Vacature: Personal Assistant Notariaat

Osborne Clarke Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 27,900 - 40,176; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

Sabbatical regeling

Hybride werken

Dagelijkse lunch

Job summary

Osborne Clarke Amsterdam zoekt een proactieve Personal Assistant die de notaris en kandidaat-notarissen ondersteunt in een informele, niet-hiërarchische cultuur met aandacht voor work-life balance. Je bewaakt agendas, deadlines en verzorgt planning van afspraken, reizen en meetings.

Je beheert dossiers en documenten, stelt brieven en notities op en verzorgt redigeren en versiebeheer. Je werkt zelfstandig maar bent ook een teamspeler en denkt mee aan procesverbeteringen binnen het notariaat.

Qualifications

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding in secretariële/office richting.
• Enige relevante ervaring als (legal) secretaresse/PA; ervaring in advocatuur is een plus.
• Uitstekende beheersing van NL en ENG, in woord en geschrift.

Responsibilities

• Agenda- en e-mailmanagement voor de notaris en kandidaat-notarissen; deadlines bewaken.
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, meetings en (internationale) reizen; logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen en redigeren van brieven en stukken; versiebeheer.
• Voorbereiden van documenten en akten en controleren van stukken.
• Opstellen van ondersteunende documenten (egalisaties, volmachten, etc.).
• Recherchewerk (Kadaster, KvK) en registraties bij KvK; aandeelhoudersregisters bijwerken.
• Cliëntcontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt; professioneel en servicegericht.
• Onboarding- en procesondersteuning: checklists en interne workflows.
• CRM- en BD-support: gegevens bijhouden en presentaties opmaken en versturen.
• Continu verbeteren: knelpunten signaleren en voorstellen doen om slimmer te werken.

Skills

Secretariële vaardigheden

Nederlands vloeiend

Engels vloeiend

Organisatorisch vermogen

Pro-actieve houding

Education

MBO/HBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

Word

PowerPoint

Outlook

Excel

Job description

Word jij de proactieve rechterhand van onze kandidaat-notarissen en de notaris in Amsterdam? Als Personal Assistant bij Osborne Clarke zorg je dat alles op rolletjes loopt: je ontzorgt, denkt mee én vooruit. Je werkt in een informele, niet-hiërarchische omgeving waar fun, respect en work-life balance kernwaarden zijn, met slimme en toegankelijke collega’s die niet kunnen wachten op jouw komst. Standplaats: Amsterdam (rand Zuidas).

• Agenda- en e-mailmanagement voor de notaris en kandidaat-notarissen; prioriteren, bewaken van deadlines en proactief signaleren.
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, meetings, calls en (internationale) reizen; kamers, catering en logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen, opmaken, afhandelen en redigeren van brieven, notities, presentaties en (juridische) documenten; versiebeheer en kwaliteitscontrole.
• Voorbereiden van documenten en akten en het controleren van akten en stukken.
• Opstellen van ondersteunende documenten op (egalisaties, volmachten, etc.).
• Recherchewerkzaamheden (Kadaster, KvK, etc.) en registraties bij KvK, bijwerken aandeelhoudersregisters etc.
• Cliëntcontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt, professioneel en servicegericht.
• Onboarding- en procesondersteuning: checklists, formulieren en interne workflows (samenwerking met Finance/HR/BD/IT).
• CRM- en BD-support: gegevens bijhouden, lijsten updaten, presentaties/proposals opmaken en versturen.
• Continu verbeteren: knelpunten signaleren en voorstellen doen om slimmer te werken.

Dit breng jij mee

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële/office-richting.
• Enige relevante ervaring als (legal) secretaresse/PA (stage of eerste baan); ervaring binnen de advocatuur is een plus.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Word – stijlen/track changes, PowerPoint en Outlook; Excel is een plus).
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en stressbestendig; je houdt overzicht en stelt prioriteiten.
• Proactief, oplossingsgericht en servicegericht; je denkt mee én vooruit.
• Zelfstandig kunnen werken én een echte teamspeler; representatief en communicatief sterk.
• Vertrouwd met professionele dienstverlening (advocatuur/notariaat/consultancy) is een pre.

Jouw ontwikkeling bij OC

• Grondige onboarding met buddy/collega’s en duidelijke verwachtingen.
• Trainingen in tools, documentstandaarden en effectief samenwerken met (inter)nationale teams.
• Ruimte en vertrouwen om initiatieven te nemen en processen te verbeteren.
• Werkcultuur zonder onnodige hiërarchie, met korte lijnen, humor en collegialiteit.
• Focus op werkplezier en gezonde work-life balance; iedereen heeft een stem en draagt bij.

Over het team

Het gehele notariaat bestaat uit twee notarissen/partners en vijf kandidaat-notarissen, waarvan twee senior en twee junior kandidaat-notaris. Jij gaat als PA aan de slag binnen een hecht en groeiend team bestaande uit één partner en drie kandidaat-notarissen, waarvan twee senior kandidaat-notarissen en één junior kandidaat-notaris. Samen werken jullie aan hoogwaardige (internationale) notariële dossiers en begeleid je cliënten bij uiteenlopende transacties en (her)structureringen. Je werkt daarnaast nauw samen met de PA's binnen het notariaat en de andere praktijkgroepen binnen Osborne Clarke.

Als PA neem je een sleutelrol in binnen het team: je ondersteunt de notaris en de kandidaat-notarissen in hun dagelijkse praktijk, bewaakt de voortgang van dossiers, onderhoudt contact met cliënten en zorgt dat alles organisatorisch en administratief tot in de puntjes is geregeld. Omdat het team in ontwikkeling is, krijg je veel ruimte om mee te bouwen aan processen, samenwerking en verdere professionalisering van de praktijk.

Osborne Clarke is een internationaal advocatenkantoor met 26 kantoren in 13 landen en meer dan 1500 professionals. Ons Amsterdamse kantoor werkt op topniveau voor toonaangevende en innovatieve cliënten, in een informele cultuur waarin teamwork, respect en plezier centraal staan.

25 vakantiedagen én een sabbatical regeling

Hybride werken én een goede werk/privébalans

Dagelijks een gezonde lunch

Heb je een vraag over deze vacature?

Ik help je graag verder, neem gerust contact op.