Office Operations Assistant

DOU Polska; Województwo mazowieckie; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

20 оплачиваемых дней отпуска

Медицинское страхование

Поддержка мероприятий и участие в обуч

Дружелюбный коллектив

Job summary

Softsich — международная технологическая компания, ищет инициативного и опытного помощника по организации работы офиса в Варшаве. Ваша задача — обеспечить бесперебойную работу офиса, координировать закупки, переговоры с поставщиками и бюджет офиса.

Вы будете организовывать деловые поездки, сопровождать команды, готовить контракты и документацию, а также поддерживать HR-процессы и корпоративные мероприятия. Требуется минимум 2 года опыта, знание Excel/Google Sheets и способность работать в

Qualifications

• Опыт работы в офис-менеджменте не менее 2 лет.
• Умение организовывать закупки и работать с поставщиками, ведение контрактов.
• Опыт координации международных деловых поездок и мероприятий.

Responsibilities

• Управление повседневной деятельностью офиса в Варшаве; координация работы удалённого киевского офиса.
• Организация закупок, поддержание отношений с поставщиками, бюджет офиса и переговоры по контрактам.
• Обеспечение бесперебойной работы сотрудников; подготовка документов и кадровых процессов; организация корпоративных мероприятий.

Skills

Office management

Vendor management

Event coordination

Budgeting

Excel

Google Sheets

Education

Высшее образование в области управления/администрирования

Tools

HRIS

Google Workspace

Job description

Softsich — международная технологическая компания, разрабатывающая масштабируемые цифровые B2B-платформы. Мы ищем инициативного и опытного помощника по организации работы офиса , готового взять на себя ответственность за повседневную работу офиса в Варшаве, координировать деловые поездки и управлять административными процессами.

Мы ищем человека, который не просто поддерживает работу системы, а делает её более эффективной. На этой должности у вас будет возможность самостоятельно совершенствовать процессы, создавать комфортную офисную атмосферу, координировать международные деловые поездки и обеспечивать бесперебойную работу сотрудников.

В ваши основные обязанности будет входить:

Управление и организация работы офиса

• Управление повседневной деятельностью варшавского офиса и удаленная координация работы киевского офиса.
• Самостоятельная организация закупок, поддержание отношений с поставщиками, ведение переговоров по контрактам и управление офисным бюджетом.
• Оптимизируйте офисные процессы, заблаговременно решайте операционные проблемы и создавайте привлекательную рабочую атмосферу.

Деловые поездки и логистика мероприятий

• Обеспечивать комплексное сопровождение деловых поездок, включая перелеты, проживание, транспорт и внесение изменений в последнюю минуту.
• Оказывать поддержку команде по связям с общественностью в организации логистики конференции и поддерживать надежную сеть поставщиков туристических услуг.

Поддержка отдела кадров и организации командных мероприятий

• Совместно с отделом кадров организовывать внутренние мероприятия, командные активности и инициативы по вовлечению сотрудников.
• Управление корпоративной продукцией и подарками, включая контроль качества, упаковку, дистрибуцию и доставку по всей Польше.
• Координировать действия логистических партнеров, отслеживать отправления и самостоятельно решать проблемы с доставкой.

Подготовка к работе, кадровое администрирование и оформление документации.

• Организация административной подготовки к приему на работу, включая подготовку соглашений о неразглашении, деловых контрактов и других документов, связанных с трудоустройством.
• Вести точную документацию по сотрудникам в системе управления персоналом (HRIS), координировать электронную подпись и обеспечивать полноту и точность документации.
• Подготовка кадровых документов, координация передачи информации специалистам по работе с персоналом, а также поддержка процессов приема и увольнения сотрудников.

Это Совпадение, Если у Вас Есть

• Опыт работы в сфере управления офисом, оказания помощи руководителям или координации оперативной деятельности не менее 2 лет.
• Подтвержденный опыт организации сложных, многоэтапных международных деловых поездок.
• Практический опыт в управлении поставщиками, ведении переговоров с поставщиками и координации контрактов.
• Опыт управления бюджетами, отслеживания расходов и подготовки финансовых отчётов.
• Уверенное владение Excel и Google Sheets для составления отчетов, отслеживания бюджета и базового анализа данных.
• Высокие организаторские способности, внимание к деталям и умение управлять несколькими приоритетами одновременно.
• Проактивный подход и способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.
• Отличные навыки ведения переговоров и общения.
• Высокий уровень автономии, самостоятельности и личной ответственности.
• Гибкость и способность быстро адаптироваться к меняющимся приоритетам и непредвиденным ситуациям.

Языковые требования:

• Польский язык — уровень выше среднего (B2+): уверенное общение с местными поставщиками и партнерами.
• Украинский язык — свободное владение: основной язык внутренней коммуникации.
• Английский язык — средний уровень+ (B1–B2): умение эффективно общаться в международной среде.

Полезно иметь:

• Опыт поддержки работы офисов в различных локациях.
• Знание процессов управления персоналом, включая подготовку к работе, прием на работу и увольнение сотрудников.
• Опыт работы с платформами HRIS и системами электронного документооборота.
• Опыт работы в международных компаниях, занимающихся производством или разработкой продукции или технологий.
• Опыт координации корпоративных мероприятий, конференций или мероприятий по вовлечению сотрудников.

Мы предлагаем:

• 20 оплачиваемых дней отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам, а также медицинское страхование (на основе программы UA/PL, в других местах — в процессе разработки).
• Дружный и отзывчивый коллектив, где обмен знаниями является частью корпоративной культуры.
• Освещение профессиональных мероприятий и образовательных программ.
• Поздравления с днем рождения, тимбилдинг и теплые человеческие отношения за пределами работы.
• Для государства-агрессора, связанных с ним предприятий или партнеров энергия равна нулю джоулей.