Office Coördinator 32-36 uur, Arnhem & Eindhoven

Capabel Onderwijs Groep; Utrecht; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Pensioen Zwitserleven

Opleidingsbudget Calder Academy

Fitness abonnement

Fietsplan

Job summary

Capabel Onderwijs zoekt een Office Coördinator voor de vestigingen Arnhem en Eindhoven. Je bent de spil voor dagelijkse gang van zaken, ondersteunt de vestigingsmanager administratief en coördineert taken die de onderwijsprocessen verbeteren.

Je bent aanspreekpunt voor studenten en collega's, bewaakt huisregels en zorgt voor een veilige, gastvrije leeromgeving. Je beheert verzuim, caseloads en kandidaatintakes en ondersteunt bij examens en rapportages.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur Pedagogisch werk of Toegepaste Psychologie of Omgangskunde.
• Ervaring in een coördinerende of ondersteunende managementrol.
• Ervaring met administratieve en organisatorische processen, bij voorkeur binnen onderwijs.
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig.
• In staat zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen, schakelt tijdig met vestigingsmanager.
• Representatief, gastvrij en degelijk bij incidenten.
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); basisdata-analyse is een plus.
• BHV-diploma of bereid dit te behalen.
• Bij voorkeur een rijbewijs.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de vestigingen.
• Zorgen voor naleving van huisregels en een veilige, prettige omgeving.
• Signaalpunten herkennen en zelfstandig actie ondernemen of doorverwijzen naar de vestigingsmanager.
• Onderwijs- en studentenondersteuning: coördineren van caseloadgesprekken en rapportages.
• Ondersteunen bij verzuimgesprekken met studenten.
• Coördineren van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met teams.
• Assisteren bij examens en herkansingen en toezicht waar nodig.
• Beheren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen; toezicht op onderhoud en voorraad.
• Zorgen voor representatieve uitstraling en gastvrije vestiging.
• Verzorgen van dossieropbouw (verzuimbeheer, examenarchief) en aanleveren van rapportages ter besluitvorming.
• Verwerken van post en communicatie richting hoofdkantoor en externen.
• Actieve bijdrage aan organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen.

Skills

Coördinatie

Administratieve processen

MS Office

BHV diploma

Rijbewijs

Klantgericht

Stressbestendigheid

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Word

Excel

Outlook

Job description

Kort & krachtig een baan die bij jou past

Word jij onze Office Coördinator voor onze vestigingen in Arnhem en Eindhoven? Je bent de spil van deze vestigingen en draagt zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. In deze rol ondersteun je de vestigingsmanager niet alleen administratief, maar neem je ook coördinerende en signalerende taken op je die bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces. Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, en speelt een actieve rol in het beheer van caseloads, verzuim, rapportages en de organisatie van de BOL/BBL en FLEX-opleidingen. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de verschillende vestigingen. Zowel voor de studenten die overdag als ’s avonds les bij ons volgen (avond aanwezigheid in overleg te plannen)
• Ziet toe op de naleving van huisregels en draagt bij aan een veilige en prettige omgeving
• Signaleert knelpunten en onderneemt zelfstandig actie of schakelt door naar de vestigingsmanager
• Onderwijs- en studentenondersteuning
  • Voorbereiden en coördineren van caseloadgesprekken en rapportages voor de vestigingsmanager
  • Ondersteunen bij (lichte) verzuimgesprekken met studenten
  • Coördineren van de uitvoering van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met betrokken teams
  • Assisteren bij het organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (inclusief surveilleren waar nodig)
• Operationeel beheer
  • Beheren en registreren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen
  • Toezicht houden op onderhoud, facilitaire zaken en voorraadbeheer
  • Zorgen voor een representatieve uitstraling en gastvrije sfeer op de vestiging
• Administratie & rapportage
  • Verzorgen van nauwkeurige dossieropbouw (o.a. verzuimbeheer en examenarchief)
  • Opstellen en aanleveren van gegevens en rapportages ter voorbereiding van overleg en besluitvorming.
  • Verwerken van post en beheren van communicatie richting hoofdkantoor en externe partijen.
• Flexibele ondersteuning
  • Actief bijdragen aan de organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen
  • Waar nodig taken van de vestigingsmanager overnemen binnen de afgesproken kaders

Wat verwachten wij van jou?

• Hbo werk- en denkniveau bijvoorbeeld in Pedagogisch werk of Toegepaste Psychologie of Omgangskunde
• Ervaring in een coördinerende of ondersteunende managementrol
• Ervaring met administratieve en organisatorische processen, bij voorkeur binnen onderwijs
• Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig
• Je kunt zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen, maar je schakelt tijdig met de vestigingsmanager
• Representatief, gastvrij en stevig in de schoenen bij incidenten
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); affiniteit met rapportages en basisdata-analyse is een pre
• In bezit van een BHV-diploma of bereid dit te behalen
• Bij voorkeur in het bezit van een Rijbewijs

Wat kun je van ons verwachten?

• Veelzijdige functie binnen een dynamische en groeiende organisatie met een informele werksfeer waarbij we ons allemaal met hart en ziel inzetten om de student of cursist te begeleiden naar zijn of haar nieuwe toekomst
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, maximaal € 3.000 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week)
• Ruimte voor eigen inbreng, ideeën en initiatieven
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling
• 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
• 8% vakantiegeld
• Een individueel opleidingsbudget in het kader van het volgen van externe opleidingen
• Kosteloze deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen Calder Academy
• Pensioen via Zwitserleven
• Een bijdrage aan een fitness abonnement via Bedrijfsfitness Nederland (3195 aangesloten sportlocaties)
• Aantrekkelijk fietsplan

Capabel Onderwijs heeft geen CAO.

Capabel Onderwijs verzorgt op diverse en online locaties Mbo-, branche erkend onderwijs binnen de sectoren zoals Zorg & Welzijn, Horeca, IT, Financieel & Administratief, HR & Juridisch, Marketing & Communicatie, Commercieel & Ondernemen en Logistiek. De Mbo-opleidingen zijn erkend door het Ministerie van Onderwijs, de vakopleidingen zijn branche- of wettelijk erkend.

Uniek aan ons Mbo-programma is dat deze opleidingen maar 52 lesweken duren met een looptijd van 9-15 maanden.

Capabel Onderwijs is een niet-bekostigde opleider, we zijn dus een commercieel bedrijf. Dit betekent dat we keuzes en investeringen bewust maken met daarbij altijd oog voor de student en de kwaliteit van het onderwijs.

Werken bij Capabel Onderwijs is werken bij een innovatieve en actieve organisatie. Capabel Onderwijs loopt voorop in de ontwikkeling van verkorte en erkende opleidingen voor volwassenen. Bij ons werken professionals die hun vak verstaan en trots zijn op ons bedrijf. Samen werken we aan de toekomst van onze studenten.

Bij Capabel Onderwijs werken ruim 250 medewerkers. Capabel Onderwijs maakt onderdeel uit van Calder Holding, een bundeling van bedrijven in de domeinen Onderwijs, Zorg en Werk.

Wij werven onze nieuwe collega's zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.

Note: A thorough understanding of the Dutch language is mandatory.

Al onze MBO- en HBO bachelor-opleidingen zijn erkend door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW). Capabel Onderwijs en Capabel Hogeschool hebben het NRTO-keurmerk.