Studenten(bij)baan / Office Coördinator 16-24 uur, Utrecht

Capabel; Utrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tot €3.000 bruto/maand

25 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Opleidingsbudget Capabel Academy

Pensioenregeling

Fietsplan

Job summary

Capabel Onderwijs zoekt een Office Coördinator in Utrecht die de vestiging draaiende houdt. Je bent het aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties en ondersteunt de vestigingsmanager op administratief en coördinerend vlak.

Je beheert caseloads, verzuimrapportages en de organisatie van BOL/BBL en FLEX-opleidingen, bewaakt huisregels en zorgt voor een representatieve en gastvrije leer- en werkomgeving met proactieve communicatie.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van administratieve en organisatorische taken.
• Goede kennis van MS Office (Word/Excel/Outlook).
• In staat om prioriteiten te stellen en zelfstandig te werken.
• Communicatieve vaardigheden richting studenten, collega’s en externen.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, collega’s en gasten op vestigingen.
• Bewaken huisregels en zorgen voor een veilige, gastvrije leeromgeving.
• Signaleer knelpunten en schakel door naar vestigingsmanager.
• Ondersteunen bij coördinatie van caseloadgesprekken en rapportages.

Skills

Administratieve processen

MS Office

Prioriteiten stellen

Communicatie

Stressbestendig

Job description

Kort & krachtig
een baan die bij jou past

Volg je een Hbo of Wo-opleiding en zoek je een uitdagende bijbaan? Word onze Office Coördinator in Utrecht!

Je bent de spil van de vestiging in Utrecht en draagt zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. In deze rol ondersteun je de vestigingsmanager niet alleen administratief, maar neem je ook coördinerende en signalerende taken op je die bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces.

Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, en speelt een actieve rol in het beheer van caseloads, verzuim, rapportages en de organisatie van de BOL/BBL en FLEX-opleidingen. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de verschillende vestigingen. Zowel voor de studenten die overdag als ’s avonds les bij ons volgen (avond aanwezigheid in overleg te plannen)
• Ziet toe op de naleving van huisregels en draagt bij aan een veilige en prettige omgeving
• Signaleert knelpunten en onderneemt zelfstandig actie of schakelt door naar de vestigingsmanager
• Onderwijs- en studentenondersteuning
  • Voorbereiden en coördineren van caseloadgesprekken en rapportages voor de vestigingsmanager
  • Ondersteunen bij (lichte) verzuimgesprekken met studenten
  • Coördineren van de uitvoering van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met betrokken teams
  • Assisteren bij het organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (inclusief surveilleren waar nodig)
• Operationeel beheer
  • Beheren en registreren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen
  • Toezicht houden op onderhoud, facilitaire zaken en voorraadbeheer
  • Zorgen voor een representatieve uitstraling en gastvrije sfeer op de vestiging
• Administratie & rapportage
  • Verzorgen van nauwkeurige dossieropbouw (o.a. verzuimbeheer en examenarchief)
  • Opstellen en aanleveren van gegevens en rapportages ter voorbereiding van overleg en besluitvorming.
  • Verwerken van post en beheren van communicatie richting hoofdkantoor en externe partijen.
• Flexibele ondersteuning
  • Actief bijdragen aan de organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen
  • Waar nodig taken van de vestigingsmanager overnemen binnen de afgesproken kaders

Wat verwachten wij van jou?

• Ervaring met administratieve en organisatorische processen
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig
• Je kunt zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen, maar je schakelt tijdig met de vestigingsmanager
• Representatief, gastvrij en stevig in de schoenen bij incidenten
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); affiniteit met rapportages en basisdata-analyse is een pre
• In bezit van een BHV-diploma of bereid dit te behalen

Wat kun je van ons verwachten?

• Veelzijdige functie binnen een dynamische en groeiende organisatie met een informele werksfeer waarbij we ons allemaal met hart en ziel inzetten om de student of cursist te begeleiden naar zijn of haar nieuwe toekomst
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, maximaal € 3.000 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week)
• Ruimte voor eigen inbreng, ideeën en initiatieven
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
• 8% vakantiegeld
• Een individueel opleidingsbudget in het kader van het volgen van externe opleidingen
• Kosteloze deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen Calder Academy
• Pensioen via Zwitserleven
• Een bijdrage aan een fitness abonnement via Bedrijfsfitness Nederland (3195 aangesloten sportlocaties)
• Aantrekkelijk fietsplan

Capabel Onderwijs heeft geen CAO.

Capabel Onderwijs verzorgt op diverse en online locaties Mbo-, branche erkend onderwijs binnen de sectoren zoals Zorg & Welzijn, Horeca, IT, Financieel & Administratief, HR & Juridisch, Marketing & Communicatie, Commercieel & Ondernemen en Logistiek. De Mbo-opleidingen zijn erkend door het Ministerie van Onderwijs, de vakopleidingen zijn branche- of wettelijk erkend.

Uniek aan ons Mbo-programma is dat deze opleidingen maar 52 lesweken duren met een looptijd van 9-15 maanden.

Capabel Onderwijs is een niet-bekostigde opleider, we zijn dus een commercieel bedrijf. Dit betekent dat we keuzes en investeringen bewust maken met daarbij altijd oog voor de student en de kwaliteit van het onderwijs.

Werken bij Capabel Onderwijs is werken bij een innovatieve en actieve organisatie. Capabel Onderwijs loopt voorop in de ontwikkeling van verkorte en erkende opleidingen voor volwassenen. Bij ons werken professionals die hun vak verstaan en trots zijn op ons bedrijf. Samen werken we aan de toekomst van onze studenten.
Bij Capabel Onderwijs werken ruim 250 medewerkers. Capabel Onderwijs maakt onderdeel uit van Calder Holding, een bundeling van bedrijven in de domeinen Onderwijs, Zorg en Werk.

Wij werven onze nieuwe collega's zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.
Note: A thorough understanding of the Dutch language is mandatory.

Al onze MBO- en HBO bachelor-opleidingen zijn erkend door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW). Capabel Onderwijs en Capabel Hogeschool hebben het NRTO-keurmerk.