Directiesecretaresse | COA

Uitzendbureau; Den Haag; Hybrid; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Fulltime 36+ uur weken

Gedeeltelijk thuiswerken

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Start People zoekt een proactieve, gestructureerde directiesecretaresse ter ondersteuning van de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering bij COA in Den Haag. Je bewaakt agenda's, bereidt vergaderingen voor en notuleert; je bewaakt acties en voortgang.

Je werkt nauw samen met interne collega's en externe relaties, beheert correspondentie en archivering, en vervangt collega's waar nodig. Een uitdagende functie met ruimte voor ontwikkeling en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau (bij voorkeur richting secretariëel/bedrijf)
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of soortgelijke functie
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie en stakeholdercontacten
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Goede kennis van Outlook en MS Office applicaties

Responsibilities

• Beheren van een complexe agenda en coördineren van afspraken, overleggen en werkbezoeken
• Voorbereiden van vergaderingen door informatie en stukken tijdig beschikbaar te maken
• Notuleren van overleggen, opstellen van verslagen en bewaken van acties/besluiten
• Beheren van de mailbox van de Voorzitter en signaleren van belangrijke zaken
• Verzorgen van correspondentie en archivering van documenten
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en directieactiviteiten
• Onderhouden van contacten met interne en externe relations
• Samenwerken met other directieassistenten om elkaar te vervangen wanneer nodig

Skills

Proactieve instelling

Agenda beheer

Communicatie

Discretie

Stressbestendigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Microsoft Office

Job description

Vacaturebeschrijving Wat je gaat doen

Als Directiesecretaresse ondersteun je de Voorzitter van de directie Bedrijfsvoering binnen het COA. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, bewaakt het overzicht en bent een belangrijke sparringpartner in de dagelijkse ondersteuning. Geen dag is hetzelfde: van complex agendabeheer tot het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van acties en afspraken.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het zelfstandig beheren van een complexe agenda en het coördineren van afspraken, overleggen en werkbezoeken.
• Het voorbereiden van vergaderingen door informatie en stukken tijdig beschikbaar te maken.
• Het notuleren van overleggen, opstellen van verslagen en bewaken van actiepunten en besluitvorming.
• Het beheren van de mailbox van de Voorzitter en het signaleren van belangrijke zaken.
• Het verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en een correcte archivering van documenten.
• Het organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en andere directieactiviteiten.
• Het onderhouden van contacten met interne collega's, ketenpartners, ministeries en andere externe relaties.
• Samen met de directieassistenten van de overige directies vorm je een hecht team en vervangen jullie elkaar waar nodig.

Dankzij jouw gestructureerde werkwijze, flexibiliteit en vooruitziende blik kan de directie zich volledig richten op haar werkzaamheden.

Wat we je bieden

Bij ons krijg je niet alleen een uitdagende functie, maar ook uitstekende voorwaarden die jouw professionele en persoonlijke groei ondersteunen. We zorgen ervoor dat je je gewaardeerd voelt en met plezier naar je werk gaat.

• Salaris tussen €3.590,34 en €4.978,19 per maand.
• Tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Werkweek van minimaal 36 uur, fulltime.
• Met de optie om gedeeltelijk thuis te werken.
• Ruimte voor professionele ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
• Een werkomgeving waar jouw welzijn centraal staat.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, passend bij jouw inzet.

Bij Start People belonen wij volgens het principe van gelijkwaardige beloning; je arbeidsvoorwaarden sluiten altijd aan bij die van collega's die rechtstreeks bij de opdrachtgever in dienst zijn. Dit betekent dat naast het uurloon bijvoorbeeld ook het aantal vrije dagen, toeslagen, ADV-vergoedingen en overige looncomponenten onderdeel zijn van je arbeidsvoorwaarden.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken we een proactieve, gestructureerde en dienstverlenende directiesecretaresse die sterk is in organiseren, communiceren en snel schakelen. Je bent zelfstandig, nauwkeurig en weet ook onder druk het overzicht te bewaren. Discretie en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting;
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Ervaring met het ondersteunen van directieleden, bij voorkeur binnen een complexe of bestuurlijke omgeving;
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie en contacten met interne en externe stakeholders;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van Outlook en andere gangbare Microsoft Office-applicaties;
• Een flexibele instelling, waarbij langere werkdagen incidenteel geen probleem zijn;
• Een professionele, loyale en samenwerkingsgerichte houding;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en snel passende oplossingen te vinden;
• Een hoge mate van stressbestendigheid, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit;
• Per directe beschikbaarheid is een grote pré.

Over het bedrijf

Gevestigd in het hart van 's-Gravenhage, staat ons bedrijf bekend om zijn toewijding aan innovatie en maatschappelijke impact. Sinds onze oprichting hebben we ons gericht op het creëren van duurzame oplossingen die zowel onze klanten als de gemeenschap ten goede komen. Onze kernwaarden - samenwerking, integriteit en vooruitgang - vormen de basis van alles wat we doen.

Wat ons uniek maakt, is onze focus op persoonlijke en professionele groei. We investeren in moderne technologieën, stimuleren creativiteit en bieden volop mogelijkheden voor ontwikkeling. Daarnaast hechten we veel waarde aan een gezonde werk-privébalans en een inclusieve werkomgeving.

Ben jij klaar om deel uit te maken van een organisatie waar jouw ideeën en talenten echt het verschil maken?

Salarisomschrijving

€3590 - €4978 monthly

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands