Spesialkonsulent: Administrativ Effektivisering & Saksbehandling

Bydel Søndre Nordstrand; Oslo; Hybrid; NOK 450,000 - 650,000; Full time

Job summary

Bydel Søndre Nordstrand i Oslo søker en samarbeidsorientert og systematisk spesialkonsulent som vil støtte legevaktens administrative funksjoner og ledelse, med ansvar for sak- og arkivhåndtering, økonomi og innkjøp.

Stillingen innebærer bredt kontaktsnitt internt og eksternt, utarbeiding av rutiner, og å sikre etterlevelse av lover og interne rutiner. Du jobber strukturert, selvstendig og leverer arbeid av høy kvalitet innenfor frister.

Qualifications

• Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.
• Erfaring med offentlig administrasjon og legevaktens støttefunksjoner.
• Evne til å arbeide strukturert, selvstendig og med høy gjennomføringsevne.
• God systemforståelse og kjennskap til relevante regelverk.

Responsibilities

• Administrere og videreutvikle avdelingens sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivaretas telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.

Skills

Saksbehandling

Systematisk arbeid

Ledelsesstøtte

Kvalitetsbevissthet

Serviceorientert

Education

Helsefaglig utdanning

Bachelor i administrasjon og ledelse

Tools

Unit4

EveryOne

Acos WebSak

Microsoft 365

Job description

Bydel Søndre Nordstrand i Oslo søker en samarbeidsorientert og systematisk spesialkonsulent som vil støtte legevaktens administrative funksjoner og ledelse, med ansvar for sak- og arkivhåndtering, økonomi og innkjøp.

Stillingen innebærer bredt kontaktsnitt internt og eksternt, utarbeiding av rutiner, og å sikre etterlevelse av lover og interne rutiner. Du jobber strukturert, selvstendig og leverer arbeid av høy kvalitet innenfor frister.