Koordynator/ka administracyjny/a projektów

WAGNER-SERVICE Sp. z o. o.; Świętochłowice; On-site; PLN 73,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Ubezpieczenie grupowe

Opieka medyczna Luxmed

Karta sportowa Multisport/Medicover

Job summary

Świętochłowice-based Wagner-Service poszukuje Koordynatora/ki administracyjnego/a projektów. Będziesz analizować umowy handlowe, pilnować ustaleń i dbać o przepływ informacji między działami, koordynować dokumentację i terminy.

Wymagamy min. 2 lata doświadczenia w administracji projektowej lub obsłudze klienta B2B, dobrej znajomości Excela, komunikatywnej angielszczyzny i skrupulatności. Oferujemy stabilne warunki i benefity.

Qualifications

• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji projektowej, handlowej lub obsłudze klientów B2B.
• Umiejętność weryfikacji obiegu dokumentów i spójności ustaleń w umowach vs. zamówienia.
• Umiejętność wystawiania faktur pro forma, zaliczkowych i końcowych oraz analizy kosztów projektów.
• Dobra znajomość Excela i czytelne zestawienia.
• Doskonałe organizowanie pracy i terminowość; komunikatywność w języku angielskim.

Responsibilities

• Prowadzenie administracyjnej strony realizacji projektów, w tym weryfikacja umów handlowych i przygotowywanie kart projektów.
• Koordynacja zamówień, dostaw, rozliczeń materiałów i wyjaśnianie różnic magazynowych.
• Przygotowywanie faktur (pro forma, zaliczkowe, końcowe) i monitorowanie płatności.
• Tworzenie zestawień kosztów i Cash Flow projektów, porównania kosztów z kosztorysami.

Skills

Administracja projektowa

Obsługa klienta B2B

Analiza kosztów

Excel

Komunikacja międzydziałowa

Angielski

Tools

Excel

Job description

Koordynator/ka administracyjny/a projektów

Miejsce pracy Świętochłowice

Region śląskie

W Wagner-Service realizujemy projekty z zakresu lakierowania proszkowego i ciekłego m.in. dla klientów przemysłowych. Ich sprawny przebieg wymaga połączenia wielu elementów: dokumentacji handlowej, zamówień, dostaw, współpracy między działowej.

Na tym stanowisku będziesz koordynować administracyjną stronę realizacji projektów: analizować umowy handlowe, pilnować ustaleń i dbać o przepływ informacji między działami. Szukamy osoby dokładnej i analitycznej, która potrafi uporządkować wiele równoległych projektów, wychwycić rozbieżności i doprowadzać ustalenia do końca.

W Naszej firmie będziesz:

• prowadzić projekty od strony administracyjnej: weryfikować umowy handlowe zgodnie z wytycznymi firmy, przygotowywać karty projektów oraz pilnować ustaleń i terminów,
• koordynować zamówienia, dostawy oraz rozliczać materiały i wyjaśniać różnice magazynowe,
• przygotowywać faktury m. in. pro forma, zaliczkowe i końcowe,
• prowadzić zestawienia kosztów i Cash Flow projektów, porównywać koszty z kosztorysem oraz monitorować płatności,
• współpracować z Managerami Projektów, działami Handlowym i Obsługi Klienta, Magazynem, Serwisem, Księgowością, HR oraz zespołami inżynieryjnymi,
• dbać o przepływ informacji między osobami zaangażowanymi w projekt, wychwytywać potencjalne problemy i proponować usprawnienia w pracy zespołów.

Szukamy osoby, która:

• ma co najmniej 2 lata doświadczenia w administracji projektowej, handlowej lub obsłudze klienta B2B,
• rozumie obieg dokumentów handlowych i potrafi sprawdzić, czy ustalenia w umowie, zamówieniu i dokumentacji projektu są ze sobą spójne,
• potrafi wystawiać faktury pro forma, zaliczkowe i końcowe, monitorować płatności oraz analizować koszty projektów,
• sprawnie korzysta z Excela i potrafi przygotować czytelne zestawienia,
• dobrze organizuje swoją pracę: pilnuje terminów, ustala priorytety i zachowuje dokładność przy prowadzeniu kilku równoległych projektów,
• jasno komunikuje się z osobami z różnych działów, dopytuje o brakujące informacje i reaguje, gdy widzi ryzyko opóźnienia lub błędu,
• komunikatywnie posługuję się językiem angielskim.

Co oferujemy?

• realny wpływ na przebieg projektów przemysłowych i współpracę między działami,
• możliwość inicjowania i wdrażania usprawnień w procesie prowadzenia projektów, obiegu dokumentów, zamówień i rozliczeń projektowych,
• ubezpieczenie grupowe: oferujemy możliwość przystąpienia do polisy na życie na preferencyjnych warunkach wypracowanych dla naszych pracowników,
• opiekę medyczną LUXMED: zapewniamy Tobie (i opcjonalnie Twoim bliskim) stały dostęp do prywatnej opieki lekarskiej,
• kartę sportową (Multisport lub Medicover): wspieramy aktywny tryb życia, Ty wybierasz system, który najbardziej odpowiada Twoim potrzebom i ulubionym aktywnościom,
• kultura i atmosfera: stawiamy na partnerskie relacje. Pamiętamy o ważnych momentach, takich jak Twoje urodziny, a w biurze dbamy o komfortową przestrzeń do pracy.

Data ostatniej modyfikacji poniedziałek, 28 września 2026