Spesialkonsulent: Administrativ Struktur & Saksbehandling

Allmennlegevakten, Oslo kommune, Helseetaten; Oslo; On-site; NOK 650,000 - 800,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksitidsordning

Kompetanseutvikling

Moderne arbeidsverktøy

Gode utviklingsmuligheter

Job summary

Allmennlegevakten i Oslo kommune søker en systematisk og strukturert spesialkonsulent som vil støtte legevaktens administrasjon og ledelse. Stillingen innebærer varierte arbeidsoppgaver som saksbehandling, arkivforvaltning, økonomi- og innkjøpsoppfølging, samt utvikling av rutiner for forbedring og effektivisering.

Du vil få bred kontaktflate internt og eksternt, bidra til etterlevelse av regelverk og delta i utviklingen av administrative prosesser i en omfattende organisasjonsendring som

Qualifications

• Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.
• Minimum tre års erfaring fra administrative fagområder, fortrinnsvis innen administrasjon, HR eller økonomi.
• Erfaring med saksbehandling og økonomioppfølging.
• Dokumentert gode digitale ferdigheter og evne til å ta i bruk nye systemer og arbeidsverktøy.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk, samt gode engelskkunnskaper.

Responsibilities

• Administrere og videreutvikle avdelingens bruk av sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivareta telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.
• Samarbeide med interne og eksterne aktører for å sikre god saksflyt og effektiv administrativ støtt

Skills

Samarbeid

Struktur

Systematisk arbeid

Kvalitetsbevissthet

Gode norsk- og engelskferdigheter

Education

Bachelor- eller tilsvarende innen helse-/administrasjon/ledelse

Tools

Unit4

EveryOne

Acos WebSak

Microsoft 365

Job description

Allmennlegevakten i Oslo kommune søker en systematisk og strukturert spesialkonsulent som vil støtte legevaktens administrasjon og ledelse. Stillingen innebærer varierte arbeidsoppgaver som saksbehandling, arkivforvaltning, økonomi- og innkjøpsoppfølging, samt utvikling av rutiner for forbedring og effektivisering.

Du vil få bred kontaktflate internt og eksternt, bidra til etterlevelse av regelverk og delta i utviklingen av administrative prosesser i en omfattende organisasjonsendring som