Asystent/ Asystentka ds. Administracji

IFB International; Warszawa; Hybride; PLN 42 000 - 58 000; Plein temps

Résumé du poste

IFB International w Warszawie poszukuje osoby do działu administracji, która zapewni sprawny obieg dokumentów, korespondencję i wsparcie biura na co dzień.

Stanowisko obejmuje zamawianie artykułów biurowych, archiwizację umów, organizację spotkań i podróży służbowych, a także współpracę z księgowością i innymi działami. Wymagane jest wykształcenie co najmniej średnie i dobra znajomość MS Office.

Qualifications

• Wymagane wykształcenie co najmniej średnie (mile widziane wyższe)
• Dobra znajomość MS Office (Excel, Word)
• Wysoka kultura osobista i łatwość kontaktu z klientem
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność priorytetyzowania zadań
• Samodzielność i odpowiedzialność
• Podstawowa lub komunikatywna znajomość języka angielskiego

Responsabilités

• bieżąca obsługa biura: uporządkowany przepływ dokumentów i korespondencji
• koordynacja obsługi zamówień biurowych i nadzór nad sprzętem
• nadzór nad obiegiem dokumentów i współpraca z księgowością
• organizacja spotkań, podróży służbowych oraz eventów firmowych
• archiwizacja umów i utrzymanie zgodności dokumentacji ze standardami firmy
• zapewnienie narzędzi pracy i wsparcie zespołu
• dbanie o wysoką kulturę kontaktu mailowego i telefonicznego

Connaissances

Excel

Word

Umiejętności organizacyjne

Komunikatywność

Samodzielność

Znajomość angielskiego

Formation

Wykształcenie średnie

Description du poste

W dziale administracji pomagasz w sprawnym działaniu biura, dbasz o przepływ dokumentów i koordynujesz procesy operacyjne oraz zapewniasz płynną współpracę między różnymi działami firmy.

Administracja

• bieżąca obsługa biura: dbanie o sprawny przepływ dokumentacji oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej, przesyłki kurierskie
• wsparcie procesów administracyjnych: nadzór nad obiegiem faktur, rejestracja pism i współpraca z działem księgowości
• zamawianie artykułów biurowych, spożywczych oraz nadzór nad sprzętem i usługami biurowymi
• wsparcie organizacyjne zespołu: pomoc w organizacji spotkań, wydarzeń firmowych, podróży służbowych oraz zamawianiu materiałów reklamowych/firmowych
• archiwizacja umów oraz dbanie o zgodność dokumentacji ze standardami firmy
• wykształcenie: min. średnie (mile widziane wyższe lub w trakcie studiów)
• umiejętności organizacyjne: wysoka skrupulatność, dokładność i umiejętność ustalania priorytetów, a także wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania
• Pakiet MS Office: dobra, praktyczna znajomość programu MS Excel oraz Word
• komunikatywność: wysoka kultura osobista, życzliwość i swoboda w kontakcie mailowym oraz telefonicznym
• samodzielność i odpowiedzialne podejście do powierzonych zadań
• podstawowa lub komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
• elastyczny czas pracy dostosowany do potrzeb (możliwość ustalenia stałych godzin pracy lub wybranych dni)
• stabilne zatrudnienie: przejrzyste warunki współpracy na podstawie wybranej umowy
• wsparcie zespołu i pełne wprowadzenie w zakres zadań
• niezbędne narzędzia pracy do realizacji codziennych obowiązków