starszy referent/starsza referentka

TOP 100 KANCELARII; Sępólno Krajeńskie; On-site; PLN 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Sępólnie Krajeńskim poszukuje osoby na stanowisko starszego referenta ds. organizacyjnych w Sekcji Organizacyjno - Kadrowej. Zakres obowiązków obejmuje prowadzenie kancelarii, obsługę EZD RP, archiwizację i przygotowywanie korespondencji.

Wymagane jest wykształcenie średnie, minimum 3 miesiące doświadczenia w administracji publicznej, prawo jazdy kat. B oraz biegła obsługa MS Office.

Qualifications

• Wykształcenie: średnie.
• Co najmniej 3 miesiące doświadczenia w administracji publicznej lub na podobnym stanowisku.
• Posiadanie prawa jazdy kat. B.
• Znajomość MS Office i EZD RP.
• Dobra komunikatywność i organizacja pracy.

Responsibilities

• Prowadzi kancelarię ogólną i sekretariat komendanta powiatowego.
• Obsługuje EZD RP i rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.
• Redaguje pisma i korespondencję okolicznościową.
• Prowadzi archiwum oraz archiwizację dokumentów.
• Współorganizuje uroczystości i apele.
• Nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej i obiegu dokumentów.

Skills

Komunikatywność

Dyspozycyjność

Systematyczność

Kultura osobista

Education

Średnie

Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia

Tools

MS Office

EZD RP

Job description

Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Sępólnie Krajeńskim

Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko:

starszy referent/starsza referentka do spraw organizacyjnych Sekcja Organizacyjno - Kadrowa

89-400 Sępólno Krajeńskie ul. Sienkiewicza 54

Zakres Zadań Wykonywanych Na Stanowisku Pracy

• prowadzi kancelarię ogólną i sekretariat komendanta powiatowego
• obsługuje System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP)
• prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej
• ewidencjonuje pieczęcie i stemple w komendzie powiatowej
• koordynuje kontrole wewnętrzne komórek organizacyjnych komendy powiatowej
• prowadzi dokumentację związaną ze sprawozdawczością miesięczną, kwartalną, półroczną i roczną
• redaguje pisma i przygotowuje korespondencję okolicznościową (listy, gratulacje, dyplomy)
• pełni nadzór nad przestrzeganiem zapisów instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i obiegu dokumentów w komendzie powiatowej
• prowadzi archiwum komendy powiatowej i sprawy związane z archiwizacją i brakowaniem dokumentów
• współorganizuje uroczystości, okolicznościowe apele i zawody sportowo – pożarnicze

Warunki pracy

• praca administracyjno – biurowa w siedzibie komendy, od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 – 15:30, w sytuacjach kryzysowych możliwa praca poza standardowymi godzinami pracy oraz w dni wolne od pracy i święta,
• bezpośredni i telefoniczny kontakt z petentami,
• główne stanowisko pracy zlokalizowane jest na parterze,
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie. Wymuszona pozycja ciała, czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej,
• praca wymagająca dobrej komunikatywności i organizacji pracy.

Miejsce i Otoczenie Organizacyjno-techniczne Stanowiska Pracy

• praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera, urządzeń biurowych, z oświetleniem mieszanym: światło dzienne i oświetlenie sztuczne,
• Komenda posiada również własne archiwum zakładowe, które usytuowane jestna I piętrze budynku B,
• bariery architektoniczne: budynek nie jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo, poruszających się na wózku inwalidzkim (brak podjazdów, wind, drzwi odpowiedniej szerokości oraz odpowiednio przystosowanych toalet), dostęp do stanowiska pracy prowadzi poprzez bieg schodowy.

Inne Informacje

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
• miejsce składania dokumentów: Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Sępólnie Krajeńskim, ul. Sienkiewicza 54, 89-400 Sępólno Krajeńskie – sekretariat Komendanta Powiatowego PSP w Sępólnie Krajeńskim (W ZAMKNIĘTEJ KOPERCIE),
• kopertę należy opisać: „NABÓR DO PRACY NA STANOWISKO STARSZY REFERENT DS. ORGANIZACYJNYCH” - z podaniem imienia i nazwiska kandydata.
• w ofercie należy podać dane kontaktowe – adres do korespondencji, adres email, numer telefonu.
• wszystkie składane dokumenty muszą być opatrzone bieżącą datą i podpisem własnoręcznym.
• na wszystkich składanych kopiach dokumentów (każda zapisana strona) należy umieścić następującą adnotację: „Potwierdzam zgodność z oryginałem” – data i podpis kandydata.
• każdemu kandydatowi po złożeniu dokumentów zostanie nadany przez Komisję Kwalifikacyjną numer identyfikacyjny, którym kandydat będzie posługiwał się podczas procedury naboru. Osoby, których oferty wpłyną drogą pocztową numer identyfikacyjny otrzymają drogą mailową na adres zamieszczony w CV lub w liście motywacyjnym.

Wymagania Dot. Ofert Składanych Drogą Pocztową

• wymagana forma wysyłki: list polecony priorytetowy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres: KP PSP w Sępólnie Krajeńskim, ul. Sienkiewicza 54, 89 – 400 Sępólno Krajeńskie.
• osoby, których oferty wpłyną droga pocztową numer identyfikacyjny otrzymają drogą mailową na adres zamieszczony w CV.
• Oferty złożone po wyznaczonym terminie lub które nie zawierają kompletu wymaganych dokumentów lub nie spełniają wymogów formalnych wyklucza się z dalszej procedury naboru!

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy
• co najmniej 3 miesiące doświadczenia zawodowego
• na stanowisku administracyjnym w administracji publicznej lub na stanowisku o podobnym zakresie zadań

Poształe Wymagania Niezbędne

• posiadanie prawa jazdy kat. B
• znajomość przepisów w zakresie ochrony przeciwpożarowej, prawa administracyjnego oraz zasad służby cywilnej i etyki korpusu służby cywilnej
• znajomość i umiejętność obsługi pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych
• komunikatywność, dyspozycyjność, systematyczność, wysoka kultura osobista, odporność na stres, kreatywność i samodzielność
• nieposzlakowana opinia
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 roku do dnia 31 lipca 1990 roku pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 roku o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 01 sierpnia 1972 roku lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 01 sierpnia 1972 roku
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs kancelaryjno - archiwalny I stopnia
• znajomość obsługi Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP)
• znajomość pragmatyki służbowej

Dokumenty i Oświadczenia Niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie prawa jazdy kat. B
• oświadczenia w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia

Dokumenty i Oświadczenia Dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu kancelaryjno – archiwalnego I stopnia