Dokumentsenteret søker etter

Tønsberg kommune Dokumentsenteret; Tønsberg; On-site; NOK 850,000 - 1,120,000; Full time

Benefits offered by this job

Konkurransedyktige betingelser

Pensjonsordninger

Lederutviklingsprogram

Fleksibel arbeidstid

Godt arbeidsmiljø

Utviklingsmuligheter

Job summary

Tønsberg kommune søker en trygg, utviklingsorientert arkivleder som kan lede dokumentsenteret inn i en stadig mer digital hverdag. Du får personalansvar, utvikle fagmiljøet og sikre god arkivforvaltning, etterlevelse av lover og effektiv informasjonsflyt i hele kommunen.

Enheten bruker Acos Websak og har 10 ansatte; du vil være sentral i kommunens digitaliseringsreise, inkludere systemintegrasjoner og utvikle prosedyrer og rutiner.

Qualifications

• Arkivutdanning og erfaring med arkivdanning i offentlig virksomhet.
• God forståelse av lovverk innen arkiv, personvern og informasjonssikkerhet.
• Digital kompetanse og forståelse for systemintegrasjon og informasjonsforvaltning.
• Erfaring med utviklings- og forbedringsarbeid, digitalisering eller prosessforbedring.
• Meget god norsk muntlig og skriftlig.

Responsibilities

• Lede og videreutvikle dokumentsenteret som en faglig, serviceorientert og effektiv enhet.
• Ha personalansvar og utvikling av kompetanse for medarbeiderne.
• Sikre arkivfaglig ledelse og etterlevelse av gjeldende lovverk innen dokumentforvaltning og arkiv.
• Videreutvikle kommunens digitale dokumentforvaltning og arbeidsprosesser.
• Bidra til forbedring og god informasjonsflyt på tvers av organisasjonen.
• Ha faglig ansvar for systemadministrasjon og integrasjoner som digital ekspedering og e-signering.
• Utvikle og ajourholde prosedyrer og dokumentasjonskrav som styrer dokumentforvaltningen i hele kommunen.

Skills

Ledelse

Digital kompetanse

Arkivforvaltning

Kommunikasjon

Prosessforbedring

Ledererfaring

Education

Arkivutdanning

Job description

Vil du lede et viktig fagmiljø i en kommune med høye ambisjoner for digital utvikling, effektiv dokumentforvaltning og gode tjenester til innbyggerne?

Tønsberg kommune søker en trygg, utviklingsorientert og faglig sterk arkivleder som vil lede kommunens dokumentsenter inn i en stadig mer digital hverdag. Som arkivleder får du ansvar for et kompetent fagmiljø og en sentral funksjon i kommunens arbeid med sikker, effektiv og fremtidsrettet dokumentforvaltning.

Dokumentsenteret har i dag 10 ansatte og bruker sak-/arkivsystemet Acos Websak. Enheten har ansvar for kommunens arkiver og spiller en viktig rolle i å sikre etterrettelighet, innsyn, dokumentasjon og gode arbeidsprosesser på tvers av organisasjonen.

Tønsberg er en attraktiv kommune å bo og jobbe i. Her får du kombinasjonen av byliv, kyst, historie, kulturtilbud, sterke fagmiljøer og korte avstander i hverdagen. Kommunen er i vekst, har et variert arbeidsliv og en tydelig ambisjon om å være en fremoverlent organisasjon som utvikler gode tjenester sammen med innbyggere, næringsliv og frivillighet.

Hovedoppgaver

• Lede og videreutvikle dokumentsenteret som en profesjonell, serviceorientert og effektiv fagenhet.
• Ha personalansvar for medarbeiderne, inkludert oppfølging, kompetanseutvikling og tilrettelegging for et godt arbeidsmiljø.
• Sikre arkivfaglig ledelse, faglig kvalitet og god etterlevelse av gjeldende lovverk innen dokumentforvaltning og arkiv.
• Videreutvikle kommunens digitale dokumentforvaltning, arbeidsprosesser og rutiner i samarbeid med relevante fagmiljøer.
• Bidra aktivt til forbedring, effektivisering, standardisering og god informasjonsflyt på tvers av organisasjonen.
• Ha medansvar for systemadministrasjon og for kommunens bruk av felleskomponenter som digital ekspedering, e-signering og tilsvarende løsninger.
• Ha faglig ansvar for integrasjoner som påvirker digitale arkiver, i tett samarbeid med kommunens digitale ressurser.
• Utvikle og vedlikeholde prosedyrer, retningslinjer og dokumentasjonskrav som styrer dokumentforvaltningen i hele kommunen.
• Forberede og følge opp arkivfaglige saker, inkludert rådgivning til ledere og fagmiljøer.
• Sikre god brukerstøtte og planlegge opplæring for brukere av sak- og arkivløsningen.
• Utvikle og ajourholde arkiv-/dokumentasjonsplan.

