Administrative Assistant

j-labs; Kraków; Hybrid; PLN 67,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Karta sportowa

Platforma kafeteryjna

Budżet rozwojowy

Wyjazdy integracyjne

Job summary

j-labs poszukuje Administrative Assistanta, który zapewni sprawne funkcjonowanie biura, profesjonalną obsługę gości i koordynację spotkań. Będziesz wspierać działania HR Administration, archiwizować dokumenty i dbać o poufność danych w dynamicznym środowisku IT.

Oferujemy stabilne zatrudnienie w polskiej firmie technologicznej, możliwość rozwoju oraz narzędzia wspierające pracę w SharePoint, Jira, WebCon i Power Apps. Dołącz do zespołu i rozwijaj procesy biurowe w nowoczesnym otoczeniu.

Qualifications

• Minimum rok doświadczenia w administracji biurowej, recepcji lub obszarze wsparcia administracyjnego.
• Doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku korporacyjnym lub dużej organizacji w sektorze IT.
• Wysoka świadomość zasad bezpieczeństwa informacji oraz dbałość o poufność danych.

Responsibilities

• Obsługa recepcji i biura: profesjonalna obsługa gości, koordynacja wizyt i sal konferencyjnych, wsparcie organizacyjne spotkań Zarządu, koordynacja zamówień i kontakt z dostawcami, obsługa korespondencji i przesyłek.
• Wsparcie administracyjne: obsługa procesów jak podróże służbowe, nieobecności, archiwizacja i przygotowywanie dokumentacji, praca z danymi poufnymi.
• Projekty i usprawnienia: udział w projektach administracyjnych, wsparcie wdrożeń narzędzi i identyfikowanie usprawnień w codziennych procesach.

Skills

Organizational skills

Autonomy

Dokładność

Komunikacja

Angielski

Tools

Jira

SharePoint

Power Apps

WebCon

Job description

Dołącz do j‑labs i wspieraj sprawne funkcjonowanie biura oraz procesów administracyjnych.

Wierzymy, że kultura organizacyjna i dobra atmosfera budują się każdego dnia, także poprzez małe gesty, dbałość o ludzi i przestrzeń, w której pracujemy. W j‑labs taką rolę pełni Administrative Assistant. To właśnie ta osoba dba o to, by j‑labs było miejscem, do którego chce się wracać, gdzie panuje dobra energia, a codzienna współpraca przebiega płynnie i w przyjaznej atmosferze. Łączy troskę o ludzi, przestrzeń i sprawnie działające procesy, będąc jednocześnie wizytówką firmy dla gości, kandydatów i partnerów biznesowych.

Twoje zadania

Obsługa recepcji i biura:

• profesjonalna obsługa gości, klientów oraz partnerów biznesowych,
• koordynacja organizacji wizyt i spotkań, w tym monitorowanie rezerwacji oraz dostępności sal konferencyjnych,
• wsparcie organizacyjne spotkań Zarządu,
• koordynacja zamówień oraz współpraca z dostawcami usług i produktów dla biura,
• obsługa korespondencji i przesyłek,
• dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i pozytywne doświadczenia pracowników oraz gości.

Wsparcie administracyjne:

• obsługa wybranych procesów np. podróże służbowe, nieobecności,
• wsparcie zespołu HR Administration w bieżących działaniach administracyjnych,
• archiwizacja i przygotowywanie dokumentacji,
• praca z dokumentami zawierającymi dane poufne i wrażliwe,

Projekty i usprawnienia:

• udział w projektach administracyjnych,
• wspieranie wdrożeń nowych narzędzi i rozwiązań,
• identyfikowanie oraz proponowanie usprawnień w codziennych procesach.

Wymagania

• minimum rok doświadczenia w administracji biurowej, recepcji lub obszarze wsparcia administracyjnego,
• doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku korporacyjnym lub dużej organizacji w sektorze IT,
• wysoka świadomość zasad bezpieczeństwa informacji oraz dbałość o zachowanie poufności danych i dokumentacji,
• doświadczenie w pracy z dokumentacją procesową i operacyjną,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy,
• inicjatywa w działaniu oraz chęć usprawniania procesów,
• praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office,
• gotowość do poznawania nowych narzędzi i systemów, takich jak Jira, SharePoint czy Power Apps,
• znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2.
• możliwość rozwoju zawodowego i stopniowego przejmowania większej odpowiedzialności,
• stabilne zatrudnienie w polskiej firmie technologicznej z ponad 15-letnim doświadczeniem na rynku IT,
• możliwość poznania procesów z obszaru administracji, HR Administration i Legal,
• nowoczesne środowisko pracy wykorzystujące m.in. SharePoint, Jira, WebCon, Power Apps oraz rozwiązania AI,
• przestrzeń do realizacji własnych pomysłów i realny wpływ na funkcjonowanie biura,
• prywatną opiekę medyczną, kartę sportową lub platformę kafeteryjną oraz budżet rozwojowy,
• możliwość udziału w wyjazdach integracyjnych oraz inicjatywach wzmacniających kulturę organizacyjną.

3. Spotkanie online/F2F zliderem zespołu iHR

Kwestionariusz stylów komunikacji DISC D3 + sprawdzenie referencji

5. Spotkanie finałowe zCzłonkiem Zarządu

6. Otrzymujesz ofertę pracy. Witamy wzespole!

Masz pytania?

Odezwij się, a chętnie opowiem o szczegółach :)