape de votre carrière?