Business Office Manager (English And German Speaker)

Olisipo; Lisboa; Hybrid; EUR 17,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Health insurance

Udemy training

On-site and remote training at Olisipo

Free certifications

Discounts at Olisipo Partners

Free psychological consultations

Salary advance option

Job summary

Olisipo procura profissional para apoiar a gestão administrativa e operacional, com foco em RH local, onboarding/offboarding e payroll. Será necessário apoiar questões fiscais, pagamentos e controlo de custos, colaborando com equipas internacionais e com a área financeira.

O regime de trabalho é híbrido, com formação online Udemy, benefícios de bem-estar e oportunidades de certificação. A posição envolve gestão de documentação, compras, IT e conformidade interna.

Qualifications

• Experiência em gestão administrativa ou operacional segura e organizada.
• Conhecimentos básicos de RH, incluindo folha de pagamento e administração de staff.
• Fluência em inglês e alemão, falado e escrito (obrigatória).
• Boas capacidades organizacionais, de comunicação e gestão de prioridades.
• Atenção aos detalhes, sentido de responsabilidade e resolução de problemas.
• Capacidade de colaborar com equipas internacionais e várias áreas funcionais.

Responsibilities

• Coordenar tarefas locais de RH, incluindo atualização de dados de funcionários, onboarding e offboarding, e apoiar atividades de payroll.
• Apoiar funcionários em assuntos administrativos relacionados com HR e contactar equipas locais e centrais.
• Assegurar comunicação com entidades oficiais sobre impostos, contribuições para a segurança social e processamento de payroll.
• Monitorizar processos de aquisição e pagamentos, desde ordens de compra até ao pagamento de faturas.
• Coordenar assuntos de faturação e pagamentos com as equipas de contabilidade e finanças centrais.
• Fornecer suporte administrativo à gestão local, incluindo gestão de equipamentos, consumíveis e procedimentos de escritório.
• Apoiar a implementação de políticas internas, diretrizes e requisitos de compliance.
• Monitorizar questões operacionais relacionadas com processos internos, despesas de viagem, aluguer de carro e serviços de TI.
• Assegurar a correcta organização e manutenção de documentação e dados.
• Colaborar com equipas de outros mercados conforme necessário, garantindo continuidade de negócio.

Job description

Profile:

• Experience in administrative or operational management support roles;


• Basic knowledge of Human Resources, including payroll and staff administration processes;


• Knowledge of finance, invoicing, payments and procurement processes;


• Fluency in English and German, both spoken and written (mandatory);


• Good organisational, communication and priority-setting skills;


• Attention to detail, a sense of responsibility and problem-solving skills;


• Ability to collaborate effectively with international teams and across different functional areas.

Responsibilities:

• Coordinate local Human Resources tasks, including updating employee data, onboarding and offboarding processes, and supporting payroll activities;


• Support employees with administrative matters relating to HR processes and liaise with local and central teams;


• Ensure communication with official bodies regarding tax matters, social security contributions and payroll processing;


• Monitor procurement and payment processes, from purchase orders through to the settlement of invoices;


• Coordinate matters relating to invoicing and payments with the central accounting and finance teams;


• Provide administrative support to local management, including the management of office equipment, supplies and procedures;


• Support the implementation of internal policies, guidelines and compliance requirements;


• Monitor and elevate operational issues relating to internal processes, travel expenses, car leasing and IT services;


• Ensure the correct organisation and maintenance of documentation and data;


• Collaborate with teams from other markets where necessary, ensuring business continuity.

We offer:

• Health insurance;


• Free online training through the Udemy platform;


• On-site and remote training at Olisipo's Learning Center;


• Free certifications (after passing the exam);


• Discounts at Olisipo Partners (in the areas of health and well-being, fitness, travel, among others);


• Free psychological consultations;


• Possibility of a salary advance, without commissions.

Regime de trabalho híbrido.