Directiesecretaresse

ONTAPE; Almere; On-site; EUR 45,000 - 53,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris conform sector

Warm welkomstraject

Ruimte voor procesoptimalisatie

Secundaire arbeidsvoorwaarden conform

Job summary

ONTAPE in Almere zoekt een discrete en organisatorische Directiesecretaresse die de directeur ondersteunt met strategische en operationele begeleiding. Je bewaakt de agenda, prioriteert e-mail en bereidt afspraken voor zodat de directie efficiënt kan sturen.

Je werkt nauw samen met HR en externe recruitmentpartners, beheert actiepunten en bewaart overzicht ondanks de dagelijkse hectiek. Ervaring met complex agendabeheer en een proactieve instelling zijn vereist.

Qualifications

• Ervaring met complex agendabeheer en procesbewaking.
• Proactieve, accurate en oplossingsgerichte werkhouding.
• Affiniteit met een nuchtere, projectgestuurde werkomgeving.

Responsibilities

• Volledig beheren van de agenda van de directeur.
• Beheren en prioriteren van e-mailverkeer.
• Plannen, organiseren en inhoudelijk voorbereiden van afspraken.
• Opstellen, bewaken en opvolgen van actie- en besluitenlijsten.
• Administratieve ondersteuning bieden binnen werving & selectie.
• Onderhouden van contacten met detacherings- en recruitmentbureaus.
• Intensief samenwerken met HR rondom personeelszaken.

Skills

Organisatie

Communicatie

Agendabeheer

Proactiviteit

Procesbewaking

HR samenwerking

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat rust brengt in de dynamische wereld van bouw en vastgoed? Wil jij als de onmisbare rechterhand van de directeur het verschil maken binnen een hechte, professionele organisatie in Almere? Grijp dan nu deze kans om jouw stempel te drukken op een veelzijdige en uitdagende ondersteunende rol!

Over het bedrijf

De werkgever is een vooraanstaande en innovatieve speler binnen de Nederlandse bouw- en vastgoedsector, met een specifieke en betrokken vestiging in Almere. In een sector die volop in beweging is door verduurzaming en moderne projectontwikkeling, onderscheidt deze organisatie zich door kwaliteit, betrouwbaarheid en een nuchtere, daadkrachtige cultuur. Met een team van ongeveer 50 gemotiveerde professionals heerst er een familiaire en warme sfeer, gecombineerd met de professionaliteit en slagkracht van een gevestigde speler. Er zijn korte communicatielijnen en er is een sterke focus op gezamenlijk resultaat. Binnen deze dynamische omgeving krijg je de ruimte om echt eigenaarschap te tonen en een cruciale bijdrage te leveren aan de structuur op directieniveau.

Voor deze veelzijdige en verantwoordelijke functie zoeken wij een stevige en discrete persoonlijkheid die beschikbaar is voor 28 tot 32 uur per week. Verder breng je het volgende mee:

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve, accurate en oplossingsgerichte werkhouding;
• Ervaring met complex agendabeheer en procesbewaking;
• Affiniteit met een nuchtere en projectgestuurde werkomgeving.

De werkzaamheden

Als Directiesecretaresse ben jij de absolute spil van de vestiging en richt jij je volledig op de strategische en organisatorische ondersteuning van de directeur. Je zorgt voor structuur in een agenda die continu in beweging is en fungeert als zijn strategische filter en betrouwbare klankbord. In deze rol ligt de focus echt op de persoonlijke en exclusieve ontzorging van de directeur, waardoor hij zich volledig kan richten op de koers en visie van de organisatie. Je anticipeert op knelpunten, bewaakt deadlines met zachte hand en zorgt ervoor dat actiepunten daadwerkelijk worden opgevolgd. Daarnaast schakel je moeiteloos met HR en externe recruitmentpartners voor de nodige administratieve ondersteuning. Met jouw proactieve instelling en helikopterview bewaar je altijd het overzicht, ook wanneer de hectiek van de dag regeert.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Volledig beheren van de agenda van de directeur;
• Beheren en prioriteren van het e-mailverkeer;
• Plannen, organiseren en inhoudelijk voorbereiden van afspraken;
• Opstellen, bewaken en opvolgen van actie- en besluitenlijsten;
• Controleren of afgesproken acties daadwerkelijk worden uitgevoerd;
• Administratieve ondersteuning bieden binnen werving & selectie;
• Onderhouden van contacten met detacherings- en recruitmentbureaus;
• Intensief samenwerken met HR rondom personeelsgerelateerde zaken.

Is dit iets voor jou?

Je komt te werken in een professionele en financieel gezonde organisatie waar jouw inbreng rechtstreeks impact heeft op de dagelijkse effectiviteit van de directie.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een salaris van €4000 - €4750 o.b.v. 40 uur
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden conform de sector;
• Een warm welkomsttraject binnen een hecht team van 50 collega's;
• Veel zelfstandigheid en ruimte voor het optimaliseren van processen.