Operations Manager

Digital Forms; Warszawa; Remote; PLN 150,000 - 210,000; Full time

Job summary

Digital Forms poszukuje doświadczonego Operations Managera, który stanie się kręgosłupem firmy. Będziesz dbać o to, by procesy były udokumentowane, na czas realizowane i zgodne z przepisami, od umów po rekrutację i zarządzanie dostawcami.

Będziesz raportować bezpośrednio do CEO i współpracować z liderami zespołów. To seniorska, praktyczna rola dla osoby potrafiącej uporządkować chaos, utrzymywać porządek w dokumentacji i wspierać codzienne operacje.

Qualifications

• Udokumentowane doświadczenie w administracji, operacjach lub koordynacji finansowej.
• Silne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowe.
• Biegła komunikacja w języku polskim i angielskim.
• Umiejętność samodzielnej pracy i efektywnego priorytetyzowania.
• Znajomość Notion, Slack, Google Workspace i systemów księgowych.

Responsibilities

• Nadzór nad codziennymi procesami administracyjnymi.
• Zarządzanie umowami — tworzenie, przedłużanie, zbieranie podpisów i archiwizacja.
• Obsługa faktur: wystawianie, weryfikacja, odbiór i planowanie płatności.
• Koordynacja przelewów i płatności bankowych.
• Utrzymanie porządku w bazie wiedzy (Notion) dla procesów admin i finansowych.
• Współpraca z księgowym i zewnętrznymi partnerami finansowymi.
• Wsparcie miesięcznego zamknięcia finansowego.
• Koordynacja podróży i organizacja wydarzeń.
• Wsparcie dla kadry zarządzającej poprzez komunikację między zespołami.

Skills

Organizacja pracy

Wielozadaniowość

Komunikacja dwujęzyczna (PL/EN)

Samodzielność

Priorytetyzacja zadań

Tools

Notion

Slack

Google Workspace

Systemy księgowe

Job description

O nas

At Digital Forms pomagamy firmom rosnąć poprzez transformację cyfrową — od optymalizacji procesów i automatyzacji po AI i rozwój oprogramowania na zamówienie. Pracujemy z klientami międzynarodowymi i działamy w pełni zdalnie, wspierani przez mały, ale dynamiczny zespół.

Nasz sukces zależy od silnych operacji. Wierzymy, że klarowność, struktura i dyscyplina za kulisami umożliwiają kreatywność i innowacje. Dlatego szukamy doświadczonego Operations Managera, który zadba o płynne codzienne funkcjonowanie firmy.

Rola

Jako Operations Manager będziesz organizacyjnym kręgosłupem Digital Forms. Zapewnisz, że wszystko jest ustrukturyzowane, udokumentowane i realizowane na czas — od umów i faktur po wsparcie rekrutacji i zarządzanie dostawcami. Będziesz raportować bezpośrednio do CEO i ściśle współpracować z liderami zespołów.

Jest to seniorska, praktyczna rola dla osoby, która przejmuje odpowiedzialność, lubi tworzyć porządek z chaosu i chce zapewnić, że codzienne operacje firmy są efektywne, zgodne z przepisami i transparentne.

Obowiązki

Administracja i operacje

• Nadzór nad codziennymi procesami administracyjnymi
• Zarządzanie umowami — tworzenie, przedłużanie, zbieranie podpisów i archiwizacja
• Obsługa faktur: wystawianie, weryfikacja, odbiór i planowanie płatności
• Koordynacja przelewów i płatności bankowych
• Utrzymanie porządku w bazie wiedzy (Notion) dla procesów admin i finansowych

Koordynacja finansowa

• Współpraca z księgowym i zewnętrznymi partnerami finansowymi
• Wsparcie miesięcznego zamknięcia finansowego
• Zarządzanie budżetami na zakupy i wydatki firmowe

Wsparcie HR i rekrutacji

• Przygotowywanie i zarządzanie umowami dla nowych pracowników i kontraktorów

Koordynacja podróży i wydarzeń

• Rezerwacja hoteli, pociągów i lotów dla zespołu
• Organizacja wydarzeń wewnętrznych i spotkań firmowych

Zarządzanie procesami i wiedzą

• Ciągłe dokumentowanie i usprawnianie procesów wewnętrznych

Wsparcie dla kadry zarządzającej

• Wsparcie CEO w koordynacji komunikacji między zespołami, dostawcami i partnerami

Wymagania obowiązkowe

• Udokumentowane doświadczenie w administracji, operacjach lub koordynacji finansowej
• Silne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowe z dbałością o szczegóły
• Biegła komunikacja w języku polskim i angielskim
• Umiejętność samodzielnej pracy i efektywnego priorytetyzowania
• Znajomość narzędzi: Notion, Slack, Google Workspace, systemy księgowe

Wymagania mile widziane

• Doświadczenie w pracy zdalnej lub międzynarodowej
• Zrozumienie operacji B2B i procesów finansowych
• Zainteresowanie ciągłym usprawnianiem procesów i dokumentacją