Dokumentsenteret søker etter

Lise Brit Aske Haugen; Tønsberg; On-site; NOK 850,000 - 1,100,000; Full time

Benefits offered by this job

Konkurransedyktige betingelser

Pensjons- og forsikringsordninger

Lederutviklingsprogram for mellomledre

Fleksibel arbeidstid

Gode utviklingsmuligheter

Job summary

Tønsberg kommune søker en trygg, utviklingsorientert arkivleder som kan lede dokumentsenteret inn i en digital hverdag og sikre god dokumentforvaltning. Som arkivleder får du personalansvar, utvikle rutiner og sørge for etterlevelse av lovverk.

Enheten bruker Acos Websak og er sentral i kommunens arbeid med sikker, effektiv og fremtidsrettet dokumentforvaltning. Rollen krever arkivfaglig trygghet, ledelseskompetanse og god digital forståelse.

Qualifications

• Arkivutdanning, fortrinnsvis på høyskole-/bachelornivå.
• Solid erfaring fra arbeid med arkivdanning og dokumentforvaltning i offentlig virksomhet.
• God forståelse for relevant lov- og regelverk innen arkiv, offentlighet, forvaltning, personvern og informasjonssikkerhet.
• God digital kompetanse og forståelse for sammenhengen mellom systemer, arbeidsprosesser, integrasjoner og informasjonsforvaltning.
• Erfaring med utviklings- og forbedringsarbeid, gjerne knyttet til digitalisering, automatisering eller prosessforbedring.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk.
• Ledererfaring er en fordel.

Responsibilities

• Lede og videreutvikle dokumentsenteret som en profesjonell, serviceorientert og effektiv fagenhet.
• Ha personalansvar for medarbeiderne, inkludert oppfølging, kompetanseutvikling og tilrettelegging for et godt arbeidsmiljø.
• Sikre arkivfaglig ledelse, faglig kvalitet og god etterlevelse av gjeldende lovverk innen dokumentforvaltning og arkiv.
• Videreutvikle kommunens digitale dokumentforvaltning, arbeidsprosesser og rutiner i samarbeid med relevante fagmiljøer.
• Bidra aktivt til forbedring, effektivisering, standardisering og god informasjonsflyt på tvers av organisasjonen.
• Ha medansvar for systemadministrasjon og for kommunens bruk av felleskomponenter som digital ekspedering, e-signering og tilsvarende løsninger.
• Ha faglig ansvar for integrasjoner som påvirker digitale arkiver, i tett samarbeid med kommunens digitale ressurser.
• Utvikle og vedlikeholde prosedyrer, retningslinjer og dokumentasjonskrav som styrer dokumentforvaltningen i hele kommunen.
• Forberede og følge opp arkivfaglige saker, inkludert rådgivning til ledere og fagmiljøer.
• Sikre god brukerstøtte og planlegge opplæring for brukere av sak- og arkivløsningen.
• Utvikle og ajourholde arkiv-/dokumentasjonsplan.

Skills

Ledelse

Arkivdanning

Dokumentforvaltning

Digital kompetanse

Personvern

Informasjonssikkerhet

Education

Arkivutdanning (høyskole/bachelor)

Tools

Acos Websak

Job description

Vil du lede et viktig fagmiljø i en kommune med høye ambisjoner for digital utvikling, effektiv dokumentforvaltning og gode tjenester til innbyggerne?

Tønsberg kommune søker en trygg, utviklingsorientert og faglig sterk arkivleder som vil lede kommunens dokumentsenter inn i en stadig mer digital hverdag. Som arkivleder får du ansvar for et kompetent fagmiljø og en sentral funksjon i kommunens arbeid med sikker, effektiv og fremtidsrettet dokumentforvaltning.

Dokumentsenteret har i dag 10 ansatte og bruker sak-/arkivsystemet Acos Websak. Enheten har ansvar for kommunens arkiver og spiller en viktig rolle i å sikre etterrettelighet, innsyn, dokumentasjon og gode arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen.

