Office Manager (międzynarodowa korporacja)

Antal; Warszawa; On-site; PLN 78,000 - 123,000; Full time

Job summary

Antal poszukuje doświadczonego Office Managera dla polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych. Osoba na tym stanowisku będzie nadzorować prawidłowe funkcjonowanie biura i wspierać zespół w codziennych zadaniach.

Zakres obowiązków obejmuje kontakt z dostawcami, koordynację powierzchni biurowej, utrzymanie bezpieczeństwa i higieny pracy, obsługę recepcji, archiwum oraz procesowanie faktur.

Responsibilities

• Zarządzanie biurem: Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.
• Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.
• Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
• Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.
• Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
• Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.
• Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.
• Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.
• Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.
• Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
• Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.
• Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.
• Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.
• Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.
• Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.

Job description

Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach.

Zakres obowiązków:

Zarządzanie biurem:

• Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.
• Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.
• Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
• Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.
• Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
• Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.
• Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.
• Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.
• Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.
• Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
• Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.
• Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.
• Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.
• Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.
• Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.