Administrasjonskonsulent med god digital kompetanse

Oslo Kommune; Oslo; On-site; NOK 520,000 - 720,000; Full time

Job summary

Oslo kommune Klimaetaten søker en administrasjonskonsulent med god digital kompetanse for et ett-årig vikariat. Du blir en nøkkelperson i førstelinjesupport og IT-/kontorstøtte i etaten, og bidrar til utvikling og forvaltning av administrative systemer.

Du vil også delta i nettverk innen IKT, håndtere tilskuddsordninger og koordinere bestillinger av varer og tjenester i etatens hverdag. God norskkunnskap og evne til å jobbe strukturert er viktig for rollen.

Qualifications

• Minimum 1 års erfaring fra administrativt arbeid i offentlig sektor
• Erfaring med førstelinjesupport innen M365/IKT
• Erfaring med å skrive/produsere notater og tekster
• Kunnskap om Oslo kommunes systemer som Websak og Kompass er en fordel

Responsibilities

• Være kontaktpunkt for hjelp og IT-/kontorstøtte i etaten.
• Bidra i forvaltning av tilskuddsordninger i Klima- og energifondet.
• Utvikle og forvalte administrative systemer ved bruk av Microsoft 365 for å forbedre arbeidsprosesser og automatisere oppgaver.
• Delta i relevante nettverk i kommunen innen IKT for å oppdatere rutiner og løsninger.
• Koordinere bestillinger av varer og tjenester og bidra på områder som økonomi og personaladministrasjon.

Skills

Administrativt arbeid offentlig sektor

Førstelinjesupport M365/IKT

Notater/tekster produsere

Samarbeid i team

Kunnskap om IKT-systemer

Tools

Websak

Kompass

Job description

Vil du være med på laget og bidra i klimaarbeidet i en av verdens mest ambisiøse klimabyer?

Klimaetaten søker administrasjonskonsulent med god digital kompetanse (vikariat)

Oslo har inntatt en lederposisjon i klimaarbeidet og innen grønn byutvikling. Vi er blant de byene i verden som har kommet lengst i tilrettelegging og tiltak for lavere utslipp. Bystyret har vedtatt ambisiøse klimamål, noe som gir oss en historisk mulighet til å oppgradere byen. En velfungerende og effektiv administrasjonsavdeling er en nødvendighet for at etaten skal klare å bringe Oslo i mål.

Vi søker nå etter en administrasjonskonsulent med god digital kompetanse og erfaring fra saksbehandling i cirka ett års vikariat (avhengig av oppstart‑tidsperiode).

Oslo kommune

Du får en aktiv rolle i førstelinjesupporten og blir et naturlig kontaktpunkt for ulike typer henvendelser – fra hjelp med bestillinger til spørsmål om IT‑ og kontorstøtte i etaten og opplæring av ansatte. Du vil også bidra inn i forvaltning av tilskuddsordninger i Klima‑ og energifondet, herunder saksbehandling og drift av tilskuddssystemet. Rollen omfatter også utvikling og forvaltning av administrative systemer, blant annet ved å bruke Microsoft 365 til å utvikle digitale løsninger, forbedre arbeidsprosesser og automatisere administrative oppgaver. I tillegg vil du delta i relevante nettverk i kommunen innen IKT‑området for å holde etaten oppdatert på gjeldende føringer, rutiner og nye løsninger.

Som administrasjonskonsulent inngår du i et team av tre administrasjonskonsulenter, og du vil også bidra på områder som å utarbeide notater, innhente informasjon, utvikle og publisere informasjon i interne kommunikasjonskanaler, sørge for at etaten har nødvendig og tilstrekkelig materiell, og koordinere bestillinger av varer og tjenester. Du vil også kunne få oppgaver innenfor økonomi, virksomhetsstyring og personaladministrasjon.

Sammen med de andre administrasjonskonsulentene vil duha ansvar for praktisk tilrettelegging, og gjennomføring av møter, sosiale tilstelninger og seminarer, samt at våre lokaler fremstår som ryddige og trivelige.

• minimum 1 års erfaring fra administrativt arbeid fra offentlig sektor
• erfaring med førstelinjesupport innen M365/IKT
• erfaring med å skrive/produsere notater og tekster
• erfaring med Oslo kommunes systemer som Websak og Kompass er en fordel

Stillingen krever også meget gode norskkunnskaper (skriftlig og muntlig)

• kunne sette seg inn i tekniske problemstillinger
• mestre høyt arbeidstempo og kunne prioritere oppgaver ut ifra helhetsvurderinger
• strukturert, nøyaktig og samvittighetsfull
• samarbeider godt i team
• god evne til å tilegne seg kunnskap og sette seg inn i systemer og arbeidsprosesser

Om administrasjonsavdelingen

Alle stillinger i etaten må påregne å bidra til arbeidet på hele avdelingens ansvarsområde, og ved noen anledninger hele etatens.
Administrasjonsavdelingens samlede oppgaver er blant annet

• koordinere budsjettprosess, utarbeide etatens budsjett, ha ansvar for budsjettoppfølging og regnskap
• gjennomføre mål‑ og resultatstyring, risikostyring og internkontroll
• sikre at anskaffelser brukes strategisk for å nå kommunens mål gjennom kompetanse og rutiner
• målrettet og strategisk bruk av IKT, og sikre kvalitet i informasjonssikkerhetsarbeidet
• attraktive arbeidslokaler sentralt i Oslo sentrum
• gode pensjons‑, låne og forsikringsordninger i Oslo Pensjonsforsikring opf.no etter gjeldende regler
• et trivelig og engasjerende arbeidsmiljø
• Stillingen avlønnes som spesialkonsulent, stillingskode 0228 og innplasseres i henhold til etatens lønnspolitikk
  

Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste i henhold til offentlighetslovens §25 selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om.

Etaten skal være en pådriver for å nå kommunens ambisiøse mål om å redusere klimagassutslippene i Oslo med 95 prosent innen 2030, og bidra til en klimarobust by. I tillegg koordinerer etaten arbeidet med å nå kommunens mål innenfor energi, sirkulær økonomi og naturlig karbonlagring.

Etaten har ansvar for oppfølging av Oslos klimastrategi, og skal bidra til en kraftfull klimaledelse og –styring av kommunen. Etaten skal mobilisere til atferdsendring for å nå Oslos klimamål, og bygge nettverk for gjennomføring av klimatiltak. Klimaetaten rapporterer til Byrådsavdeling for miljø‑ og samferdsel.

Klimaetaten ble opprettet i 2016 og er en etat i Oslo kommune med om lag 55 ansatte. Etaten har siden 2016 utviklet seg til å bli et sterkt fagmiljø i Norge innen lokalt klimaarbeid, og vi har et stort satsningsområde med ambisiøse mål. Vi har jobbet målrettet med å bygge gode jobbrelasjoner, lage effektive rutiner og en kultur for teamarbeid og samarbeidsformer for å løse vårt viktige samfunnsoppdrag.Klimaetaten er organisert i tre avdelinger: administrasjonsavdeling, kommunikasjonsavdeling, og klimafaglig avdeling.