Personal Assistant Notariaat

Osborne Clarke; Amsterdam; On-site; GBP 29,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Winstdeling

25 vakantiedagen sabbatical

Hybride werken

Dagelijkse lunch

Sportactiviteiten

Job summary

Osborne Clarke in Amsterdam zoekt een proactieve Personal Assistant voor het notariaat en kandidaat-notarissen. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt, ontzorgt en denkt mee in een informele, collegiale omgeving en werkt in een equipo van notarissen.

Je beheert agenda en e-mails, bereidt afspraken en reizen voor, verzorgt documentbeheer en onderhoudt klantencontact. Je werkt zelfstandig maar bent tevens een teamspeler met focus op service en kwaliteit.

Qualifications

• Minimaal een mbo- of hbo-opleiding op secretariëel/office gebied afgerond.
• Ervaring als (legal) secretaresse/PA is een pré, bij voorkeur in advocatuur/notariaat.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling.

Responsibilities

• Agenda- en e-mailmanagement voor notarissen en kandidaat-notarissen; deadlines bewaken en proactief signaleren.
• Plannen en coördineren van afspraken, meetings en (internationale) reizen; logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen, redigeren en controleren van documenten en akten.
• Klantencontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt, servicegericht.
• CRM- en BD-ondersteuning: gegevens bijhouden, presentaties en voorstellen opmaken.

Skills

Nederlands en Engels vloeiend

Proactief en servicegericht

Teamspeler met zelfstandigheid

Organisatorisch sterk en stressbestend

Education

MBO- of HBO-opleiding secretariële/office richting

Tools

Microsoft Office (Word, track changes)

PowerPoint en Outlook

Excel (plus)

Job description

Word jij de proactieve rechterhand van onze kandidaat-notarissen en de notaris in Amsterdam? Als Personal Assistant bij Osborne Clarke zorg je dat alles op rolletjes loopt: je ontzorgt, denkt mee én vooruit. Je werkt in een informele, niet-hiërarchische omgeving waar fun, respect en work-life balance kernwaarden zijn, met slimme en toegankelijke collega’s die niet kunnen wachten op jouw komst. Standplaats: Amsterdam (rand Zuidas).

Wat ga je doen?

• Agenda- en e-mailmanagement voor de notaris en kandidaat-notarissen; prioriteren, bewaken van deadlines en proactief signaleren.
• Voorbereiden, plannen en coördineren van afspraken, meetings, calls en (internationale) reizen; kamers, catering en logistiek regelen.
• Dossier- en documentbeheer: opstellen, opmaken, afhandelen en redigeren van brieven, notities, presentaties en (juridische) documenten; versiebeheer en kwaliteitscontrole.
• Voorbereiden van documenten en akten en het controleren van akten en stukken.
• Opstellen van ondersteunende documenten op (egalisaties, volmachten, etc.).
• Recherchewerkzaamheden (Kadaster, KvK, etc.) en registraties bij KvK, bijwerken aandeelhoudersregisters etc.
• Cliëntcontact en gatekeeping: eerste aanspreekpunt, professioneel en servicegericht.
• Onboarding- en procesondersteuning: checklists, formulieren en interne workflows (samenwerking met Finance/HR/BD/IT).
• CRM- en BD-support: gegevens bijhouden, lijsten updaten, presentaties/proposals opmaken en versturen.
• Continu verbeteren: knelpunten signaleren en voorstellen doen om slimmer te werken.

Dit breng jij mee

• Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële/office-richting.
• Enige relevante ervaring als (legal) secretaresse/PA (stage of eerste baan); ervaring binnen de advocatuur is een plus.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, in woord en geschrift.
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Word – stijlen/track changes, PowerPoint en Outlook; Excel is een plus).
• Organisatorisch sterk, nauwkeurig en stressbestendig; je houdt overzicht en stelt prioriteiten.
• Proactief, oplossingsgericht en servicegericht; je denkt mee én vooruit.
• Zelfstandig kunnen werken én een echte teamspeler; representatief en communicatief sterk.
• Vertrouwd met professionele dienstverlening (advocatuur/notariaat/consultancy) is een pre.

Jouw ontwikkeling bij OC

• Grondige onboarding met buddy/collega’s en duidelijke verwachtingen.
• Trainingen in tools, documentstandaarden en effectief samenwerken met (inter)nationale teams.
• Ruimte en vertrouwen om initiatieven te nemen en processen te verbeteren.
• Werkcultuur zonder onnodige hiërarchie, met korte lijnen, humor en collegialiteit.
• Focus op werkplezier en gezonde work-life balance; iedereen heeft een stem en draagt bij.

Over het team

Het gehele notariaat bestaat uit twee notarissen/partners en vijf kandidaat-notarissen, waarvan twee senior en twee junior kandidaat-notaris. Jij gaat als PA aan de slag binnen een hecht en groeiend team bestaande uit één partner en drie kandidaat-notarissen, waarvan twee senior kandidaat-notarissen en één junior kandidaat-notaris. Samen werken jullie aan hoogwaardige (internationale) notariële dossiers en begeleid je cliënten bij uiteenlopende transacties en (her)structureringen. Je werkt daarnaast nauw samen met de PA's binnen het notariaat en de andere praktijkgroepen binnen Osborne Clarke.

Als PA neem je een sleutelrol in binnen het team: je ondersteunt de notaris en de kandidaat-notarissen in hun dagelijkse praktijk, bewaakt de voortgang van dossiers, onderhoudt contact met cliënten en zorgt dat alles organisatorisch en administratief tot in de puntjes is geregeld. Omdat het team in ontwikkeling is, krijg je veel ruimte om mee te bouwen aan processen, samenwerking en verdere professionalisering van de praktijk.

Over Osborne Clarke

Osborne Clarke is een internationaal advocatenkantoor met 26 kantoren in 13 landen en meer dan 1500 professionals. Ons Amsterdamse kantoor werkt op topniveau voor toonaangevende en innovatieve cliënten, in een informele cultuur waarin teamwork, respect en plezier centraal staan.

Heb je een vraag over
deze vacature?

Ik help je graag verder, neem gerust contact op.

• Winstdeling
• 25 vakantiedagen én een sabbatical regeling
• Hybride werken én een goede werk/privébalans
• Dagelijks een gezonde lunch
• Sportactiviteiten