Spesialkonsulent

Stine Wågsås; Oslo; On-site; NOK 520,000 - 740,000; Full time

Job summary

Oslo kommune søker en samarbeidsorientert og strukturert spesialkonsulent som vil bidra til effektiv arbeidsflyt og høy kvalitet i administrative funksjoner ved Allmennlegevakten.

Stillingen innebærer administrativt arbeid, saksbehandling, arkiv og økonomioppfølging, og et bredt samarbeid med ulike fagmiljøer. Du vil være en viktig bidragsyter i utvikling av rutiner og prosesser.

Qualifications

• Helsefaglig utdanning eller administrasjon/ledelse på bachelornivå.
• Minimum tre års erfaring fra administrative fagområder, helst HR eller økonomi.
• Erfaring med saksbehandling og økonomioppfølging.
• Gode digitale ferdigheter og lyst til å ta i bruk nye systemer.
• Meget god norsk skriftlig og muntlig, og engelsk kunnskaper.

Responsibilities

• Administrere og videreutvikle avdelingens sak- og arkivsystemer (ACOS).
• Koordinere og fordele saker på en strukturert måte.
• Behandle og følge opp innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med regelverk og rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post og journalføring.
• Koordinere innkjøp og bestillingsprosesser og følge opp intern oppfølging.
• Bestille utstyr og materiell og sikre effektive arbeidsprosesser.
• Sikre innkjøpsavtaler følger av Oslo kommunes retningslinjer.
• Behandle og kontere inngående fakturaer i samsvar med økonomireglementet.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon og saksbehandling.
• Ta imot telefonhenvendelser og yte god service i administrative spørsmål.
• Samarbeide med interne og eksterne aktører for god saksflyt og effektiv støtt.

Skills

Helsefaglig utdanning

Administrasjon og ledelse

Saksbehandling

Økonomioppfølging

Digitale ferdigheter

Education

Bachelorgrad i helse-relatert felt eller administrasjon og ledelse

Tools

Unit4

EveryOne

Acos WebSak

Microsoft 365

Job description

Allmennlegevakten i Oslo kommune søker en samarbeidsorientert, systematisk, strukturert og løsningsorientert spesialkonsulent som ønsker å bidra til effektiv arbeidsflyt, høy kvalitet og videreutvikling av våre administrative funksjoner.

Stillingen består primært av administrativt arbeid, saksbehandling og oppgaver som understøtter legevaktens drift og ledelse. Som spesialkonsulent blir du en viktig del av støttefunksjonene rundt seksjonene og avdelingens samlede administrative arbeid. Du får en bred samarbeidsflate og vil ha kontakt med ulike fag- og funksjonsområder i organisasjonen.

Stillingen innebærer varierte arbeidsoppgaver innen blant annet saksbehandling, arkiv og dokumentforvaltning, økonomi, innkjøp og generell administrativ oppfølging. Du vil også ha en viktig rolle i å utarbeide og følge opp rutiner, bidra til etterlevelse av gjeldende regelverk og identifisere muligheter for forbedring og effektivisering.

Vi ser etter deg som er planmessig og som liker å skape struktur, som har god gjennomføringsevne og trives med en variert arbeidshverdag. Du håndterer løpende oppgaver på en effektiv og selvstendig måte, samtidig som du ser muligheter for å forbedre og videreutvikle arbeidsprosesser.

Du arbeider selvstendig, samtidig som du samarbeider godt med andre. Du evner å se helheten, skape gode relasjoner og finne praktiske og smarte løsninger på administrative utfordringer.

Oslo kommune er i en omfattende organisatorisk utvikling. Bydelsreformen ble vedtatt av bystyret i juni 2026 og skal gjennomføres fra 1. januar 2028. Reformen innebærer blant annet færre og større bydeler og endringer i oppgavefordelingen mellom bydeler og kommunens sentrale virksomheter.

Endringene vil også kunne få betydning for Helseetaten og Allmennlegevakten, og vil kunne innebære nye arbeidsprosesser, samarbeidsformer og administrative oppgaver. Som spesialkonsulent får du derfor mulighet til å være med på å videreutvikle administrative funksjoner og bidra til fremtidsrettede løsninger i en virksomhet i endring

Arbeidsoppgaver

• Administrere og videreutvikle avdelingens bruk av sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivareta telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.
• Samarbeide med interne og eksterne aktører for å sikre god saksflyt og effektiv administrativ støtt

Kvalifikasjoner

• Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.
• Minimum tre års erfaring fra administrative fagområder, fortrinnsvis innen administrasjon, HR eller økonomi.
• Erfaring med saksbehandling og økonomioppfølging.
• Dokumentert gode digitale ferdigheter og evne til å ta i bruk nye systemer og arbeidsverktøy.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk, samt gode engelskkunnskaper

En fordel om du har:

• Videreutdanning innen administrasjon, HR og/eller økonomi.
• Erfaring med systemene Unit4, EveryOne, Acos WebSak og Microsoft 365.
• Erfaring fra offentlig sektor og god forståelse for offentlig forvaltning.

Personlige egenskaper

• Du arbeider strukturert, metodisk og selvstendig.
• Du har høy gjennomføringsevne og leverer arbeid av god kvalitet, også innenfor stramme tidsfrister.
• Du trives med ansvar, varierte arbeidsoppgaver og et høyt arbeidstempo.
• Du er opptatt av samarbeid, kunnskapsdeling og kontinuerlig forbedring.
• Du er nysgjerrig, initiativrik og ser muligheter for å utvikle og effektivisere arbeidsprosesser.
• Du har gode samarbeids- og relasjonelle ferdigheter, og bygger tillitsfulle relasjoner på tvers av fagmiljøer.
• Du er serviceinnstilt og har et ønske om å yte god støtte til ledere, medarbeidere og samarbeidspartnere.

Vi tilbyr

• En viktig rolle i videreutviklingen av Allmennlegevakten og våre tjenester.
• Spennende og varierte arbeidsoppgaver med gode muligheter for faglig og personlig utvikling.
• Et arbeidsmiljø preget av samarbeid, høy kompetanse, kunnskapsdeling og engasjement.
• Moderne arbeidsverktøy og gode muligheter for kompetanseutvikling.
• Fleksitidsordning som bidrar til god balanse mellom arbeid og fritid.
• Lønn som spesialkonsulent i henhold til gjeldende avtaleverk.

Kontaktinformasjon

Stine Wågsås, Avdelingsdirektør, 21802180, [e-mail]

Arbeidssted

Storgata 40

0182OSLO

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 5187929607

Stillingsprosent: 100%

Fast

Søknadsfrist: 14.10.2026