Arkivar

Arne Morten Rosnes; Oslo; On-site; NOK 550,000 - 750,000; Full time

Benefits offered by this job

Hjemmekontor mulig

Trening i arbeidstiden

To ekstra fridager per år

Statens pensjonskasse med gode vilkår

Job summary

VID vitenskapelige høgskole søker en strukturert arkivar i 100% fast stilling for å styrke arkivdrift, postmottak og elektronisk saks- og arkivsystem (P360). Du rapporterer til Seksjonssjef for Seksjon for læringsstøtte og digital utvikling og jobber med utvikling av rutiner og veiledninger.

Arbeidssted kan være Oslo, Stavanger eller Bergen, med noe reisevirksomhet mellom studiestedene. Stillingen krever rådgivning, opplæring og brukerstøtte til ledere og saksbehandlere.

Qualifications

• Søker har relevant høyere utdanning i arkiv-/informasjonsfag.
• Gode digitale ferdigheter og interesse for digitalisering og forbedring av arbeidsprosesser.
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk.

Responsibilities

• Utføre daglig arkivdrift, postmottak, journalføring, klassifisering og arkivering.
• Kvalitetssikre arkivet og følge opp saker for korrekt håndtering av dokumenter.
• Administrere og videreutvikle P360 i samarbeid med interne fagmiljøer og leverandør.

Skills

Norsk språk

Engelsk språk

Strukturert arbeid

Serviceorientert

Education

Arkiv-/Bibliotek- eller informasjonsfag utdanning

Job description

Om stillingen

VID vitenskapelige høgskole søker en strukturert og utviklingsorientert arkivar i en 100% fast stilling som vil bidra til trygg, effektiv og framtidsrettet håndtering av dokumentasjon og arkiv. Stillingen er knyttet til Seksjon for læringsstøtte og digital utvikling og har en sentral rolle i arbeidet med arkiv, postmottak og elektronisk sak- og arkivsystem.

Hos oss blir du del av et fagmiljø som utvikler gode digitale tjenester for studenter, ansatte og samarbeidspartnere. Du får en stilling med både daglige driftsoppgaver, rådgivning, brukerstøtte og mulighet til å videreutvikle rutiner og arbeidsprosesser.

Stillingen rapporterer til seksjonssjef for Seksjon for læringsstøtte og digital utvikling. Arbeidssted kan være Oslo, Stavanger eller Bergen. Noe reisevirksomhet mellom VIDs studiesteder må påregnes.

Som arkivar får du ansvar for daglig arkivdrift, kvalitetssikring og videreutvikling av rutiner og digital utvikling av systembruk. Du blir en viktig støtte for ledere, saksbehandlere og superbrukere i spørsmål om dokumentforvaltning og bruk av P360.

Arbeidsoppgaver

Sentrale arbeidsoppgaver vil være å:

• ivareta daglig arkivdrift, postmottak, journalføring, klassifisering og arkivering
• kvalitetssikre arkivet, følge opp saker og sikre korrekt håndtering av dokumenter og informasjon
• administrere og videreutvikle P360 i samarbeid med interne fagmiljøer, IT, leverandør og Sikt
• utvikle arkivplan, oppdatere rutiner, prosessbeskrivelser, veiledninger og opplæringstiltak innen arkivområdet
• gi arkivfaglig veiledning, opplæring og brukerstøtte til ledere, saksbehandlere og superbrukere
• forvalte tilgangsstyring, følge opp relevante integrasjoner og bidra til god internkontroll
• ha ansvar for periodisering, kassasjon og deponering

Kvalifikasjonskrav

• relevant høyere utdanning innen eksempelvis arkiv, bibliotek- eller informasjonsfag på høgskole-/universitetsnivå
• relevant erfaring fra arkivarbeid, dokumentasjonsforvaltning eller fullelektronisk sak- og arkivsystem
• god kjennskap til relevant lov- og regelverk for arkiv og dokumentforvaltning
• gode digitale ferdigheter og interesse for digitalisering, systemutvikling, forbedring og effektive arbeidsprosesser
• svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og god framstillingsevne på engelsk

Det er en fordel om du har

• erfaring med P360 eller tilsvarende sak- og arkivsystem
• erfaring med opplæring, veiledning, brukerstøtte eller superbrukerarbeid
• erfaring med utvikling av rutiner, prosesser, internkontroll, tilgangsstyring eller integrasjoner
• kjennskap til universitets- og høgskolesektoren

Personlige egenskaper

• Du arbeider strukturert, nøyaktig og selvstendig
• Du er serviceinnstilt, tydelig og trygg i veiledning av ulike brukergrupper
• Du har god rolleforståelse og evne til å prioritere mellom drift, utvikling og brukerstøtte
• Du samarbeider godt, tar initiativ og bidrar til forbedring av digitale arbeidsprosesser

Generell informasjon

Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn.

Den som ansettes må kunne arbeide i tråd med VIDs mål og verdigrunnlag, samt følge gjeldende lover, forskrifter og avtaler.

Vi tilbyr

• en meningsfull stilling ved en verdibasert vitenskapelig høgskole
• varierte og selvstendige oppgaver innen arkiv, digitalisering, brukerstøtte og utvikling
• mulighet til å påvirke rutiner, tjenester og systembruk innen dokumentforvaltning
• et godt og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• mulighet for hjemmekontor, en time trening i arbeidstiden og to ekstra fridager per år
• medlemskap i Statens pensjonskasse med gode pensjons- og lånevilkår
• gunstige forsikringsordninger
• stillingen er plassert i kode 1434 rådgiver