Tønsberg er en attraktiv kommune å bo og jobbe i. Her får du kombinasjonen av byliv, kyst, historie, kulturtilbud, sterke fagmiljøer og korte avstander i hverdagen. Kommunen er i vekst, har et variert arbeidsliv og en tydelig ambisjon om å være en fremoverlent organisasjon som utvikler gode tjenester sammen med innbyggere, næringsliv og frivillighet.

Hovedoppgaver

• Lede og videreutvikle dokumentsenteret som en profesjonell, serviceorientert og effektiv fagenhet.
• Ha personalansvar for medarbeiderne, inkludert oppfølging, kompetanseutvikling og tilrettelegging for et godt arbeidsmiljø.
• Sikre arkivfaglig ledelse, faglig kvalitet og god etterlevelse av gjeldende lovverk innen dokumentforvaltning og arkiv.
• Videreutvikle kommunens digitale dokumentforvaltning, arbeidsprosesser og rutiner i samarbeid med relevante fagmiljøer.
• Bidra aktivt til forbedring, effektivisering, standardisering og god informasjonsflyt på tvers av organisasjonen.
• Ha medansvar for systemadministrasjon og for kommunens bruk av felleskomponenter som digital ekspedering, e-signering og tilsvarende løsninger.
• Ha faglig ansvar for integrasjoner som påvirker digitale arkiver, i tett samarbeid med kommunens digitale ressurser.
• Utvikle og vedlikeholde prosedyrer, retningslinjer og dokumentasjonskrav som styrer dokumentforvaltningen i hele kommunen.
• Forberede og følge opp arkivfaglige saker, inkludert rådgivning til ledere og fagmiljøer.
• Sikre god brukerstøtte og planlegge opplæring for brukere av sak- og arkivløsningen.
• Utvikle og ajourholde arkiv-/dokumentasjonsplan.

Kvalifikasjonskrav

• Arkivutdanning, fortrinnsvis på høyskole-/bachelornivå.
• Solid erfaring fra arbeid med arkivdanning og dokumentforvaltning i offentlig virksomhet.
• God forståelse for relevant lov- og regelverk innen arkiv, offentlighet, forvaltning, personvern og informasjonssikkerhet.
• God digital kompetanse og forståelse for sammenhengen mellom systemer, arbeidsprosesser, integrasjoner og informasjonsforvaltning.
• Erfaring med utviklings- og forbedringsarbeid, gjerne knyttet til digitalisering, automatisering eller prosessforbedring.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk.
• Ledererfaring er en fordel.

Tønsberg kommunes arkiver er i all hovedsak elektroniske, med stor grad av integrasjon mellom ulike systemer. Stillingen krever derfor både arkivfaglig trygghet og god digital forståelse.

Solid og relevant realkompetanse kan kompensere for deler av utdanningskravet.

Personlige egenskaper

• Trygg, tydelig og tillitsskapende leder.
• Utviklingsorientert og opptatt av forbedring, effektivisering og kvalitet.
• Evne til å motivere, involvere og utvikle medarbeidere.
• Strukturert, systematisk og med god gjennomføringsevne.
• God forståelse for samspillet mellom mennesker, teknologi, regelverk og arbeidsprosesser.
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner.
• Selvstendig, løsningsorientert og initiativrik.
• Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr:

• En sentral lederrolle i en kommune med høye ambisjoner for digital utvikling og gode tjenester.
• Mulighet til å påvirke og videreutvikle kommunens dokumentforvaltning i en mer digital og effektiv retning.
• Et kompetent og engasjert fagmiljø med tett samarbeid med digitale ressurser i kommunen.
• Mulighet for utvikling og kompetanseheving.
• Lederutviklingsprogram for mellomledere.
• Godt arbeidsmiljø.
• Fleksibel arbeidstid.
• Konkurransedyktige betingelser
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger.

Søkerlister med opplysninger om navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune for hver søker er offentlig i hht Offentlighetsloven. Det kan gjøres unntak dersom søker anmoder om dette og grunngir dette i søknaden. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren varsles om dette.

Kommunen ber aldri om kontaktinformasjon eller kontoopplysninger i rekrutteringsfasen, verken over SMS, e-post eller i brev via Digipost.