Specjalista / Specjalistka ds. Administracji i Wsparcia Zarządu

Ekovoltis; Warszawa; On-site; PLN 67,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Umowa o pracę

Opieka medyczna Medicover

Karta na zajęcia sportowe

Ubezpieczenie na życie

Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin

Job summary

Firma Ekovoltis w Warszawie poszukuje osoby na stanowisko administracyjne/recepcyjne, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennych zadaniach.

Zakres obejmuje obsługę recepcji, wystawianie faktur, obieg dokumentów, monitorowanie płatności, korespondencję, organizację podróży służbowych i administracyjne wsparcie zespołu.

Qualifications

• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w obsłudze dokumentów finansowych.
• Znajomość podstaw dokumentacji księgowej (faktury, korekty, rozliczenia) będzie dodatkowym atutem.
• Znajomość KSeF lub gotowość nauki w krótkim czasie.
• Biegła obsługa MS Office / Microsoft 365, w tym Excel i OneDrive.
• Umiejętność komunikacji w języku angielskim na poziomie umożliwiającym swobodny dialog.
• Dokładność, dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją terminów.
• Samodzielność, wysoka kultura osobista i zachowanie poufności w sprawach Zarządu i firmy.
• Chęć wsparcia zespołu i kontaktu z klientami

Responsibilities

• Profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości, klientów i pracowników na recepcji
• Procesowanie faktur zakupowych i kosztowych oraz monitorowanie terminów płatności
• Wyjaśnianie z księgowością i kontrahentami korekt, rozliczeń i rozbieżności
• Wystawianie faktur i nadawanie uprawnień w KSeF
• Przygotowywanie dyspozycji przelewów i rozliczanie płatności kartą służbową
• Koordynacja obiegu, podpisów i archiwizacji dokumentów
• Weryfikacja nowych kontrahentów (KYC)
• Obsługa firmowych skrzynek mailowych oraz korespondencji i przesyłek
• Bieżące wsparcie Zarządu: podróże służbowe, spotkania, rezerwacje
• Administrowanie folderem procedur oraz obsługa podpisu i pieczęci kwalifikowanej
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura

Skills

MS Office

Excel

OneDrive

Komunikacja

Tools

Microsoft 365

Job description

Opis stanowiska:

Do naszego biura w Warszawie szukamy osoby, która……zadba o sprawne funkcjonowanie biura i wesprze Zarząd w codziennej pracy. Kogoś, kto dopilnuje prawidłowego obiegu faktur i dokumentów, terminowości płatności oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy.Szukamy osoby z doświadczeniem w pracy administracyjnej, recepcyjnej, która dobrze odnajduje się w tematach faktur, przelewów i obiegu dokumentów. Nasze systemy i procedury przedstawimy w trakcie wdrożenia.Cenisz porządek i terminowość? Potrafisz sprawnie przechodzić między różnymi zadaniami i ustalać priorytety? To bardzo dobry start.Jeśli dodatkowo wiesz, że:Rzetelnie prowadzona dokumentacja oszczędza czas całej firmie,Dobra organizacja biura to wsparcie dla każdego zespołu,A sprawy załatwione na czas nie wracają jako problemy,to bardzo możliwe, że szukamy właśnie Ciebie.

Twoim zadaniem będzie:

• Profesjonalne przyjmowanie i obsługa gości, klientów i pracowników firmy na recepcji
• Procesowanie faktur zakupowych i kosztowych oraz monitorowanie terminów płatności
• Wyjaśnianie z księgowością i kontrahentami korekt, rozliczeń i rozbieżności
• Wystawianie faktur i nadawanie uprawnień w KSeF
• Przygotowywanie dyspozycji przelewów i rozliczanie płatności kartą służbową
• Koordynacja obiegu, podpisów i archiwizacji dokumentów
• Weryfikacja nowych kontrahentów (KYC)
• Obsługa firmowych skrzynek mailowych oraz korespondencji i przesyłek
• Bieżące wsparcie Zarządu: podróże służbowe, spotkania, rezerwacje
• Administrowanie folderem procedur oraz obsługa podpisu i pieczęci kwalifikowanej
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura

Szukamy osoby, która:

• Ma doświadczenie na stanowisku administracyjnym, asystenckim lub w obsłudze dokumentów finansowych (faktury, przelewy, obieg dokumentów)
• Zna podstawy dokumentacji księgowej (faktury, korekty, proformy)
• Zna KSeF lub jest gotowa szybko się go nauczyć
• Sprawnie porusza się w pakiecie MS Office / Microsoft 365, w tym w Excelu i OneDrive
• Komunikuje się po angielsku na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację
• Jest dokładna, dobrze organizuje swoją pracę i pilnuje terminów, także wtedy, gdy spraw jest kilka naraz
• Jest samodzielna, ma wysoką kulturę osobistą i potrafi zachować dyskrecję w sprawach Zarządu i firmy
• Lubi kontakt z ludźmi i chętnie udziela wsparcia, zachowując przy tym rzetelność w weryfikacji dokumentów

Co oferujemy:

• Umowę o pracę
• Pracę w 8/16 – 9/17 w Biurze, ul. Taśmowa 7
• Realny wpływ na tworzenie procesów i standardów w firmie
• Kulturę organizacyjną opartą na odwadze, szacunku i otwartości
• Pracę wśród ludzi, którzy naprawdę pasjonują się energetyką i OZE
• Opieka medyczna Medicover
• Karta na zajęcia sportowe
• Ubezpieczenie na życie (też dla rodziny)
• Dodatkowy dzień wolny z okazji urodzin

Brzmi jak Ty?