Prosjektleder / prosjektmedarbeider - Arkiv

Framtidinord; Andenes; Remote; NOK 900,000 - 1,150,000; Full time

Job summary

Andøya Space AS søker prosjektleder/prosjektmedarbeider for et ettårig prosjekt innen arkiv- og informasjonsforvaltning ved Andenes. Stillingen stiller krav om sikkerhetsklarering og evne til å jobbe strukturert i et tverrfaglig team.

Arbeidet omfatter kartlegging, utvikling og implementering av arkivrutiner og arbeidsprosesser, utarbeidelse av arkivplan og opplæring av ansatte. Mulighet for videre karriereutvikling i Andøya Space ved riktig kompetanse og erfaring.

Qualifications

• Relevant utdanning innen arkiv- og informasjonsforvaltning eller tilsvarende fagområde.
• Lang og relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet.
• Erfaring innen arkiv, dokumentforvaltning, informasjonsforvaltning eller nærliggende fagområder.
• Kjennskap til arkivloven og offentlig arkivforvaltning.
• Erfaring med Elements eller tilsvarende saks- og arkivsystemer.
• Analytiske ferdigheter og evne til å oversette regelverk til praksis.
• Veldig gode norskkunnskaper, skriftlig og muntlig.
• Erfaring med implementering av arkivsystemer og/eller prosjektledelse.

Responsibilities

• Lede og gjennomføre prosjektet fra oppstart til avslutning i henhold til godkjent mandat og milepælsplan
• Kartlegge nå-situasjon for arkiv og dokumenthåndtering
• Analysere krav i arkivloven og tilhørende regelverk
• Utarbeide og ferdigstille virksomhetens arkivplan, inkludert roller og ansvar, hva som skal arkiveres og hvordan
• Utarbeide rutinebeskrivelser og styrende dokumentasjon
• Samarbeide med leverandør (Elements) for tilpasning av systemet
• Planlegge og gjennomføre opplæring av ansatte
• Identifisere risikoer og foreslå nødvendige tiltak
• Rapportere fremdrift, status og avvik månedlig til prosjektgruppen

Skills

Arkivforvaltning

Dokumentforvaltning

Regelverk/Arkivloven

Elements

Analytisk tenkning

Norskkunnskap

Prosjektledelse

Education

Relevant utdanning innen arkiv- og informasjonsforvaltning

Tools

Elements

Job description

Prosjektleder/prosjektmedarbeider - Arkiv

Andøya Space AS har et økende behov for å videreutvikle og styrke virksomhetens arkiv- og informasjonsforvaltning. Vi søker derfor etter én eller to medarbeidere til midlertidige stillinger med varighet på inntil ett år. Avhengig av virksomhetens behov og kandidatenes kompetanse kan det bli aktuelt å ansette én eller to personer. For den rette kandidaten kan det være mulighet for fast ansettelse etter prosjektperioden.

Målet med prosjektet er å etablere gode rutiner, prosesser og styringsdokumenter for fremtidig saks- og arkivforvaltning. Prosjektet skal sikre etterlevelse av gjeldende krav i arkivregelverket og legge til rette for en effektiv, praktisk og godt forankret arkivforvaltning. Arbeidet vil omfatte etablering og videreutvikling av rutiner, planverk og arbeidsprosesser knyttet til bruk av Elements som virksomhetens saks- og arkivsystem.

Prosjektorganisasjonen vil bestå av en prosjektleder og en prosjektmedarbeider. Omfang og stillingsstørrelse kan tilpasses ut fra kandidatenes kompetanse, erfaring og prosjektets behov.

Prosjektleder vil ha ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av prosjektet i tett samarbeid med en tverrfaglig prosjektgruppe som representerer prosjekteier. Prosjektmedarbeider vil bidra operativt i arbeidet med kartlegging, utvikling og implementering av arkivrutiner og arbeidsprosesser.

Dette er en spennende mulighet for deg som arbeider strukturert og målrettet, og som ønsker å bidra til varige forbedringer innen arkiv- og informasjonsforvaltning i en virksomhet i utvikling. For kandidater med riktig kompetanse og erfaring kan prosjektet også åpne muligheter for videre karriereutvikling i Andøya Space.

Stillingen stiller strenge krav til sikkerhetsmessig skikkethet, og krever at man oppfyller vilkår for sikkerhetsklarering på nivå HEMMELIG / NATO SECRET, i henhold til Lov om nasjonal sikkerhet (Sikkerhetsloven).

Ønsket oppstart: Januar 2027

Arbeidssted: Andenes

Arbeidsoppgaver

• Lede og gjennomføre prosjektet fra oppstart til avslutning i henhold til godkjent mandat og milepælsplan
• Kartlegge nå-situasjon for arkiv og dokumenthåndtering («hva har vi»)
• Analysere krav i arkivloven og tilhørende regelverk («hva må vi ha»)
• Utarbeide og ferdigstille virksomhetens arkivplan, inkludert:
• Roller og ansvar
• Hva som skal arkiveres
• Hvordan arkivering skal gjennomføres i praksis
• Utarbeide rutinebeskrivelser og styrende dokumentasjon
• Samarbeide med leverandør (Elements) for å sikre hensiktsmessig tilpasning av systemet
• Planlegge og gjennomføre opplæring av ansatte
• Identifisere risikoer og foreslå nødvendige tiltak
• Rapportere fremdrift, status og avvik månedlig til prosjektgruppen

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen arkiv- og informasjonsforvaltning eller tilsvarende fagområde. Lang og relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet
• Erfaring innen arkiv, dokumentforvaltning, informasjonsforvaltning eller nærliggende fagområder
• God kjennskap til arkivloven og offentlig arkivforvaltning
• Erfaring med Elements eller tilsvarende saks- og arkivsystemer er en fordel
• Evne til å analysere og strukturere komplekse problemstillinger, samt omsette regelverk og krav til praktiske og effektive løsninger
• Meget gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• Erfaring med implementering av arkivsystemer og/eller prosjektledelse er en fordel

Vi tror du kjenner deg igjen i følgende:

• Du arbeider strukturert og tar ansvar for å drive oppgaver fremover
• Du er trygg i kommunikasjonen og evner å formidle informasjon på en tydelig og profesjonell måte
• Du bygger gode relasjoner og samarbeider effektivt på tvers av fagområder
• Du har en praktisk tilnærming til utfordringer og finner gode løsninger i samspill med andre

Hos Andøya Space blir du en del av et innovativt og fremtidsrettet miljø hvor samarbeid, kompetanse og utvikling står i fokus. Les mer om oss på andoyaspace.no/career .

Søknadsfrist: 26.10.2026