Kvalifikasjonskrav

• Arkivutdanning, fortrinnsvis på høyskole-/bachelornivå.
• Solid erfaring fra arbeid med arkivdanning og dokumentforvaltning i offentlig virksomhet.
• God forståelse for relevant lov- og regelverk innen arkiv, offentlighet, forvaltning, personvern og informasjonssikkerhet.
• God digital kompetanse og forståelse for sammenhengen mellom systemer, arbeidsprosesser, integrasjoner og informasjonsforvaltning.
• Erfaring med utviklings- og forbedringsarbeid, gjerne knyttet til digitalisering, automatisering eller prosessforbedring.
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk.
• Ledererfaring er en fordel.

Tønsberg kommunes arkiver er i all hovedsak elektroniske, med stor grad av integrasjon mellom ulike systemer. Stillingen krever derfor både arkivfaglig trygghet og god digital forståelse.

Solid og relevant realkompetanse kan kompensere for deler av utdanningskravet.

Personlige egenskaper

• Trygg, tydelig og tillitsskapende leder.
• Utviklingsorientert og opptatt av forbedring, effektivisering og kvalitet.
• Evne til å motivere, involvere og utvikle medarbeidere.
• Strukturert, systematisk og med god gjennomføringsevne.
• God forståelse for samspillet mellom mennesker, teknologi, regelverk og arbeidsprosesser.
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner.
• Selvstendig, løsningsorientert og initiativrik.
• Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr:

• En sentral lederrolle i en kommune med høye ambisjoner for digital utvikling og gode tjenester.
• Mulighet til å påvirke og videreutvikle kommunens dokumentforvaltning i en mer digital og effektiv retning.
• Et kompetent og engasjert fagmiljø med tett samarbeid med digitale ressurser i kommunen.
• Mulighet for utvikling og kompetanseheving.
• Lederutviklingsprogram for mellomledere.
• Godt arbeidsmiljø.
• Fleksibel arbeidstid.
• Konkurransedyktige betingelser
• Gode forsikrings- og pensjonsordninger.

Søkerlister med opplysninger om navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosted- eller arbeidskommune for hver søker er offentlig i hht Offentlighetsloven. Det kan gjøres unntak dersom søker anmoder om dette og grunngir dette i søknaden. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren varsles om dette.

Kommunen ber aldri om kontaktinformasjon eller kontoopplysninger i rekrutteringsfasen, verken over SMS, e-post eller i brev via Digipost.

Velkommen til Tønsberg, byen som har holdt koken siden vikingtiden. Dette er byen som vet hvordan vi kombinerer historie, skjærgård og kulturliv, noe som er en uslåelig kombinasjon.Selv med vår sentrale plassering på Østlandet (en time fra Oslo og 20 minutter til Torp flyplass), kan du fortsatt kalle naturen for nabo og nyte en kaffepause med utsikt mot Oslofjorden.Tønsberg kommune er ikke bare en kommune som rommer 59 000 innbyggere. Det er også en arbeidsplass for over 4000 mennesker.Her skal arbeidsdagen innebære mer enn å telle timer. I Tønsberg kommune har du mulighet til å utvikle deg, le litt (eller kanskje mye) med kollegaer, og rom til å være deg selv.Er du klar for å jobbe i en kommune med ambisjoner for fremtiden, hvor du kan balansere jobb og fritid med skjærgård, skog, kultur eller byliv rett utenfor døren?Da venter Tønsberg kommune på deg.Er du videre nysgjerrig på Tønsberg kommune som arbeidsplass, eller et sted å flytte til?Mer informasjon finner du her:https://www.tonsberg.kommune.nohttps://tonsberglivet.no