Vacature: Personal Assistant advocatuur

Osborne Clarke Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Inwerkprogramma en buddy

Trainingen in systemen

Goede balans werk/privé

Job summary

Osborne Clarke Amsterdam zoekt een Personal Assistant die advocaten ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden zoals agenda, e-mail, documenten en deadlines. Je regelt ook bijeenkomsten, reizen en logistiek, en bewaakt dossiers met notulen en actiepunten.

Je communiceert vlot met cliënten en collega’s, biedt administratieve ondersteuning en werkt nauw samen met fellow teams. Een inwerkprogramma en buddy-ondersteuning horen erbij in een warme kantooromgeving.

Qualifications

• Een mbo- of hbo-opleiding in secretariële/administratieve richting.
• Enige ervaring als secretaresse of Personal Assistant, bij voorkeur in zakelijke dienstverlening.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Word, PowerPoint en Outlook; Excel is een voordeel.
• Nauwkeurige en georganiseerde werkstijl, prioriteiten kunnen stellen.
• Vermogen om zelfstandig te werken en goed samen te werken met collega’s.

Responsibilities

• Agenda’s en e-mail beheren: plannen, prioriteren en deadlines bewaken.
• Vergaderingen en reizen organiseren: meetings regelen en logistiek afhandelen.
• Documenten en dossiers bijhouden: brieven en presentaties opstellen en controleren.
• Notulen maken en actiepunten volgen tijdens vergaderingen.
• Contacten onderhouden: klanten en collega’s doorverwijzen waar nodig.
• Administratie verzorgen: declaraties, onkosten en urenregistratie.
• Nieuwe dossiers openen en dossierinformatie bijhouden.
• Interne controles ondersteunen en cliëntonderzoek voorbereiden.
• Samenwerken met Finance, HR, marketing en IT.
• Cliëntgegevens bijhouden en voorstellen opmaken.

Skills

Organizational skills

Dutch and English proficiency

MS Word/PowerPoint/Outlook

Excel (voordeel)

Independent working

Communicatie

Team samenwerking

Education

MBO of HBO secretariële/administratieve richting

Tools

Microsoft Word

PowerPoint

Outlook

Excel

Job description

Osborne Clarke is een internationaal advocatenkantoor met wereldwijd ruim 1.300 advocaten op 27 locaties. We werken aan complexe transacties voor toonaangevende cliënten over de hele wereld. Dat doen we in een werkomgeving die je misschien niet direct bij een groot advocatenkantoor verwacht: informeel, met korte lijnen en zonder onnodige hiërarchie. We combineren ambitie en professionaliteit met respect voor elkaar en plezier in ons werk.

Ons kantoor in Amsterdam is jong en ambitieus en groeit sinds de oprichting in 2014. Om onze groeiende teams te ondersteunen, zoeken we een Personal Assistant. Je helpt onze advocaten bij hun dagelijkse werkzaamheden en wordt onderdeel van een kantoor waar we nauw samenwerken en iedereen makkelijk bij elkaar binnenloopt.

Je ondersteunt de partners en advocaten bij hun dagelijkse werkzaamheden. Daarbij houd je overzicht over afspraken, documenten en deadlines. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Agenda’s en e-mail beheren: afspraken plannen, prioriteiten afstemmen en deadlines bewaken.
• Bijeenkomsten en reizen organiseren: vergaderingen, telefoongesprekken en internationale reizen voorbereiden en de benodigde ruimtes, catering en reisvoorzieningen regelen.
• Documenten en dossiers bijhouden: brieven, notities, presentaties en juridische documenten opstellen, opmaken en controleren. Je zorgt dat dossiers compleet zijn en de juiste documentversies beschikbaar zijn.
• Vergaderingen ondersteunen: notulen maken, actiepunten vastleggen en de voortgang bijhouden.
• Contact onderhouden: vragen van cliënten en andere contacten beantwoorden of doorzetten naar de juiste collega.
• Administratie verzorgen: ondersteunen bij declaraties, onkosten, urenregistratie en facturatie.
• Nieuwe dossiers openen: informatie verzamelen, dossiers aanmaken, opdrachtbevestigingen voorbereiden en versturen, en bijhouden of alle benodigde gegevens binnen zijn.
• Interne controles ondersteunen: controles op mogelijke belangenconflicten aanvragen en helpen bij het verzamelen van informatie voor cliëntonderzoek.
• Samenwerken met andere afdelingen: interne aanvragen en formulieren verwerken en afstemmen met collega’s van onder meer Finance, HR, marketing en IT.
• Cliëntgegevens en commerciële documenten bijhouden: contactgegevens actualiseren en helpen bij het opmaken en versturen van presentaties en voorstellen.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Enige ervaring als secretaresse of Personal Assistant, bijvoorbeeld tijdens een stage of eerste baan. Ervaring in de advocatuur of andere zakelijke dienstverlening is een voordeel, maar geen vereiste.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Word, PowerPoint en Outlook, waaronder het werken met stijlen en wijzigingen bijhouden in Word. Kennis van Excel is een voordeel.
• Een nauwkeurige en georganiseerde manier van werken. Je kunt prioriteiten stellen en houdt ook op drukke momenten overzicht.
• Duidelijke communicatie en een behulpzame houding. Je vraagt door als iets onduidelijk is en denkt mee over oplossingen.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en goed met collega’s samen te werken.

Wat kun je bij ons verwachten?

Je krijgt een zorgvuldig inwerkprogramma, begeleiding van een buddy en duidelijke uitleg over je werkzaamheden. Ook bieden we trainingen in onze systemen, het werken met documenten en de samenwerking met Nederlandse en internationale collega’s.

Binnen OC zijn de lijnen kort en kun je makkelijk bij collega’s terecht. Er is ruimte voor eigen ideeën, humor en collegialiteit. We vinden werkplezier en een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk.

Over de teams

Je ondersteunt Banking & Finance en Real Estate & Infrastructure. Samen bestaan deze teams uit negen collega’s, onder wie drie partners.

Banking & Finance adviseert over financieringen, financiële herstructureringen en zekerheden, met bijzondere aandacht voor vastgoed en duurzame energie.

Real Estate & Infrastructure begeleidt vastgoedtransacties en nieuwbouwprojecten. Het team adviseert daarnaast over huurovereenkomsten en voert procedures over vastgoedgeschillen.

Beide teams werken voor Nederlandse en internationale cliënten, waaronder ondernemingen, beleggers, fondsen, projectontwikkelaars en overheden. In jouw rol werk je ook samen met collega’s uit andere teams en kantoren.

Dagelijks een gezonde lunch

Volledige pensioenbijdrage

Heb je een vraag over
deze vacature?

Ik help je graag verder, neem gerust contact op.