Spesialkonsulent

Bydel Søndre Nordstrand; Oslo; Hybrid; NOK 450,000 - 650,000; Full time

Job summary

Bydel Søndre Nordstrand i Oslo søker en samarbeidsorientert og systematisk spesialkonsulent som vil støtte legevaktens administrative funksjoner og ledelse, med ansvar for sak- og arkivhåndtering, økonomi og innkjøp.

Stillingen innebærer bredt kontaktsnitt internt og eksternt, utarbeiding av rutiner, og å sikre etterlevelse av lover og interne rutiner. Du jobber strukturert, selvstendig og leverer arbeid av høy kvalitet innenfor frister.

Qualifications

• Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.
• Erfaring med offentlig administrasjon og legevaktens støttefunksjoner.
• Evne til å arbeide strukturert, selvstendig og med høy gjennomføringsevne.
• God systemforståelse og kjennskap til relevante regelverk.

Responsibilities

• Administrere og videreutvikle avdelingens sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivaretas telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.

Skills

Saksbehandling

Systematisk arbeid

Ledelsesstøtte

Kvalitetsbevissthet

Serviceorientert

Education

Helsefaglig utdanning

Bachelor i administrasjon og ledelse

Tools

Unit4

EveryOne

Acos WebSak

Microsoft 365

Job description

Allmennlegevakten i Oslo kommune søker en samarbeidsorientert, systematisk, strukturert og løsningsorientert spesialkonsulent som ønsker å bidra til effektiv arbeidsflyt, høy kvalitet og videreutvikling av våre administrative funksjoner.

Stillingen består primært av administrativt arbeid, saksbehandling og oppgaver som understøtter legevaktens drift og ledelse. Som spesialkonsulent blir du en viktig del av støttefunksjonene rundt seksjonene og avdelingens samlede administrative arbeid. Du får en bred samarbeidsflate og vil ha kontakt med ulike fag- og funksjonsområder i organisasjonen.

Stillingen innebærer varierte arbeidsoppgaver innen blant annet saksbehandling, arkiv og dokumentforvaltning, økonomi, innkjøp og generell administrativ oppfølging. Du vil også ha en viktig rolle i å utarbeide og følge opp rutiner, bidra til etterlevelse av gjeldende regelverk og identifisere muligheter for forbedring og effektivisering.

Oslo kommune er i en omfattende organisatorisk utvikling. Bydelsreformen ble vedtatt av bystyret i juni 2026 og skal gjennomføres fra 1. januar 2028. Reformen innebærer blant annet færre og større bydeler og endringer i oppgavefordelingen mellom bydeler og kommunens sentrale virksomheter.

Endringene vil også kunne få betydning for Helseetaten og Allmennlegevakten, og vil kunne innebære nye arbeidsprosesser, samarbeidsformer og administrative oppgaver. Som spesialkonsulent får du derformulighet til å være med på å videreutvikle administrative funksjoner og bidra til fremtidsrettede løsninger i en virksomhet i endring

• Administrere og videreutvikle avdelingens bruk av sak- og arkivsystemet ACOS.
• Registrere, koordinere og fordele saker på en effektiv og strukturert måte.
• Behandle og følge opp henvendelser fra innbyggere, samarbeidspartnere og offentlige instanser.
• Håndtere innsynsbegjæringer i tråd med gjeldende lovverk og interne rutiner.
• Forvalte inn- og utgående post samt sikre korrekt journalføring.
• Koordinere innkjøps- og bestillingsprosesser og sikre god intern oppfølging.
• Bestille og følge opp utstyr og materiell, samt sørge for hensiktsmessige arbeidsprosesser og vareflyt.
• Kontrollere og følge opp innkjøp i henhold til Oslo kommunes avtaler, retningslinjer og rutiner.
• Behandle, kontrollere og kontere inngående fakturaer i samsvar med gjeldende økonomireglement.
• Bistå ledere i utviklings- og forbedringsarbeid innen administrasjon, saksbehandling og arbeidsprosesser.
• Ivareta telefonhenvendelser og bidra til god service og veiledning innen administrative spørsmål.
• Samarbeide med interne og eksterne aktører for å sikre god saksflyt og effektiv administrativ støtt

Helsefaglig utdanning eller utdanning innen administrasjon og ledelse på bachelornivå.

Videreutdanning innen administrasjon, HR og/eller økonomi.

Erfaring med systemene Unit4, EveryOne, Acos WebSak og Microsoft 365.

Du arbeider strukturert, metodisk og selvstendig.

Du har høy gjennomføringsevne og leverer arbeid av god kvalitet, også innenfor stramme tidsfrister.

Du er nysgjerrig, initiativrik og ser muligheter for å utvikle og effektivisere arbeidsprosesser.

Du er serviceinnstilt og har et ønske om å yte god støtte til ledere, medarbeidere og samarbeidspartnere.

En viktig rolle i videreutviklingen av Allmennlegevakten og våre tjenester.

Spennende og varierte arbeidsoppgaver med gode muligheter for faglig og personlig utvikling.

Moderne arbeidsverktøy og gode muligheter for kompetanseutvikling.

Helseetaten er Oslo kommunes fagetat på helseområdet. Våre arbeidsområder er blant annet allmennlegevakt, tannhelsetjenester, folkehelsearbeid og oppgaver knyttet til omsorgstjenester og psykososiale tjenester. Vi har også ansvar for drift og utvikling av kommunens fagsystemer på helse- og omsorgsområdet. Vi drifter 90 senger på Aker, har årlig over 160000 pasienter på legevakt,ca. 214000henvendelser til legevaktsentralen og ca. 143000 personer under tilsyn hos tannhelsetjenesten.

Helseetatens visjon er "Sammen for bedre Oslohelse". Les mer om Helseetaten .

Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det. Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om.