Document Controller

Systra; Porto; Híbrido; EUR 33 000 - 52 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Teletrabalho até 2 dias/semana

Resumo da oferta

A SYSTRA Portugal procura um Document Controller para assegurar a gestão, controlo e rastreabilidade de toda a documentação de projetos de grande dimensão. Será o ponto central entre equipas internas e stakeholders externos, assegurando conformidade com requisitos contratuais e normativos.

O candidato ideal tem formação superior relevante, pelo menos 3 anos de experiência e é fluente em português, com valorização de espanhol/inglês.

Qualificações

• Formação superior em Engenharia, Gestão, Arquivística ou área relevante.
• Experiência mínima de 3 anos em controlo documental em projetos de engenharia/construção de grande escala.
• Conhecimento de EDMS (ACC, SharePoint, Documentum, ProjectWise ou equivalente).
• Boa organização, atenção ao detalhe e gestão de prioridades.
• Boa comunicação e trabalho em equipa.

Responsabilidades

• Gerir o ciclo de vida completo da documentação do projeto: receção, registo, distribuição, revisão, arquivo e fecho.
• Codificação, versionamento e classificação documental conforme os standards do projeto.
• Controlo de fluxos de aprovação de documentos técnicos (desenhos, especificações, relatórios, RFIs).
• Manter atualizados EDMS garantindo integridade e acessibilidade da informação.
• Preparar relatórios periódicos de controlo documental (status reports, overdue documents).
• Cooperar com equipas de engenharia, construção, qualidade e cliente para alinhamento documental.
• Assegurar cumprimento de requisitos contratuais e auditorias documentais.
• Apoiar melhoria de procedimentos de gestão documental.

Conhecimentos

Organização

Atenção ao detalhe

Gestão de prioridades

Comunicação

Trabalho em equipa

Fluência em PT

Formação académica

Engenharia/Gestão/Arquivística

Ferramentas

ACC

Aconex

SharePoint

ProjectWise

MS Office

Descrição da oferta de emprego

A SYSTRA é um grupo francês, líder em consultoria e engenharia para infraestrutura de transporte. Imaginar e implementar as soluções de transporte mais seguras, eficientes e econômicas, é isso que nos guia no dia a dia. Graças ao know-how de nossos 12000 especialistas em todo o mundo, estamos envolvidos em todas as fases dos projetos de transporte: estudos preliminares e de projeto, fases de construção, testes e comissionamento, operação e manutenção.

Nossos colaboradores são extremamente comprometidos no objetivo em propiciar às pessoas, ao redor do mundo, a oportunidade de se mover livremente todos os dias. Equipes multidisciplinares que colocam toda a sua experiência empresarial e qualidades humanas para trabalhar na transformação do mundo através de meios de transporte inovadores. Junte-se a nós e vamos criar o transporte público de amanhã.

Nossa ambição é ser a referência em soluções de transporte e líder em mobilidade.

A SYSTRA Ibérica & Hispanoamerica conta com mais de 600 funcionários distribuídos entre Espanha, Portugal, Chile, Peru, Colombia & Panamá.

Conheça-nos acessando nosso site: https: SYSTRA Ibérica e Hispanoamérica - Ibérica & Hispanoamérica

Context

O Document Controller é responsável por assegurar a gestão, controlo e rastreabilidade de toda a documentação do projeto, garantindo conformidade com os requisitos contratuais, normativos e procedimentos internos. Atua como ponto central na organização e distribuição de documentos técnicos e administrativos entre equipas internas e stakeholders externos

Missions/Main Duties

Reportará à Diretora de Projetos (Systra Portugal), responsável pelo desenvolvimento de projetos locais. Suas tarefas compreendem:

• Gerir o ciclo de vida completo da documentação do projeto (receção, registo, distribuição, revisão, arquivo e fecho).
• Assegurar a correta codificação, versionamento e classificação documental conforme os standards do projeto.
• Controlar fluxos de aprovação de documentos técnicos (desenhos, especificações, relatórios, submittals, RFIs, etc.).
• Manter atualizados os sistemas de gestão documental (EDMS), garantindo integridade e acessibilidade da informação.
• Preparar e emitir relatórios periódicos de controlo documental (status reports, overdue documents, tracking logs).
• Coordenar com equipas de engenharia, construção, qualidade e cliente para garantir alinhamento documental.
• Garantir cumprimento de requisitos contratuais e auditorias documentais.
• Apoiar na implementação e melhoria contínua de procedimentos de gestão documental.
• Assegurar controlo de correspondência oficial do projeto (entradas e saídas).

Profile/Skills

Requisitos

• Formação superior em Engenharia, Gestão, Arquivística ou área relevante (preferencial).
• Experiência mínima de 3 anos em controlo documental em projetos de engenharia/construção de grande escala.
• Conhecimento de sistemas EDMS (ex.: ACC, SharePoint, Documentum, ProjectWise ou equivalente).
• Experiência em ambientes multidisciplinares e internacionais (preferencial).
• Conhecimento de normas ISO relevantes (ex.: ISO 9001).
• Elevada capacidade de organização, atenção ao detalhe e gestão de prioridades.
• Boa capacidade de comunicação e trabalho em equipa.
• Fluência em português (obrigatório); espanhol/inglês são valorizados.

Competências-Chave

• Rigor e orientação para o detalhe
• Gestão de informação e organização
• Proatividade e autonomia
• Capacidade de trabalho sob pressão e cumprimento de prazos
• Pensamento estruturado e analítico

Ferramentas

• EDMS (ACC, Aconex, SharePoint, etc.)
• Microsoft Office (Excel avançado valorizado)
• Plataformas colaborativas (Teams, etc.)

Condições

• Integração em projeto de grande dimensão e complexidade
• Ambiente internacional e multidisciplinar
• Até dois de teletrabalho remoto por semana

Systra is an equal opportunities company; this position is open to all applicants.

Workplace Type

Hybrid