Asistente de Graduaciones

Universidad de Lima; Lima Metropolitana3; On-site; PEN 18,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Beneficios de ley

Beneficios institucionales

Job summary

La Universidad de Lima busca un/una Asistente de Graduaciones para apoyar la planificación, organización y ejecución de ceremonias de graduación, asegurando que cada evento sea protocolario, respetuoso y memorable para egresados y familias.

Entre sus responsabilidades están coordinar montaje, logística, manejo de base de datos de egresados, ensayos, coordinación con proveedores y entrega de togas y birretes, manteniendo una comunicación clara sobre tallas, cronograma y documentos.

Qualifications

• Bachiller en Administración, Comunicación y Marketing.
• Disposición para trabajar de manera presencial en Santiago de Surco de lunes a viernes de 09:00 a 19:00 horas.
• 1 año de experiencia realizando funciones similares.
• Conocimientos de Microsoft Office (intermedio), Organización de eventos, Relaciones públicas, Manejo y uso de QR.
• Nivel de inglés básico.

Responsibilities

• Colaborar en la planificación y cronograma de actividades previas, durante y posteriores a la ceremonia.
• Coordinar el montaje, logística y requerimientos técnicos del evento (audio, video, mobiliario, señalética, etc.).
• Gestionar la base de datos de egresados candidatos a graduación y asegurar la actualización de información relevante.
• Supervisar los ensayos y brindar orientación a los estudiantes sobre el protocolo de graduación.
• Asistir en la coordinación con proveedores, personal de apoyo y otras áreas involucradas (comunicación, mantenimiento, seguridad, entre otros.)
• Apoyar en la entrega y control de togas, birretes y elementos protocolarios.
• Realizar el seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicio antes, durante y después del evento.
• Gestionar el diseño, validación y envío de las invitaciones y programas del evento.

Skills

Organización de eventos

Relaciones públicas

Inglés básico

Education

Bachiller en Administración, Comunicación y Marketing

Tools

Microsoft Office

QR

Job description

Descripción del puesto

La Universidad de Lima es una institución académica, privada, autónoma y sin fines de lucro con más de sesenta años de trayectoria. Articula docencia de la más alta calidad, incentiva la investigación y desarrolla actividades en favor de la comunidad aportando profesionales idóneos con vocación de servicio, conciencia ética y crítica, y comprometidos con el desarrollo e integración de la sociedad.

Propósito

Colaborar en la planeación, organización y ejecución de las ceremonias de graduación, asegurando que cada evento se desarrolle de manera protocolaria, respetuosa y memorable para los egresados y sus familias, en alineación con los valores institucionales.

Funciones

• Colaborar en la planificación y cronograma de actividades previas, durante y posteriores a la ceremonia.
• Coordinar el montaje, logística y requerimientos técnicos del evento (audio, video, mobiliario, señalética, etc.).
• Gestionar la base de datos de egresados candidatos a graduación y asegurar la actualización de información relevante.
• Supervisar los ensayos y brindar orientación a los estudiantes sobre el protocolo de graduación.
• Asistir en la coordinación con proveedores, personal de apoyo y otras áreas involucradas (comunicación, mantenimiento, seguridad, entre otros.)
• Apoyar en la entrega y control de togas, birretes y elementos protocolarios.
• Realizar el seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicio antes, durante y después del evento.
• Gestionar el diseño, validación y envío de las invitaciones y programas del evento.
• Colaborar en la producción de materiales impresos o digitales (programas, reconocimientos, listas de graduados, entre otros.)
• Asegurar la comunicación clara con los graduados respecto a tallajes, ensayos, cronograma, ubicación y documentación.
• Atender y canalizar dudas de egresados y familiares en relación con la ceremonia.
• Supervisar la entrega de fotos individuales y promocionales a los graduados.
• Apoyar en actividades relacionadas con la vinculación de los egresados al área de Alumni.
• Elaborar reportes post-evento y propuestas de mejora.
• Velar por la actualización y aplicación del procedimiento vigente para graduaciones.
• Otras funciones que le indique su jefe directo, relativas a su puesto.

¿A quién estamos buscando? Estamos en búsqueda de un/a Asistente de Graduaciones que cumpla con los siguientes puntos:

Requisitos

• Bachiller en Administración, Comunicación y Marketing.
• Disposición para trabajar de manera presencial en Santiago de Surco de lunes a viernes de 09:00 a 19:00 horas.
• 1 años de experiencia realizando funciones similares.
• Conocimientos de Microsoft Office (intermedio), Organización de eventos, Relaciones públicas, Manejo y uso de QR.
• Nivel de inglés basico.

Beneficios

• Todos los beneficios de ley.
• Beneficios adicionales otorgados por la institución.